La asignación de recursos en un proyecto es uno de los componentes que no deben faltar en las planificaciones realistas. Esto quiere decir, que sin esta información, no podemos prever el comportamiento del proyecto.

De hecho la gestión y asignación de recursos es la segunda tarea en la que más tiempo invierten los Project Managers. Así lo explica un estudio reciente del PMI a más de 3.200 profesionales alrededor del mundo.

Además, gracias a una acertada asignación de recursos, podremos estudiar el alcance del proyecto, un requisito vital en su planificación.

Esta asignación puede variar a lo largo de la ejecución del proyecto, por eso conviene simular varios escenarios con diferentes asignaciones. Pues la gestión de los cambios se sitúa entre las principales causas de fracasos de los proyectos. El 28 por ciento de los encuestados en el estudio realizado por el PMI, asegura que una pobre gestión del cambio llevó a cerrar sus proyectos sin éxito.

A continuación, vamos a ver cómo realizar una asignación de recursos en un proyecto, tanto el trabajo del equipo como materiales. De manera que nos permita prever lo que sucederá, cómo darle flexibilidad a nuestra planificación, así como optimizar el uso de estos recursos. Y es que será clave hacer seguimiento y balance de su consumo. Todo esto en los próximos párrafos.

 

asignacion de recursos

 

¿En qué consiste una asignación de recursos óptima?

 

Existen muchos factores que determinan una asignación de recursos exitosa. Entre todos ellos, destaca uno por encima del resto: la negociación con los responsables de las actividades. Es clave para hacer una primera planificación con recursos de nuestro proyecto, fiel a la realidad a la que nos enfrentamos. En el equipo tenemos a los especialistas de cada tarea. Ellos conocen bien su duración, plazos y necesidades tan básicas como tener los entregables listos de otras actividades acabadas.

De modo que una de las tareas en las que el Project Manager tiene que estar capacitado es la de negociar tiempos y plazos pero también recursos necesarios.

Una vez obtenemos esta información del equipo, podemos empezar a usar distintas herramientas para comprobar usos y consumos de los recursos. El propósito será asignar recursos de la manera más realista posible. Para ello, podemos usar herramientas de gestión como Sinnaps, que nos ayudarán en la asignación de recursos. En ella encontramos:

  • El panel de disponibilidad de personas del equipo. Tenemos controlado todas las sobre-cargas de trabajo así como los días en los que podemos asignar trabajo a cada persona, teniendo en cuenta todos los proyectos en los que participa.

 

 

  • La gráfica de consumo de recursos. A medida que planificamos actividades, si la activamos, podemos ver dónde y cuántos recursos tenemos asignados cada día y en cada actividad.

 

alternativa a trello

 

Todo sobre asignación de recursos:

 

7 pasos para una asignación de recursos fácil y efectiva

 

Identificamos pues, los pasos a seguir para una asignación de recursos con éxito. Teniendo en cuenta estas herramientas online, podemos seguir estos pasos:

 

Paso 1: Identificamos actividades

Teniendo claro el objetivo del proyecto, seleccionaremos todas las actividades que supongan la consecución de ese objetivo.

Paso 2: Negociamos tiempos y necesidades con el equipo

Es clave. Una vez se ha celebrado la reunión de arranque o Kick-off, mantenemos reuniones con cada responsable de actividad para obtener toda la información necesaria en un primer inicio de proyecto.

Paso 3: Realizamos una primera planificación para poner en marcha el proyecto

Tenemos todos los datos, sin entrar en detalles, para poder planificar fases de proyectos, así como las primeras semanas. Nos ponemos a ellos a través de nuestra herramienta de planificación. Momento también para hacer una asignación de recursos.

Paso 4: Optimizamos la asignación e incluimos detalles

A medida que el proyecto avanza, vamos cambiando y ajustando días y cantidades.

Paso 5: Hacemos seguimiento y control del consumo de los recursos

No dejamos de medir el consumo real de cada recursos. Podemos ver balances de gastos en cada actividad y en los proyectos en total. De esta manera, podremos tomar decisiones, gracias a la información de los informes de recursos a tiempo real.

Paso 6: ¿Tenemos que hacer cambios? Simulamos escenarios

Si nos encontramos con contratiempos, podemos hacer simulaciones de escenarios y comprobar cómo afectarían los cambios a la totalidad del proyecto. Una tarea clave en la gestión de riesgo de los proyectos.

Paso 7: Tomamos una decisión e implementamos los cambios

Teniendo toda esta información, ya podemos tomar una decisión. La podemos ver en los hitos de nuestro proyecto, momento de control donde veremos la viabilidad real del mismo a medida que avanza.

 

Ejemplo de asignación de recursos

 

La asignación de recursos en proyectos se recomienda hacer en herramientas de gestión online. No sólo porque nos informan en todo momento del estado del proyecto, sino porque podemos obtener informes como este ejemplo de asignación de recursos, relacionado con el trabajo de una persona de nuestro equipo.

 

informe de recursos

 

Así pues, ¿qué obtenemos con unos recursos bien asignados? Planificando los recursos que necesitaremos en los proyectos, no sólo nos darán una perspectiva realista de las necesidades del mismo, sino que podremos saber todas estas cosas:

  • Alcance del proyecto.
  • Disponibilidades de recursos, tanto materiales como trabajo de las personas.
  • Los distintos escenarios según las deferentes asignaciones de recursos
  • Viabilidad del proyecto
  • Los cambios necesarios y cómo afectarán a todo el proyecto
  • Cuándo y cómo tomar de decisiones
  • Balances entre los consumido y gastado

Como ves, la asignación de recursos puede ser tan amplio y complicada como queramos. Pero también, tan fácil y simple como nos permita nuestra aplicación de gestión. Lo mejor que con ello, podremos controlar mucho mejor el estado y la viabilidad del proyecto para no llevarnos sorpresas indeseadas.

 

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