¿Cuántas veces has probado herramientas online y has fracaso a la hora de implementarlas en el equipo? Cambiar de hábitos no es fácil, y más cuando nos enfrentamos a organizadores de tareas más complicados que nuestro propio trabajo. Esto, no sólo dificulta nuestro trabajo sino que no motivamos al equipo a que lo usen. Y al final, si nuestros colaboradores no usan la app, tampoco nos sirve a nosotros.
A continuación, te presentamos un organizador de tareas diarias fácil, como Sinnaps, y te damos algunas recomendaciones para ayudar a tu equipo a cambio de herramienta. Todo ello, para encontrar el hábito adecuado que nos permitirá saber cómo organizarse en el trabajo.
Índice
¿Qué pedirle a un organizador de tareas diarias fácil y completo?
Lo primero antes de elegir un organizador de tareas online es saber qué necesitamos. Parece obvio, pero lo cierto es que muchas empresas no saben aún bien qué necesidades de gestión de tareas tienen sus colaboradores. En la mayoría de ocasiones, son los jefes de equipo o los propios directores en pequeñas empresas quienes eligen las herramientas.
Si la comunicación con sus equipos no es la adecuada, el calendario o la app para organizar tareas no suele satisfacer las necesidades de sus empleados. Esta problemática tan habitual, suele derivar en un constante cambio de herramientas, sin llegar a usar verdaderamente ninguna de ellas.
¿Cómo sabemos qué necesidades de gestión de tareas tenemos? Para ello, podemos hacernos estas preguntas:
- ¿Todo el mundo sabe qué hace cada día?
- ¿Se quedan actividades sin hacer que retrasan el trabajo de todos?
- ¿Tenemos parte del equipo con sobre carga de trabajo y parte con demasiado tiempo libre?
- ¿Tenemos grandes desviaciones de presupuesto? Es decir, lo que estimamos en un principio, luego no tiene nada que ver con la realidad.
- ¿Nuestra bandeja de entrada del email está sobre saturada?
- ¿Nos faltan recursos para ciertas actividades?
Estas son las principales preguntas que nos hacemos cuando valoramos la posibilidad de empezar a trabajar con un organizador de tareas diarias.
Así pues, lo primero es que cubra estas necesidades que antes hemos detectado hablando con nuestro equipo. Después, uno de los aspectos importantes a considerar es la facilidad de uso. Afortunadamente, existen muchas apps para organizarse en el trabajo con interfaces fáciles. Todas ellas motivan a los colaboradores a usarlas. Una de ellas es Sinnaps, está pensada para cubrir las necesidades de gestión flexible y colaborativa de los equipos más competitivos de hoy día, y sobre todo se dedica gran parte del esfuerzo en crear una app intuitiva que promueva la participación de todo el equipo. Hasta del más reacio a las nuevas tecnologías 😉
Todo sobre planificación y gestión de tareas
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3 trucos para implementar un administrador de tareas en tu equipo
Existen muchos tipos de equipos de colaboradores. Y es que cada persona es diferente, tiene distintas manías y no siempre funcionan los mismos métodos. Para ello, es importante recalcar antes que debemos conocer a cada miembro del equipo. Y no hay mejor herramienta para conocerles que la comunicación constante con ellos, clave para saber cómo hacer un proyecto partiendo de una base sólida.
Cuando nuestra comunicación es fluida con el equipo, ya podemos saber cómo actuar con cada persona, cómo gestionar el cambio en cada colaborador. Sin embargo, existen unas recomendaciones básicas que suelen funcionar:
- Planifica, no sólo el trabajo de todos, sino también el periodo de adaptación del nuevo planificador online. Establece unos hitos y momentos clave donde repasar cómo va este proceso. En él, podrás responder a dudas, resolver conflictos, obtener información para ayudar a tu equipo en su periodo de cambio. Es importante mantener estos hitos o momentos clave para que todo funcione adecuadamente. Un planificador no sólo informará al equipo de las fechas destacadas en el proyecto, sino que tiene la capacidad de gestionar también costes y demás recursos.
- Da ejemplo y muestra apoyo. El directivo o el jefe de equipo es el primero que debe promover este cambio de hábito. Para ello, existen trucos como utilizar la herramienta en reuniones, utilizar la comunicación desde la propia app, adjuntar documentación en ella, etc. Estas funcionalidades se pueden hacer con Sinnaps.
- Nombra a un responsable de adaptación del nuevo organizador de tareas. Si tienes una persona que se hace responsable de este cambio, te ayudará a comprender mejor qué problemas pueden surgir, valorar si realmente este nuevo gestor funciona o no, y si se está utilizando realmente.
Tablero ágil de Sinnaps, app para hacer tareas compartidas. Este panel muestra al equipo qué debe hacer y cuándo, además de promover la comunicación y la actualización continua de los cambios de la planificación.
Calendario y app para organizar tareas basado en Gantt
Gestor de tareas y actividades diarias: ¿cómo planificar y gestionar fácil y en 5 minutos?
Es posible. Aquí te presentamos cómo utilizar un gestor de tareas y actividades diarias. El vídeo dura 5 minutos que son los mismos que tardarás en empezar tus planificaciones colaborativas.
Este organizador de tareas diarias es online, permitiendo su acceso desde cualquier ordenador conectado a internet, sea Mac o Windows, o cualquier otro sistema operativo.
El programa para organizar tareas Sinnaps, también permite organizar y gestionar recursos, así como las sobre cargas de trabajo de cada colaborador. Estará todo bajo control, de una manera muy intuitiva y visual.
Puedes empezar a mejorar el rendimiento de todos, ofreciéndoles un organizador de de tareas diarias fácil para motivarles en su día a día. ¿Por qué no empezar hoy mismo? 😉
