¿Cómo realizar un diagnóstico de proyecto?

Pasos para realizar un diagnóstico de proyecto objetivo y realista.

El análisis de datos es clave en la gestión de proyectos de hoy día. La amplia variedad de fuentes de información, proporcionada por la transformación digital y las nuevas tecnologías, han mejorado enormemente las competencias en los directores de proyectos. Una de ellas, es el diagnóstico de proyecto en sectores como la construcción, ingeniería, ventas y marketing, etc. Rapidez y eficacia para elaborar los informes con herramientas cada vez más potentes.

 

 

 

La raíz de un buen diagnóstico de proyecto, es saber qué preguntas hay que hacerse antes de obtener resultados al azar. En estos casos, la estrategia y el procedimiento a seguir deben estar muy bien definidos. No debemos dejarnos nada en el tintero, o nos traerá consecuencias negativas en fases posteriores.

Un buen diagnóstico de proyecto realiza un análisis realista de la situación de partida y del escenario que queremos alcanzar, dentro de las posibilidades en las que trabajamos. Los recursos nos van a imponer muchas de las cosas que marcarán la conducta y comportamiento de nuestro proyecto. Por ello, es clave saber con precisión las fortalezas y debilidades de nuestra situación actual. «El ojo ve sólo lo que la mente está preparada a comprender», sentenciaba el filósofo francés Henri Bergson. Y es que, aunque muchas de las cosas no podamos comprender, están ahí y afectarán en el desarrollo del proyecto. Datos que nos proporcionará nuestra aplicación de gestión de proyectos.

La identificación del problema no llega sola, sino que se busca. Las acciones para sanar el conflicto tendrán un menor efecto sobre el mismo, si lo atajamos tarde y cuando ya es evidente. Por esta razón, se deben realizar diagnósticos de manera periódica y por sistema.

Así pues, preguntémonos regularmente cuestiones relacionadas con la recogida de información para luego cuestionarnos sobre cómo poner en acción esas líneas teóricas. Una de las cosas más costosas del ser humano: actuar.

 

Preguntas relacionadas con conocer:

— ¿Hay algún problema o necesidad no cubierta que esté creando un conflicto en el proyecto? ¿Cuál?

— ¿En qué fase del desarrollo del proyecto estamos?

— ¿Qué queremos conseguir al paliar la situación de conflicto?

— ¿Cuál es la situación actual, lo más realista posible? ¿Con cuántos recursos cuento y qué calidad tienen?

— ¿En qué medida pueden solucionar esos recursos el problema?

— ¿Qué aspectos, recursos o agentes están implicados en el problema?

 

Preguntas relacionadas con actuar:

— ¿Cuál es la estrategia y procedimiento a seguir para solucionar el problema?

— ¿Quiénes intervendrán en ella?

— ¿Qué pasaría en cada una de las posibilidades que podamos obtener?

— ¿Cuál sería la solución para cada uno de estos riesgos?

— ¿Qué necesito para mejorar la calidad de los resultados?

 

Muchas de estas preguntas tienen respuesta inmediata gracias a herramientas cada vez más completas y funcionales. Sinnaps, por ejemplo, proporciona un completo informe de la situación a tiempo real. Según lo planificado, con los recursos y costes de los mismos, siguiendo a unos plazos marcados, asesora al director de proyectos sobre qué debe hacer una vez ha realizado el diagnóstico de su situación.

La herramienta de planificación y gestión profesional de proyectos, calcula en base a las métricas que engloba el Valor Ganado o Earned Value Management (EVM).  Es básico para llevar un control del seguimiento de nuestros proyectos, gestionando sus riesgos y creando simulaciones para que casi nada nos sorprenda negativamente. Y es que de eso se trata al realizar diagnósticos de forma regular. Con un buen diagnóstico, objetivo de la situación, podremos planificar las acciones necesarias y concretas, así como obtener una visión general de la situación antes de decidir cómo actuar.

La actual realidad del Project Management se centra, principalmente, en la toma de decisiones rápida y eficaz. Vivimos en un mundo cada vez más versátil y esto afecta directamente a la manera de gestionar los proyectos hoy día. Los directivos deben apoyarse de información pertinente extraída del proyecto. Precisamente, son estas herramientas las que obtienen y seleccionan todos los datos generado en la planificación y desarrollo del proyecto. Hablamos del big data aplicado al Project Management.

 

 

Cualidades del buen diagnóstico de proyecto

 

— Situación actual clara y directa. La selección de datos es fundamental para informarnos adecuadamente. En el argot periodístico se dice que el exceso de información des-informa. Pues aquí, lo mismo. Sólo necesitamos los datos pertinentes. Hazte con una buena lista de problemas reales, y enfréntate sin miedo a ellos.

