A menudo las empresas trabajan con proyectos cada vez más complejos. Son muchos los diversos intermediarios, colaboradores y demás interesados en que finalice con éxito cada entrega. Para lo cual, cada uno debe entender bien su función en el proyecto, sus límites y responsabilidades. Sin un calendario de tareas fácil de usar, intuitivo, que permita flexibilidad en las planificaciones y que, al mismo tiempo, nos informe de la evolución de los proyectos, éstos difícilmente podrán ejecutarse de manera optimizada.
Afortunadamente, existen muchas herramientas para gestionar el trabajo de todos, entre las que destacan la app para organizar tareas Sinnaps. Pero también tenemos Trello, Asana, etc. Todas ellas gestores de tareas. Sin embargo, la facilidad de uso de Sinnaps puede confundir, pues se trata de una aplicación con agenda de tareas y además gestor de recursos, equipo, riesgos de proyecto, nos ayuda a priorizar tareas entre muchas de las funcionalidades.
Sin embargo, usemos un planificador u otro, al final siempre trabajamos con lo mismo: lista de tareas, recursos económicos, trabajo asignado al equipo, plazos, balances de gastos, actividades prioritarias, informes, control y seguimiento, comunicación. Vamos a ver cómo podemos sacar el mayor partido a nuestro calendario de tareas para simplificar los proyectos más complejos y optimizar las rutas de trabajo.
Todo sobre planificación y gestión de tareas
- Software de gestión de tareas
- Maneras de crear una lista de tareas optimizada
- Planificador de tareas vs. Gestor de proyectos online
- Organizador de tareas diarias
- Control de tareas para equipos colaborativos
- Asignación de tareas según disponibilidades y cargas de trabajo
Índice
¿Cómo gestionar proyectos complejos con un calendario de tareas?
Es posible que gestiones proyectos en los que se ven inmersos muchos elementos. Cada día inviertes tanto tiempo a la gestión de todos ellos, que no tienes tiempo de saber cómo mejorar estos procesos. Aquí van algunos consejos para que tus plazos se cumplan con holgura y sin prisas (o por lo menos, de una manera más pausada).
- Planifica tiempo para gestionar tus proyectos. Aunque puede resultar obvio, en muchas ocasiones vamos tan acelerados que no pensamos que reservarnos unos instantes para planificar cada uno de los proyectos. Esto nos puede llegar a frustrar, pues al final no conseguimos terminar las actividades del día.
- Sé realista y negocia el tiempo de duración de cada actividad con los responsables de las tareas. Después, trabaja con una app o calendario de asignación de tareas. Así podrás distribuir mejor el trabajo de todos.
- Gestiona una carga de trabajo realista a la disponibilidad de tu equipo. Para lo que tu calendario de tareas te aportará una enorme información sobre los días en los que un colaborador tiene más trabajo o menos. Se puede ver muy fácil en este panel.
- Utiliza una app para organizar tareas fácil y completa. Tiene que ser nuestra aliada, sin ella no podrías mejorar la productividad del equipo. Esto quiere decir que debemos aprender a usarla en menos de 10 minutos. Cuanto menor tiempo estemos en ella, más eficiente será.
- Diseña un plan para implementar la aplicación o agenda de tareas con éxito en el equipo. Éste debe ser adecuado a cada miembro de tu equipo y para ello hace falta conocer a cada persona. Cada colaborador tendrá diferentes necesidades y buscará satisfacerlas en el calendario de tareas. Asegúrate de que este planificador online cumple con sus necesidades y después ve directo al grano: ofréceles lo que realmente necesitan. Puede que este proceso te lleve tiempo, así que trabaja con un calendario para marcar diferentes hitos y objetivos a cumplir en plazos determinados.
- Mantén siempre una comunicación fluida desde la propia app para organizar tareas. Es un requisito clave en la gestión de todo proyecto, ¿por qué no centralizar y organizar las conversaciones con tu equipo desde el propio calendario de tareas? Utiliza una app con calendario compartido para que todo el mundo siga la evolución del proyecto y tome decisiones a tiempo. También, dará visibilidad al trabajo completado de cada colaborador.
- Usa la app móvil para tener acceso a la evolución de tu proyecto, estés donde estés. Primero, planifica el proyecto desde el ordenador y luego haz seguimiento desde el móvil. Además, puedes validar actividades, imputa horas trabajadas, crear subtareas, comunicarte con tus compañeros, mantenerte informado de las últimas actualizaciones en tus proyectos.
- Planifica con actividades dependientes entre sí. Hay tareas que sólo pueden empezar hasta que no terminen otras. Se va creando así un camino o flujo de trabajo que marcarán el final de tu proyecto. Controla que este camino crítico no sobre pase la fecha de entrega del proyecto. Sinnaps, por ejemplo, puedes relacionar actividades y la propia app nos marca qué actividades son clave para hacer las primeras si queremos llegar a tiempo al plazo estimado de entrega. En esta infografía se puede ver mejor:
- El control del trabajo realizado debe ser a tiempo real y siempre actualizado. Mantener una gestión ágil, que permita hacer cambios a tiempo, basado en decisiones efectivas, es fundamental hoy en día. Los proyectos están vivos, y rara vez un plan sobrevive a la primera negociación. Para ello, la información debe estar al día. Sólo así podremos hacer cambios y ver cómo afectan éstos en todo el proyecto. La app para organizar tareas Sinnaps, nos permite ver cómo afectarían estos posibles imprevistos antes de que ocurran, gracias a las simulaciones de proyecto.
En concreto, en este curso gratis y online puedes conocer más trucos para mejorar la gestión de tareas en tu empresa. Entre las 5 lecciones, destaca la tercera: «¿Cómo pasar de la planificación ideal a una real?» Muy recomendable 😉 ¡Apuntarse gratis!
Un ejemplo de una aplicación o agenda de tareas
A diferencia de cómo se haría con un calendario de Google, muchas empresas planifican el trabajo a través de un calendario Gantt. Se trata de planificar con actividades dependientes entre sí y visualizar cada plazo de manera intuitiva. Este es un calendario web basado en un diagrama de Gantt.
Y así, veremos cómo es un calendario simple basado en el camino crítico con actividades prioritarias mencionadas anteriormente. La primera línea marca las actividades más importantes de hacer cada día.
¿Cómo usar una app para organizar tareas de menara intuitiva y divertida?
En estos 5 pasos verás qué fácil es planificar con este simple calendario interactivo, un organizador de tareas diarias que no sólo te simplifica la gestión de tus proyectos, sino que motiva al equipo para que trabajar también sea divertido 😉
