Haces una lista de tareas con el propósito de cumplir cada una de las cosas que tienes pendientes. Sin embargo, pasan las horas, los días o las semanas y no das a basto. ¿Cómo hacer una lista de tareas fácil, optimizada y realista?
Cada equipo de trabajo dispone de un tiempo, unos recursos y unas tareas por cumplir. Entre los mayores problemas a los que se enfrenta el jefe de equipo está el de repartir el trabajo entre los colaboradores y, sobre todo, el de priorizar cada una de las actividades. Pues bien, esto se puede lograr a través de un buen organizador de tareas diarias.
A la hora de priorizar, estaremos marcando en gran parte, el éxito de nuestros proyectos. Pues una buena organización de las tareas por cumplir, pueden determinar que las entregas se cumplan dentro de los plazos estimados y bajo el presupuesto marcado.
Vamos a ver a continuación algunos pasos y herramientas que nos ayudarán a optimizar nuestras lista de tareas de una forma muy fácil para todos mientras ejercemos también un control de tareas desde la propia app.
Índice
Crea una lista de tareas optimizada y termina tus proyectos con éxito
Se podría considerar que un proyecto es exitoso cuando a su fin hemos logrado la mayoría de los objetivos que nos marcamos a su inicio. Es decir, nos hemos gastado en torno a la cifra estimada y las tareas pendientes se han terminado alrededor del plazo planificado. Y es que, sólo el 2,5% de los proyectos cumple con su planificación inicial.
Esto quiere decir que los cambios continuos durante la ejecución de las tareas es un hecho inevitable. La manera con la que gestionemos estos cambios, riesgos e incertidumbre marcará el éxito del proyecto. Y para ello necesitamos utilizar un planificador mensual flexible, capaz de adaptarse bien a los contratiempos de nuestro proyecto.
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Sin embargo, gestionar estos cambios después de hacer nuestra lista de tareas, puede resultar un verdadero rompecabezas. Por ello, muchas empresas ya utilizan un programador de tareas pendiente o una app recordatorio de tareas fácil de usar y colaborativo para todos.
Vamos a ver algunas claves para hacer listas de tareas flexibles a nuestros cambios, gracias a páginas para hacer tareas adaptadas a los cambios como Sinnaps, con las que todo el mundo puede ver qué hacer y cuándo hacerlo, accediendo a un flujo de trabajo totalmente optimizado y basado en el camino crítico.
Todo sobre planificación y gestión de tareas
- Software de gestión de tareas
- Planificador de tareas vs. Gestor de proyectos online
- Organizador de tareas diarias
- Calendario de tareas
- Control de tareas para equipos colaborativos
- Asignación de tareas según disponibilidades y cargas de trabajo
7 maneras de optimizar tu lista de tareas
- Usa una herramienta con un calendario de tareas fácil de implementar en tu equipo para que todos puedan seguir los cambios del proyecto sin problemas. Se trata de una agenda de tareas que promueve la colaborador de todos. Un planificador de proyectos creado para atender a los verdaderos problemas que nos pueden surgir en nuestro día a día.
Ejemplo de calendario de tareas
- Utiliza el camino crítico para optimizar tu lista de tareas. Es decir, las actividades se relacionan entre sí y forman una primera línea en el calendario que será la principal a ejecutar. Pues según las dependencias entre unas tareas con otras y los plazos concretos de tiempo, la herramienta calcula matemáticamente esta ruta de actividades principal para hacer primero si queremos llegar a tiempo al fin del proyecto.
- Reparte el trabajo de manera equitativa, evitando sobre asignaciones de trabajo. ¿Cómo se puede lograr? Una de las cosas que más utilizan las empresas más competitivas son cuadro como este:
El cuadro nos dice qué días un colaborador está con sobre carga de trabajo, teniendo en cuenta todos los proyectos en los que participa. Así, podremos ver cuán de realista es nuestra lista de tareas. Si debemos rebajar su trabajo porque las posibilidades que lo cumpla serán muy reducidas. O por el contrario, los estimado es bastante realista. Sinnaps, por ejemplo, tiene en cuenta las 8 horas laborales de un empleado para saber su supera ese 100 por cien asignados.
Controla la posible sobre carga de trabajo de tu equipo
- Utiliza tableros basados en Kanban y actualizados a tiempo real.
- Mantén una comunicación fluida con tu equipo y negocio con cada responsable de tarea el tiempo y recursos estimados para su ejecución. Además, utiliza las notificaciones automáticas de tu agenda online compartida.
- Utiliza gráficas de recursos que te ayuden a crear tus listas de tareas de la manera más equitativa y realista. Aquí, un ejemplo de gráfica cuya función es enseñarnos de un vistazo qué días son los más saturados del calendario. Se puede ir modificando la planificación, a medida que vamos viendo cómo afecta en el consumo de nuestros recursos.
- Haz simulaciones de escenarios con los posibles cambios que puedan poner el riesgo el proyecto.
¿Cómo hacer simulaciones de tareas desde el modo de pruebas?
Programador de tareas pendientes fácil de implementar en el equipo
Al trabajar con un programador de tareas pendiente fácil de usar para todos los colaboradores, estaremos optimizando el trabajo del equipo al mismo tiempo que resulta una actividad motivadora y estimuladora para todos.
Entre los programadores de tareas pendientes más utilizados están las listas de tareas basadas en métodos Kanban. Estas paneles separar las tareas pendientes, las que debemos estar completando, las tardías y las terminadas. Nos dan una visión organizada y general de todas las actividades de todos los proyectos en los que estamos involucrados.
Afortunadamente, existen tableros hoy en día mucho más prácticas e igual de fáciles de usar. Por ejemplo, herramientas como Sinnaps presentan este programador de tareas pendientes relacionadas con el calendario de cada uno de los proyectos. Es decir, si hacemos cambios en el calendario de tareas, el equipo lo verá directamente en este tablero.
Además, se puede usar distintos filtros para seleccionar las actividades que queremos visualizar en ese momento. En la derecha, el equipo puede desplegar la parte social del tablero, la cual aumentará su motivación para estar al día en sus tareas y hará más amena la jornada. Y es que hoy día existen muchas versiones de tableros basados en Kanban que pueden suponer un plus a tus listas de tareas.
App recordatorio de tareas online
Tan importante es trabajar con un buen programador de tareas pendientes como lo es estar al día de cada uno de los cambios a través de una app recordatorio de tareas online. Ambas apps, la web y la móvil, han de estar conectadas, pues en muchos casos, la mayor parte de nuestro tiempo podemos encontrarnos fuera de la oficina.
Aquí un ejemplo fácil y simple de una app recordatorio de tareas online, con un tablero Kanban conectado directamente con los calendario de tareas de todo el cambio para estar al tanto de cada cambio. No nos olvidemos del chat dentro de la propia app, con el fin de promover comunicaciones fluidas. Pues hoy día, una app sin chat no sería muy útil en este caso.
Todo esto son extras de listas de tareas optimizadas proporcionadas por el mejor gestor de tareas. Éste te ayudará a pasar al siguiente nivel con tu trabajo. Pero, sin duda, lo mejor de esta lista de lista de cosas por hacer es la satisfacción que produce un check, un terminado, un color verde. Esa energía que nos ayuda a seguir trabajando en las demás tareas. Por eso, estas listas de tareas serán motivadoras y no fuentes de frustración. Y es que están pensadas para crear actividades de manera realista en función a los recursos y tiempo que disponemos. Siempre controlado el flujo de trabajo de todo el equipo.
