Sabemos que la función de un project manager es la de gestionar un proyecto. No es complicado, sólo hay que traducir. Entre otras cosas, se ocupa de asignar roles a sus colaboradores, pero ¿realmente conocemos sus responsabilidades básicas? ¿Qué ocurre con su papel en todo esto? ¿Qué hace un project manager?
En muchas ocasiones, el director del proyecto quiere abarcar tanto que termina descuidando otras tareas de vital cumplimiento. De modo que, es imprescindible saber la función de un project manager y sus responsabilidades en el proyecto. Sólo así, podremos priorizar mejor entre las ocupaciones reales de un director de proyectos.
La toma de decisiones no varía, pero su implicación con lo que gestiona sí que ha aumentado en los últimos años. El gestor de proyectos trabaja sobre el terreno, sabe lo que se ‘cuece’ y cómo solucionar los pequeños problemas que surjan para evitar poner el peligro el funcionamiento del proyecto. Su trato es más directo, no sólo con el equipo de trabajo, sino con todos los interesados o stakeholders, a quienes identificará correctamente desde el primer momento, para que no ocurra como este director de proyectos que reconoció:
«Confieso que no involucré adecuadamente a varios stakeholders claves en el proyecto desde su inicio, lo que me causó graves problemas en el desarrollo de la solución y la satisfacción final del producto. Sólo me enfoqué en los stakeholders iniciales haciendo énfasis al representante del sponsor del proyecto, quien parecía ser el ‘experto’ en la temática pero su asistente resultó más competente. Poco a poco, aparecieron personas que podrían impactar en la solución final del proyecto, las cuales se asemejaban como abejas al querer atacar a alguien cuando irrumpen en su panal. Este enjambre me generó una grave corrupción del alcance del proyecto que ponía en peligro su continuidad.»
La función de un project manager también es la de comunicarse adecuadamente con los interesados, conoce sus necesidades, así como las respuestas a sus preguntas. Habilidad clave y que lamentablemente no todo el mundo vale. Se antepone a los posibles contratiempos que puedan poner en jaque el trabajo de todos. Tiene las soluciones cerca, gracias a un elaborado plan de contingencia. De modo que, se adapta bien a los cambios y sabe transmitir sus conocimientos y resiliencia al resto de los colaboradores. Será un referente para todos, pero a la vez un miembro más.
Con el fin de esquematizar sus competencias y habilidades necesarias en una gestión de proyectos online, nos disponemos a definir la función principal de un project manager.
—Identifica adecuadamente a los interesados. Un paso importante y al que nos referimos en párrafos anteriores, para no descuidar ninguna pieza de nuestro puzzle.
—Define los objetivos concretos. Se trata de establecer los KPI’s (Key Performance Indicator) necesarios para que el proyecto tenga éxito.
—Presenta y planifica el proyecto. La presentación inicial es fundamental para crea una adecuada definición del proyecto en el que se verán inmersos todos los colaboradores del mismo. En esta primera reunión establece los requerimientos y el objetivo principal del proyecto. El equipo se hace una idea clara de lo que vendrá en los próximos meses y aparecen las primeras preguntas, que ayudarán a la determinación concisa de los KPI’s.
—Gestiona recursos y asigna responsabilidades a los colaboradores. Durante la planificación del proyecto, el director del mismo debe asignar una serie de funciones claras para las personas adecuadas. Todo miembro debe estar en su lugar acertado. Así como, el coste y tiempo de las actividades que formen el proyecto. Se trata de estimaciones que a lo largo del proyecto podremos cambiar, gracias a herramientas flexibles como Sinnaps.
—Compensa el esfuerzo entre los distintos recursos implicados: materiales y humanos. Gracias al visualizador de recursos:
—Proporciona las herramientas de trabajo necesarias para cubrir las necesidades del equipo.
—Comunica correctamente la información pertinente a cada miembro del equipo e interesado. Para ello, es vital que sepa escuchar. No lo subestimes y pregúntate si realmente lo haces, ya seas un colaborador un el propio project manager.
—Comparte conocimiento y pregunta. El jefe de proyectos sabe cómo ser asertivo, comparte sus conocimientos sin ofender a nadie.
—Gestiona la información y documentación. Accede a ella y la comparte cuando sea necesario. Sabe dónde está y la controla, algo que también da bastantes dolores de cabeza a más de un project manager. Al fin y al cabo, «el correo electrónico está desfasado en la gestión de proyectos», explica Rafa Corell, CEO y fundador de Indigraf.
—Controla y supervisa en los hitos en gestión de proyectos o momentos determinantes del proyecto, marcados en la planificación.
—Gestiona el riesgo gracias a un análisis de riesgos de un proyecto y un elaborado plan de contingencia. El objetivo será identificar los principales riesgos y saber cómo minimizarlos.
—Implementa soluciones o cambios necesarios, a través por ejemplo de simulaciones.
—Evalúa y vuelve a tomar la decisión adecuada sobre el campo de acción. Una herramienta que le ayuda bastante y se encuentra en la lista de las más deseadas por los project manager más influyentes es la del Valor Ganador (EVM).
Ésta podría ser la función de un project manager de manera global y atendiendo a los aspectos más importantes entre sus competencias. Si un director de proyectos atiende a estas consideraciones, será muy probable que no tenga problemas en un futuro. Claro está, que no todo el mundo es bueno en todo, por eso conviene prestar atención en las debilidades y resaltar nuestras fortalezas más sinceras.
