Se necesita más sociabilidad entre el departamento IT y el resto de áreas de la empresa. Vamos a ver cómo se establece una comunicación directa y precisa para evitar malentendidos. Un problema que debemos resolver especialmente en equipos que trabajan a distancia.
La comunicación en los proyectos online es un elemento principal que determina el éxito su mayoría. No sólo, entre el equipo interno, sino la relación con los interesados externos se convierte en uno de los puntos fuertes del proyecto. En este caso, si la conversación entre el departamento de Tecnología de la Información con el resto de la empresa es fluida, correcta y directa habrá más probabilidades de que las soluciones sean eficaces y acertadas.
Para que esto ocurra, es primordial que los demás empleados conozcan su gran valor para la corporación y sepan realmente quiénes están detrás de un departamento que, en ocasiones, puede resultar algo sórdido. Y es que su nivel de tecnicismos, desarrollos internos, y lenguajes imposibles para muchos, lo convierten en el ‘bichito’ raro de la empresa.
La falta de atención a esta área, en muchas veces, se explica por este desconocimiento generalizado de su funcionalidad y actividades en la empresa. Y viceversa, la precaria actitud de este departamento por entender las necesidades reales de sus compañeros no es una prioridad en muchas de sus planificaciones.
Así como para una tienda de zapatos, el cliente es aquel a pie de calle que compra en el comercio, para el departamento IT sus clientes son todas las personas de la empresa a las que presta un servicio centrado en el software. Para que la organización cumpla con la productividad y eficiencia requerida por un alto nivel de competitividad, es imprescindible contar con herramientas que optimicen el trabajo de todos. El departamento IT deberá conocer bien la clase de trabajo que realiza cada uno en la empresa. Al igual, que el propietario de la tienda de zapatos sabe muy bien las necesidades de sus clientes.
¿Cómo se logra? A través de un buen plan de comunicación y siempre intentando utilizar un lenguaje adecuado que entiendan unos y otros. Peticiones directas, lógicas y simplificadas para los técnicos de sistemas, quienes al mismo tiempo estarán traduciendo estas demandas en lenguaje de código. Si existiera una barrera en la comunicación entre ambas partes, automáticamente nacería un sentimiento de aislamiento y soledad del departamento IT con respecto al resto de la corporación. Lo que llevaría a una reducción automática del nivel de productividad y eficiencia de la empresa.
Claves para una fluida comunicación entre técnicos y demás colaboradores
Ésta es una de las principales claves para obtener una relación fructífera con el resto de la empresa, pero existen otras formas de estableces un leguaje y relación próspera entre todos. Os dejamos tres puntos principales para construir una adecuada comunicación entre departamento IT y empleados-usuarios.
— Empatizar. De primero de manual. Entender el trabajo de los demás para comprender mejor sus tiempos de respuesta, sus condiciones o las barreras para construir soluciones es vial en la construcción de una buena relación. No se trata de saber de lenguaje Java para pedir una u otra cosa, sino de tener en cuenta que para llegar a un pedido aparentemente sencillo, hace falta aplicar un proceso arduo y complicado. De hecho, en la mayoría de las veces para simplificar las cosas hace falta una lógica detrás bastante espinosa.
— Las cosas claras. ¿Sabemos bien lo que queremos? Este punto es uno de los mayores inconvenientes de la comunicación entre colaboradores y departamento IT. Los usuarios deben hacerse esta pregunta y construir una petición lo más exacta y clara posible. Hay que pensar, que los desarrolladores técnicas traducen todas nuestras necesidades en lenguaje de código, y para eso necesitan las cosas claras y chocolate espeso.
— Nuestras peticiones son resultados exactos. En relación con el anterior punto, hay que partir de la base de que nuestras demandas serán resultados exactos. Por eso, al realizar una petición conviene visualizar el resultado final.
Hoy día, afortunadamente, el nivel de desconocimiento entre demás empleados y el departamento de IT ha menguado considerablemente. Ya sea por la popular transformación digital, por la revolución de la tecnología o por nuestra propicia manía por simplificar y optimizar nuestro trabajo diario, todo ello ha llevado a interesarnos más por el esfuerzo y dedicación de nuestros colegas: aquellos ‘bichitos’ vecinos del departamento IT. Incluso, se hace especialmente válido para todos los empleados que tenemos trabajando en remoto.