— Transparencia y comunicación compartida. Los proyectos son cada vez más colaborativos. Trabajamos con equipos dispersos, multidisciplinares y cada vez más multiculturales. Todas las personas que participan en el proyecto deben saber lo que ocurre, cómo se va a solucionar y lo que conseguiremos. Si compartimos los problemas, puede que lleguen soluciones que jamás se te hubieran ocurrido a ti. ¡Aprovecha la diferencia que nos distingue como individuos! 😉

—  Aplica la técnica del Valor Ganado. El informe de un buen diagnóstico de proyecto se debe basar en métricas diseñadas, precisamente, para ello. Hablamos del Valor Ganado (EVM). Una serie de métricas que te asesoran si tu proyecto se está desarrollando a tiempo real, bien o incorrrectamente, en función de la planificación. En Sinnaps, por ejemplo, lo incorporamos en la app y suele ser de las cosas que más usa el usuario.

— Objetivo principal claro y a la vista de todos. ¿Qué queremos conseguir cuando solucionemos el conflicto? Es de las preguntas imprescindibles en todo diagnóstico de proyecto. No la olvides durante el proceso de toma de decisiones.

— Métodología ágil. Aplica la agilidad de las nuevas técnicas de gestión dinámicas para actuar rápido. Recuerda que una decisión sin incertidumbre, llega demasiado tarde. Para eso, necesitas un control y seguimiento a tiempo real. 

 

¿Cuándo realizar un diagnóstico de proyecto?

 

El diagnóstico se realiza para tomar una decisión: ¿actuamos o no? En la gestión de proyectos profesional, los diagnósticos, análisis de la situación actual y revisiones se suelen realizar en los llamados hitos. ¿Y qué es un HITO? Un momento marcado y clave, en el que se valora el estado del proyecto, según la situación del mismo con respecto a la planificación. En ese instante se toman decisiones, y sobre todo una cuestión fundamental: ¿se sigue con el proyecto o no?

Richard Balet, CEO y fundador de Sinnaps, nos dice muchas veces que siempre ha escuchado eso de que «en los hitos hay que descorchar una botella de champán para celebrar el resultado de la reunión. Pues sea seguir o no con el proyecto, ¡siempre será bueno!»

De ahí que sea tan importe realizar un diagnóstico de proyecto, de manera periódica y constante. Con las metodologías ágiles, tan populares en la actualidad, los hitos no deben superar los 3 meses. Incluso, en el mundo del software y con técnicas como Scrum —sistema utilizado en el rugby—, se diría que se debería hacer cada semana. Algo que ya podemos hacer en cualquier sector con este tipo de apps completas y potentes para proyectos profesionales como Sinnaps.

Valor Ganado con el que vemos la situación al instante. Y un botón para generar automáticamente el informe y compartirlo con el resto del equipo, con el fin de tomar la decisión adecuada. Además, para los que prefieren exportar sus planificaciones en Excel, Sinnaps también permite extraer un diagrama de Gantt completo en una hoja de cálculo editable.

Así, en la reunión cada viernes, ya estaríamos aplicando agilidad y efectividad a nuestro proyecto. ¡Ah! Y recuerda llevar siempre una botella de champán a las reuniones de hito. 😉

 

¿Cómo hacer un diagnóstico de proyecto con Sinnaps así de fácil?

 

La toma de decisiones es el pan de cada día de todo Project Manager. En muchas ocasiones, el éxito de una decisión viene determinado por la inmediatez en la respuesta. Por eso, trabajamos con herramientas que permiten detectar pronto las posibles amenazas del proyecto. Cuellos de botella, actividades críticas, retrasos en la entrega o la falta de documentos de soporte, puden ser algunas de las razones por las que no lleguemos a tiempo a cumplir con los plazos.

Pues bien, Sinnaps pone remedio a esto ya que detecta los caminos críticos de tus proyectos y prioriza las actividades para que puedas tener el trabajo hecho en las fechas fijadas.

Ahora bien, ¿cómo hacer un diagnóstico con Sinnaps? La aplicación de planificación y gestión permite hacer un seguimiento y control continuo de tus proyectos. A través de tres funcionalidades clave:

• Panel de control basado en el Valor Ganado
• Informes de proyecto automáticos y personalizados
• Notificaciones semanales sobre el estado del proyecto

El Panel de control es capaz de informarte del estado de tu proyecto, según la planificación del mismo. No sólo eso, sino que te asesora si estás cumpliendo con lo estimado, dónde tienes que invertir más para llegar a tiempo o si estás consumiendo demasiados recursos. Previenes así contratiempos que puedan paralizar el proyecto.

 

Panel de control de Sinnaps

 

 

Hacer un diagnóstico de proyecto

 

Los informes de proyecto sirven tanto para el control y documentación interna del propio Project Manager, como para compartir el estado del proyecto en las reuniones de equipo. ¡Genera informes de proyecto e informes de recursos con un sólo click y en el momento que quieras!

Por último, Sinnaps hace un diagnóstico automático de tu proyecto cada semana. Te manda un email con el funcionamiento básico de tus actividades. Para llevar un control de todo lo que se va realizando o no.

Si tienes algún comentario o idea sobre cómo hacer un diagnóstico de un proyecto, por favor, no dudes en escribirlo aquí abajo… Nos ayudará mucho en nuestra labor por informar. Gracias!! 🙂

 

 

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