Comunicación eficaz y cooperación en tiempo real para gestionar con éxito tus proyectos colaborativos.
La globalización ya forma parte de nuestra vida en todos sus sentidos. La popular economía colaborativa es sólo una consecuencia del poder global del ser humano. En el mundo de la empresa, los equipos de trabajo gestionan cada vez más proyectos colaborativos. Pero, ¿qué es exactamente un proyecto colaborativo? Es aquel en el que colaboran un conjunto de personas en función de un objetivo o intereses comunes.
Así pues, en los equipos de trabajo de los proyectos colaborativos podemos encontrarnos con múltiples perfiles de stakeholders. Todos aunarán sus fuerzas para llevar con éxito el desarrollo del proyecto.
Sin embargo, esta gestión de personas no es fácil. Y es que se trata de una de las habilidades más complicadas de todo líder de proyectos. Por eso, es importante saber cómo gestionar proyecto colaborativos en los que es habitual que sus equipos se encuentren dispersos geográficamente.
Aquí van algunas de las características de una gestión eficaz en proyectos colaborativos:
— Trabajo en tiempo real. Las modificaciones, así como la comunicación y toda acción que se lleve a cabo en la planificación del proyecto, deben actualizarse instantáneamente. De lo contrario, podremos entorpecer el trabajo de los demás y perjudicar seriamente la productividad del proyecto.
— Aplicaciones ágiles en el cloud. Para ello, hay que utilizar herramientas de gestión online capaces de gestionar proyectos de manera flexible.
— Sistema de notificaciones amplio y diseñado para proyectos colaborativos. Aviso de cada modificación así como de la comunicación generada desde la propia aplicación.
— Compartir documentación de soporte. En los proyectos colaborativos, no sólo se ejecuta la actividad a la que el profesional está asignado, sino que dependiendo de la gestión de permisos que el Director del Proyecto configure, podremos compartir información útil con cualquiera de nuestros compañeros.
Es importante que esto también se gestione en la propia aplicación. Ganaremos tiempo y obtendremos una organización más eficaz de toda la documentación del proyecto. Y es que los equipos de trabajo actualmente competitivos aportan ideas y soluciones en todas las áreas.
— Comunicación desde el foco de la conversación. Cada actividad genera sus propias dudas, soluciones, problemas o añadidos. Funciona como un mini proyecto el cual se mantiene vivo hasta que es terminado y validado. Por eso, es clave comunicarse desde la propia actividad, si nuestra conversación trata de aclarar, responder o cuestionar cualquier de sus susbtareas. Se acabaron las búsquedas eternas en el correo electrónico.
— Histórico del proyecto. La comunicación de los proyectos colaborativos no sólo la forman un buen sistema de chats, sino que también podemos encontrar un histórico de los todos los cambios que se van realizando. Recogemos así, a través de una serie de filtros, cómo ha ido evolucionando el proyecto.
— Informes de proyectos. La gestión de toda la información generada en el proyecto es básica para poder comunicar al resto de stakeholders el estado y la estrategia del trabajo.
— Recuerda que la comunicación debe ser tanto ascendente como descendente. El feedback se retroalimenta desde una doble dirección siempre.
— Para una adecuada gestión de proyectos colaborativos, es importante esforzarnos por respetar el plazo de las actividades. Ya que en la mayoría de las ocasiones, muchas tareas darán comienzo sólo si disponen del entregable de su tarea precedente. Si no se tienen los recursos necesarios para empezar una actividad, podemos caer en un problema grave en todo proyecto: tener parado a un equipo de trabajo mientras consume un coste innecesario.
En definitiva, la comunicación, atención, respeto y empatía se convierten en nuestras mejores armas para llevar con éxito proyectos colaborativos. En este post sobre comunicación efectiva en equipos online, podrás encontrar algunos trucos para saber transmitir todo lo anterior a los colaboradores de tu proyecto.
Afortunadamente, en el mercado ya podemos encontrar herramientas gratuitas que no sólo sean gestores de tareas, sino que den la posibilidad de gestionar proyectos profesionales en los que se ponen en común varios tipos de perfiles, diferentes recursos y multitud de dependencias entre actividades. Herramientas de fácil acceso como Sinnaps –prueba gratuita–, con las que obtendremos automáticamente la ruta de trabajo óptima según las características de nuestro proyecto en particular.
