¿Cuáles son las partes de un proyecto?

Un proyecto es un conjunto de actividades orientadas a alcanzar un objetivo determinado. Todo lo que rodea al proyecto pertenecerá a la estrategia para conseguir los resultados esperados, bajo unos requisitos dados, como pueden ser plazos de entrega y un presupuesto.

Todo proyecto es único. Esto quiere decir que sólo existe ése conjunto de actividades y sub-tareas para el proyecto que queremos desarrollar. Unas tareas que serán ejecutadas por un equipo de trabajo determinado. Es decir, las personas que participarán en el funcionamiento del proyecto, podrían ser distintas al desarrollo de otro proyecto. Esto es clave, si queremos saber cómo organizar un proyecto.

Además, un proyecto dispone siempre de una fecha de inicio y una fecha de finalización o cierre.

En este artículo veremos cuáles son las partes de un proyecto, qué características le definen mejor, cómo podemos estructurarlo y qué elementos necesitamos para elaborar un proyecto.

Partes de un proyecto

Características de un proyecto

Al hablar de proyectos es muy probable que nos venga a la cabeza aquel que día a día desarrollamos en nuestra oficina o de manera remota. De hecho, la mayoría de los Project Managers se pasea poco por su despacho.

Con independencia del tipo de proyecto, son muchos los elementos de proyecto, las personas interesadas en sus resultados y los diferentes recursos que necesitamos para alcanzar los objetivos propuestos.

Así pues, identificamos las principales características de un proyecto, con el fin de mejorar nuestras planificaciones y realizar una gestión más acorde con nuestros proyectos profesionales.

• Es único
• No es una operación rutinaria
• Obtiene entregables distintos para cada proyecto
• Es temporal
• Comparte un mismo equipo de trabajo
• Tiene carácter flexible
• Gestiona mejor las incertidumbres

Estructura de un proyecto

¿Qué partes componen un proyecto? Los proyectos suelen seguir una estructura básica, aplicable a diversos sectores de actividad. Todos ellos tienen actividades, en las cuales se invierten unos determinados recursos, utilizados por un equipo de trabajo en un plazo concreto para alcanzar un objetivo determinado. Esto podría ser una manera muy esquemática de reducir a la mínima expresión todo lo que engloba la estructura de un proyecto.

Así pues y de manera esquematizada, la estructura de un proyecto está formada por:

• Unos objetivos concretos.
• Un calendario con unos plazos.
• Un presupuesto económico.
• Unos recursos o herramientas necesarias.
• Unas actividades y sub-tareas.
• Un equipo de trabajo.
• Uno o varios destinatarios, también denominados dueños del proyecto.

Si tuviéramos que seleccionar entre los muchos tipos de proyectos que existen en el mundo empresarial, siempre podríamos dar nombre a todos estos elementos. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software como el de Sinnaps, sería a grandes rasgos…

• Lanzar una aplicación web capaz de planificar y gestionar de manera optimizada todo tipo de proyectos.
• En el plazo de dos años.
• Bajo un presupuesto X.
• Necesitamos unas oficinas, un equipo de trabajo, un servidor seguro, unos ordenadores y mucha proactividad! 😉
• Actividad 1: investigación y estudio de mercado. Actividad 2: definir una estrategia. Actividad 3: seleccionar un equipo de personas. Actividad 4…
• ¡Ya tenemos el equipo de trabajo necesario para lanzar la aplicación! Iñigo, Diego, David, Laura, María, etc…
• Nuestros usuarios, la gran comunidad que formamos 🙂 ¡Sinnaps ya gestiona más de 10.000 proyectos en todo el mundo, en más de 23 países diferentes!

Partes del calendario de tu proyecto con Sinnaps

Elementos de un proyecto

Entre los elementos que conforman un proyecto, también podemos detenernos en aquellos que define el Project Management profesional:

• Alcance. El impacto total del proyecto que incluye el volumen de recursos y personas planificados para el adecuado funcionamiento del mismo.
• Tiempo. Los plazos de entre de las diferentes actividades.
• Organización y priorización de actividades. Para calcular la mejor ruta de trabajo, es necesario dar una priorización a las actividades del proyecto.
• Costes. Todo proyecto tiene un valor económico asignado. Dependerá de la buena gestión de nuestro trabajo o de la elaboración de planificaciones realistas con los recursos disponibles, para que no nos llevemos sorpresas de última hora.
• Comunicación. La gestión y planificación de la estrategia de comunicación ente los interesados del proyectos, es clave para que todo funcione al ritmo esperado. Las personas interesadas en los resultados del proyectos tienen procedencia y funcionalidades muy diversas. De hecho, es común y aconsejable crear equipos multifuncionales. Esto nos lleva a destacar el siguiente punto.
• Gestión de interesados del proyecto o stakeholders. Junto con el plan de comunicación, es de las cosas que más se subestima en la gestión de proyectos, y sin embargo, la adecuada gestión de todo el personal que rodea el proyecto determinará el éxito del mismo. A continuación, identificamos en la imagen los principales staketeholders de una empresa cualquiera.

• Asignación de tareas al equipo. Hay una tarea para cada persona y una persona para cada tarea. Los equipos multidisciplinares funcionan así. El director del proyecto asignará las responsabilidades correspondientes a cada uno, pero siempre teniendo en mente que lo mejores equipo son los que son capaces de auto-gestionarse por sí mismos. El Project Manager hablará con cada miembre y asignará de manera conjunta estas tareas.
  
• Calidad de resultados. Se trata de las especificaciones y requerimientos del cliente o dueño del proyecto, quien determinará si finalmente se han alcanzado los objetivos o la calidad de los resultados esperados. En esta calidad de resultados, también está el llegar a tiempo. Y es que cumplir con los plazos entra dentro de un trabajo perfecto.
  
• Relación entre las actividades. Este elemento es clave para una optimización correcta de la planificación de nuestros proyectos. Sinnaps utiliza las relaciones entre las actividades para calcular automáticamente rutas de trabajo totalmente optimizadas. Es decir, que prioriza las actividades que debes ir haciendo para aprovechar al máximo cada recurso. Y lo hace simplificando los proyectos más complejos en una aplicación intuitiva y fácil de usar. ¡Te animamos a que la pruebes gratis! 😉

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