¿Qué es y cuándo hacer un diagrama de proceso?

Cosas que debemos saber antes de realizar un diagrama de proceso.

El diagrama es una herramienta visual muy intuitiva para la gestión del trabajo. Funciona muy bien para detectar y comunicar los pasos a seguir para lograr un propósito, así como los momentos críticos en donde el equipo debe prestar una especial atención. En concreto, explicaremos qué es un diagrama de proceso, un instrumento gráfico diferente al diagrama de proyecto. Por ello, antes de empezar conviene conocer las diferencias entre proyecto y proceso y su contexto de cara al trabajo.

En primer lugar, un proyecto es un conjunto de actividades que se realiza con fecha de inicio y fin, siempre en base a un objetivo a conseguir. Pueden intervenir en él múltiples recursos, con una red de dependencias entre las tareas compleja o simple, según el tipo de resultado a desarrollar. Lo más importante de los proyectos es concebirlos como situaciones únicas. Esto quiere decir, que para cada proyecto utilizaremos uno determinados recursos en unas fechas específicas.

En segundo lugar, cuando hablamos de proceso nos referimos al procedimiento rutinario para conseguir siempre el mismo resultado. Las dependencias entre las tareas, así como la duración de las mismas siempre son las mismas. Sin embargo, los procesos carecen de fecha específica ya que se realizan siguiendo las dependencias entre las actividades y no según el calendario.

Aplicamos un proceso a nuestro trabajo, cuando los pasos para conseguir el producto o servicio requerido son los mejores, los que optimizan nuestro tiempo y dinero y con los que logramos un resultado de la calidad que satisface al cliente o agente final. Sin estos requisitos, el proceso carecería de sentido. Por ejemplo, realizar una venta, matricular un coche, montar una silla, limpiar la casa o cocinar una receta. Todos son procesos. Pues bien, para lograr un proceso óptimo antes tenemos que haber probado con un proyecto. Si éste tiene éxito y nuestro objetivo suele ser el mismo, entonces lo convertimos en proceso, el cual lo podemos adecuar a las necesidades específicas, usando software de gestión apropiados.

La Real Academia Española (RAE) nos da varias definiciones de la palabra Diagrama. La primera: «Dibujo geométrico que sirve para demostrar una proposición, resolver un problema o representar de una manera gráfica la ley de variación de un fenómeno». La segunda: «Dibujo en el que se muestran las relaciones entre las diferentes partes de un conjunto o sistema». Además, la RAE nos habla de Diagrama de flujo: «Representación gráfica de una sucesión de hechos u operaciones en un sistema, como el que refleja una cadena de montaje de automóviles». Esta sería la definición más próxima de lo que significa un diagrama de proceso. Sin embargo, conviene concretar sus características aplicadas a la gestión de procesos empresariales.

Los procesos están muy relacionados con los protocolos de actuación. Por eso, su diseño es muy similar a este tipo de gráficas, muy utilizadas en la gestión de riesgos.

Cosas que se pueden hacer con un diagrama de proceso:

—Identificación de necesidades y agentes que participan en el proceso.

—Comunicación eficaz entre todos los miembros del equipo. El uso del flujo de información —cómo se producen las entradas y salidas de datos— en un diagrama de procesos es evidente.

—Identificación de riesgos. La gestión de riesgos y los protocolos a seguir según los diferentes escenarios, son la esencia misma del diagrama de procesos. Antes de que sucedan los contratiempos, debemos saber qué hacer de manera rápida y eficaz. Para eso, podemos usar nuestra aplicación online de gestión y hacer simulaciones de procesos.

—Análisis e interpretación de datos. El flujo de información nos permite estudiar y evaluar toda la información de nuestro proceso.

—Toma de decisiones de manera rápida. Una vez tenemos todo lo necesario, a través del diagrama de procesos podremos decir con tiempo suficiente para comunicar y actuar, antes de que el problema ponga en riesgo nuestro objetivo a lograr.

Como se puede apreciar, el diagrama de proceso es una herramienta muy útil para planificar y detectar los pasos a seguir con el objetivo principal a conseguir. Sin embargo, no es suficiente en la gestión de procesos amplios, con incertidumbre. Un diagrama de procesos no es flexible. Una vez hemos detectado los principales riesgos y nos ponemos en marcha, no podremos modificar casi nada. Por eso, las industrias gestionan sus procesos con aplicaciones potentes que gestionen la incertidumbre, amplios volúmenes de recursos y dependencias entre actividades.

Aun así, podremos elaborar un diagrama de proceso para aquellos que sean muy claros y cerrados. Para ello, os dejamos una guía breve sobre cómo realizar un diagrama de procesos industriales. Esta sería una plantilla básica para iniciar un diagrama de proceso: