¿Cómo organizar un evento corporativo?

Saber cómo organizar un evento corporativo puede ayudarte a conseguir varios objetivos importantes para tu empresa. Desde notoriedad o visibilidad de tu marca, hasta fidelidad y relación con tus clientes. Todo dependerá del objetivo que busques, pues un evento no es más que una herramienta dentro de tu estrategia de marketing para conseguir unos resultados. Así funcionan los eventos corporativos.

 

 

Por eso mismo, vamos a ver cómo empezar y por qué organizar un evento corporativo en nuestra empresa. Teniendo en cuenta aspectos tan importantes como el objetivo principal del evento, su público objetivo, que no sólo es el que acudirá presencialmente al evento, o los plazos y recursos gastados durante la organización del evento empresarial, celebración y post-evento.

 

Organizando eventos empresariales: 3 primeros pasos indispensables

 

Antes de saber cómo organizar un evento corporativo, debemos tener en cuenta estos aspectos clave: objetivo que justifique su organización, ¿este proyecto realmente responde a los objetivos marcados en nuestra estrategia de marketing o relaciones públicas? y por otro lado, según este objetivo, ¿a qué público nos estamos dirigiendo? Este público objetivo lo tenemos que tener muy bien definido, porque toda la organización girará en torno a sus necesidades y expectativas. Así pues, empezamos identificando los pasos para saber cómo organizar un evento para una empresa, un proyecto que puede convertirse en toda un reto.

• Identifica el objetivo. Como venimos decidiendo, normalmente decidimos hacer un evento a medida que vamos bajando acciones dentro de nuestra estrategia del plan de marketing. Así pues, damos con la acción del evento sabiendo de antemano el objetivo que perseguimos.

El orden sería el siguiente: ¿qué queremos conseguir con nuestro plan de marketing?, después, ¿qué estrategias seguir? como por ejemplo, reforzar la relación con los clientes, o aumentar nuestra presencia en medios, etc. Dependiendo de si es un objetivo de reforzar la compra recurrente o si se trata de un objetivo enfocado a aumentar nuestra visibilidad.

• Identifica y define el público objetivo y su volumen. Cada una de las actividades que a continuación planifiques en tu proyecto para organizar un evento corporativo, se orientará a saber qué necesitan y qué esperan las personas que acudirán a tu evento, así como las que leerán sobre él en los medios, si es que tu objetivo es la notoriedad de tu marca.
• Trabaja con una herramienta de planificación pertinente para organizar eventos empresariales. Lo primero, que sea fácil de usar a la vez que completa. Esto te supondrá un ahorro de tiempo muy importante y podrás trabajar más fácilmente con un equipo de trabajo invitado a tu proyecto en la app web. Sinnaps, software de gestión de proyecto, permite precisamente esta planificación y gestión completa de plazos y recursos. En estos cinco pasos vas a ver cómo realizar una gestión de eventos de negocios con tu app web.

 

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Una vez tenemos la herramienta de planificación y gestión de proyectos, podemos empezar a dividir la planeación de eventos online para descomponer mejor cada una de las actividades e ideas para eventos empresariales. Así pues:

• Descomponer el proyecto en fases y definir los hitos. Es decir, identificar los momentos clave donde revisar el trabajo completado e identificar futuras actividades o necesidades. Es importante y muy útil para la gestión de riesgos, establecer una fechas fijas en nuestra app de planificación como Sinnaps.

Estos hito pueden corresponder al final de cada una de nuestras fases. Serán inamovibles, pues es una forma de controlar todo el proyecto en su totalidad. Unas fases que podrían ser: identificación de localización del evento, donde trabajaríamos los permisos necesarios; gestión de invitados, estructura y contenidos; promoción y difusión de la convocatorio del evento; material y difusión del evento; y auto-evaluación final . Las reuniones con el equipo al final y al principio de cada una de estas fases es determinante para que nuestro evento sea un éxito o no.

• Identifica los objetivos dentro de cada una de las fases. Estos pasos para organizar un evento, giran en torno a descomponer este proyecto. Por lo que cuanto más justifiquemos e identifiquemos los objetivos por los que trabajemos en cada fase, sabremos qué comprobaremos en cada hito o reunión de final de la fase.
• Identifica actividades y subtareas. Cada una de ellas debe estar apoyada por esos objetivos. De nada sirve que dediquemos tiempo y presupuesto en la ejecución de una actividad que no nos ayudará a conseguir un determinado objetivo planificado anteriormente.

 

Gestión de eventos de negocios: siguientes pasos para saber cómo organizar un evento corporativo

 

Entramos en materia. Es decir, una vez tenemos el esqueleto, es hora de ponernos manos a la obra definiendo detalles y sobre todo, identificando el presupuesto con el que contamos y simulando los distintos escenarios con los que nos podemos encontrar.

• ¿Con qué presupuesto debemos contar para conseguir cada una de estas fases? Cada actividad requiere de unos recursos necesarios. Si tienes responsables de actividades dentro del proyecto sobre cómo organizar un evento corporativo, podrás negociar con ellos tanto tiempo necesario para realizar la actividad.

Un ejemplo de lo que hay que negociar sería los recursos necesarios, materiales, agenda y programa para organizar eventos, recursos económicos y el trabajo de personas.

• Ajusta tu presupuesto a través de simulaciones de proyecto. Crea distintos escenarios y comprueba cómo afectaría eliminar un determinado ponente para tu evento, o recortar en material impreso, por ejemplo. Esto lo puedes hacer con Sinnaps, herramienta que te ayudará a saber cómo hacer un presupuesto de gastos para un evento.

 

 

Empezar a hacer simulaciones ahora

 

Dentro de estas simulación también es necesario hacerse con un plan de contingencia en el que nos hagamos preguntas de «Y si pasa eso…», «Y si sucede lo otro…». Para cubrir todas las situaciones posibles.

• Distribuye el trabajo e invita a tu equipo al proyecto. Es momento para distribuir tareas e ir desarrollando el proyecto para organizar un evento empresarial. La planeación de eventos online permite precisamente un trabajo colaborativo, en el que todo el mundo está siempre actualizado sobre la evolución del proyecto.

 

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Últimos pasos para organizar un evento

 

Ya tienes a todo tu equipo con las tareas distribuidas. Están invitado en el proyecto y pueden ir viendo cómo se van validando y completando cada una de las actividades. Además, estás con la seguridad de que tienen un trabajo compensado, sin sobrecargas. Se puede ver bien en esta gráfica de compensación de recursos.

• ¿Sabes cómo vas a evaluar y controlar el avance de tu proyecto? La propia app web de gestión de proyectos debe permitir hacer un seguimiento a tiempo real de la organización de tu evento corporativo.
• Revisa y chequea material necesario para el evento. Comprueba que dispones de todo lo necesario con tu plan de contingencia delante.
• Haz una lista de material necesario para recoger durante el evento y poder hacer difusión del mismo, si es que tu objetivo es la notoriedad.
• Una vez pase el evento: haz encuesta para identificar el feedback de tu público y poder mejorar con lecciones aprendidas.

 

Estos pasos para organizar un evento corporativo pueden ayudarte a que tu proyecto sea todo un éxito. Ten presente siempre los objetivos principales y el público para el que organizar el evento.