La organización de cualquier evento suele estar sujeta a múltiples factores. Desde el diseño de un plan adecuado a un público acertado hasta el feedback posterior con los asistentes. Es un arte y, como tal, se pone en práctica una teoría que no deja de estar supeditada a las particularidades del evento en sí mismo. La creatividad e innovación son fundamentales para organizar el evento con personalidad, pero siempre teniendo unos objetivos estratégicos en mente. De modo que el primer paso podría ser: ¿por qué organizar el evento? En este texto nos centraremos en cómo organizar un catering para pymes, pues todo evento que se precie suele amenizar la asistencia de sus invitados con un buen servicio de catering.
En la actualidad existe un amplio abanico de empresas de catering. Es un servicio que, tanto pequeñas, medianas y grandes empresas, suelen externalizar por consideraciones obvias en cuanto a herramientas y material utilizado. Así que es fácil entender que desde hace unos años, este nicho de trabajo está quedando bien cubierto. La dificultad radica en hacerlo bien y para lo que es imprescindible seguir una acertada planificación.
Para ello, debemos conocer bien el tipo de evento para el que se organiza el catering, qué empresa es la que lo encarga y cómo lo adaptamos a su cultura organizacional. Es clave, pues en torno a ella, diseñaremos todos los detalles que forman parte de un catering adecuado.
Existen unos elementos básicos y claves para cualquier tipo de catering:
—El entorno. Es el primer aspecto que debemos tener en cuenta. No es lo mismo organizar un catering para una empresa de consultoría tecnológica que para una web sobre noticias deportivas. Aquí entrarían los factores a valorar como la cultura corporativa del cliente, la fecha y el lugar seleccionados para el evento, la duración del mismo, el fin comercial de su ejecución, etc. Asimismo, será importante conocer lo que van a hacer los comensales antes y después del evento.
—Los invitados. A la hora de organizar un catering, el invitado es una razón de ser. Trabajamos para y por el comensal, por lo que resulta imprescindible que en la fase de investigación tengamos en cuenta gustos y peculiaridades tales como alergias, hábitos culinarios, intolerancias, etc.
—La comida. Tras esa primera investigación, podremos diseñar el menú adecuado, cuya variedad gastronómica, presentación y creatividad deben cuidarse bastante para lograr una experiencia única en el comensal. Emplearemos en esta fase el protocolo a seguir si nos enfrentamos a un Brunch, un cóctel, una cena o un desayuno, entre otras posibilidades. Por ejemplo, ¿sabías que los sabores suaves se sirven al principio y los más fuertes después?
—La decoración. Aquí no sólo entran los elementos decorativos, sino que es fundamental cuidar detalles como el vestuario de nuestros camareros, la vajilla, mantelería o las posibles herramientas que tendremos que utilizar, entre otros muchos recursos. Y es que su correcta gestión resulta imprescindible para minimizar riesgos y aumentar el grado de eficacia de los mismos.
—Gestión del desfase de costes. Como todo proyecto cuyo grado de incertidumbre es tan elevado por los números contratiempos de cualquier evento, es importante tener en cuenta un posible desfase de costes a la hora de organizar un catering. ¿Qué implicará si cambio este tipo de vino por este otro? ¿Qué ocurre si las furgonetas no las tengo a tiempo? A través de simulaciones de proyecto se puede ver el impacto que ocasionan las modificaciones durante el proyecto.
—Imputación de gastos. Dentro de la gestión de la incertidumbre, se encuentran los costes reales que finalmente serán imputados. Porque una cosa es la estimación de la planificación previa y otra – no muy distinta o así debería ser – la que realmente se aplica al catering.
Estos son sólo algunas de las claves que debemos tener en cuenta en el momento que nos disponemos a organizar un catering. Muchas empresas utilizan herramientas de gestión para sus proyectos de este tipo. Se dejan aconsejar por sus tecnologías innovadoras y diseñadas para simplificar lo complicado de manera automática. Y es que la gestión de eventos es una de las áreas profesionales que más necesitan la ayuda del software y la transformación digital.
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