¿Cómo planificar de manera realista recursos empresariales?

Los recursos empresariales son la esencia misma de toda corporación. Engloban desde los recursos materiales, tangibles y agotables, hasta aquellos de difícil percepción como el valor de marca o la productividad de los colaboradores

Un director de proyectos debe lidiar con esta gestión. Es parte esencial de su responsabilidad con la empresa. De ahí, que se haga tan imprescindible una planificación, tanto realista como flexible ante los posibles contratiempos. Y es que una de las principales causas por las que muchos proyectos no llegan a cumplir con sus objetivos es inadecuada gestión de sus recursos.

Para ello, el profesional ha de identificar antes cuáles son los recursos empresariales más valiosos y determinantes para el éxito de la compañía. No es fácil, pues ha de saber quiénes son todos los stakeholders del proyecto, el alcance del mismo, los protocolos para aplicar a cada recurso, y muchos otros elementos que determinarán el éxito del proyecto.

De modo que, ¿cuáles son los recursos empresariales básicos? ¿Cómo planificar recursos de una empresa para optimizar al máximo la ruta de trabajo de nuestro equipo? A continuación, te contamos algunos trucos y claves para que puedas planificar de manera realista y flexible tus proyectos. Y es que existe un componente que afecta enormemente a todos los recursos empresariales: los contratiempos.

 

 

Tipos de recursos empresariales

 

Cada empresa está formada por unos recursos empresariales distintos, según modelo de negocio, sector de actividad, valores que promueve, etc. Sin embargo, siempre solemos identificar tres tipos de recursos empresariales comunes a todos los negocios.

• Recursos materiales. Son agotables y sirven para la producción del servicio o producto que ofrece la empresa.
• Recursos financieros. Se trata del flujo de caja de la empresa y todos aquellos agentes que pueden dar liquidez de alguna manera a la compañía.
• Recurso trabajo. El esfuerzo, talento y dedicación diaria de las personas que forman la empresa.
• Recursos intangibles. Desde la calidad de los resultados, productividad de los equipos de trabajo, hasta la imagen externa de la empresa o su valor de marca, entre muchos más elementos difíciles de medir, y a veces, de controlar.

 

El sistema de planificación que hace frente a los contratiempos

 

La gestión de proyectos se ha diferenciado siempre por aplicar técnicas de gestión profesionales, capaces de predecir contratiempos en unos casos y planificar de manera flexible en muchos otros.

Afortunadamente, en la actualidad existen herramientas que nos permiten saber qué va a pasar con nuestro proyecto en unos días, dejándonos hacer las modificaciones necesarias durante la ejecución del trabajo. Es decir, combinan técnicas predictivas con las populares técnicas ágiles.

¿Con qué ‘cuellos de botella’ me voy a encontrar? ¿Cuáles son mis caminos críticos? ¿Llegaré al final de proyecto con el presupuesto planificado desde un inicio? Todas estas preguntas nos van a consolidar planificaciones mucho más realistas y acertadas a los requerimientos del proyecto. Se trata de un sistema de planificación de recursos empresariales mucho más avanzado y, al mismo tiempo, fácil de utilizar por cualquier profesional, no especializado en Project Management.

Entre los ejemplos de software empresarial que utilizan esta innovación, nos encontramos con Sinnaps. Al planificar actividades en su diagrama de Gantt, va detectando las rutas de trabajo críticas, que debemos priorizar para cumplir con lo planificado. Vamos viendo así, qué días o momentos serán críticos en nuestro proyecto. En este vídeo lo explican brevemente:

 

 

Además, una de las funcionalidades más utilizadas es la del Modo de pruebas. En ella, puedes hacer modificaciones y planificar los recursos empresariales de diferentes maneras para ver el impacto de estos cambios antes de que sucedan. Y es que la planificación por distintos escenarios, es esencial para hacer frente a esos posibles contratiempos.

 

Empieza a planificar de manera eficaz

 

4 claves para una eficaz planificación de recursos empresariales

 

Con independencia de si trabajamos con un organigrama vertical u horizontal en nuestra empresa, es clave una eficaz planificación de los recursos. Para ello, existen una serie de funcionalidades específicas, fáciles de usar y muy potentes. Con el fin de optimizar el consumo de los recursos empresariales.

• Planifica mientras controlas el consumo de los recursos a través de la gráfica de Sinnaps. A medida que asignamos recursos a las actividades planificadas, vamos viendo si lo estamos haciendo de manera equilibrada y realista.

 

 

• Seguimiento continuo y al instante de rendimiento del proyecto. ¿Estamos gastando bien nuestros recursos? Con este ritmo, ¿llegaremos al final del proyecto según lo planificado? Son algunas de las preguntas que la propia herramienta nos puede resolver a través de técnicas estandarizadas basadas en el Valor Ganado.

Panel de seguimiento del proyecto

 

• Gestión ágil con un tablero Kanban. La gestión diaria puede ser mucho más productiva y eficaz si el equipo usa el tablero ágil de actividades. En el de Sinnaps, las actividades están priorizadas. Cada persona puede ver qué hacer y cuándo hacerlo de un vistazo, según la planificación del proyecto.

 

 

• Si surgen contratiempos en el proyecto, haz simulación de escenarios en el Modo de pruebas 😉 Nadie sabrá qué estás cambiando de la planificación, hasta que no implementes. De esta manera, sabrás con antelación cómo afectan los cambios antes de que llegue el contratiempo.

 

 

Para llevar a cabo una correcta planificación de recursos empresariales, muchas empresas utilizan herramientas que se basan exclusivamente en listados de tareas. Muchas de estas aplicaciones no disponen de una completa gestión de recursos que pueda optimizar su consumo. Luego están las herramientas complejas de gestión de proyectos profesionales que dificultan bastante la formación e implementación en el equipo de trabajo. Sinnaps, por el contrario, es potente, gestiona recursos y a la vez es fácil de usar, intuitiva y accesible a todo tipo de empresas. 😉

 

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¿Cómo planificas tus recursos para optimizar su consumo? ¿Qué herramienta de gestión utilizas? ¡No te cortes! Y comparte tu opinión, dudas o demás comentarios. 😉