Razones que quizás aún no sepas y te pueden facilitar mucho tu trabajo.
Quizás no lo sepas aún, pero tu puesto es Director de Proyectos. ¿Coordinas equipos? ¿Planificas y asignas tareas? ¿Optimizas recursos? Son funciones que casi diariamente realizan los Project Managers profesionales. Todos ellos trabajan con herramientas que simplifican su gestión y aumentan la productividad del trabajo, no sólo la de ellos, sino la de todo su equipo.
En la actualidad, la gerencia de proyectos está revolucionando su concepto para profesionalizarse aún más y competir en un saturado mercado laboral. Y como la cuestión aquí es de aprender a gestionar proyectos y no a saber utilizar una aplicación para planificar, son cada vez más los profesionales que se suman a utilizar herramientas colaborativas online de fácil uso, igual de potentes que los software de gestión de toda la vida.
Ésa es la revolución que actualmente están sufriendo aplicaciones que buscan incrementar la productividad del trabajo, gestionar riesgos y rentabilizar la inversión en proyectos empresariales.
Índice
¿Cuáles son estas herramientas TIC?
Si eres Director de Proyectos deberías usar Sinnaps, una app que centraliza y simplifica tu trabajo para que puedas dedicar a lo que realmente necesites. Planifica actividades en un calendario y calcula la ruta de trabajo más efectiva para llegar a tiempo a la entrega de resultados. No habrá otro camino más optimizado. Te dirá cuándo y en qué orden deberías ir ejecutando las tareas. Se podría decir que es de las pocas herramientas que te dicen el tiempo mínimo de ejecución de tu proyecto.
¿Tienes cambios o imprevistos? Las aplicaciones de hoy día no basta con que te permitan sólo planificar tu trabajo, deben ayudarte a adaptar esos cambios a lo que ya habías planificado anteriormente. La incertidumbre está en la mayoría de proyectos y es algo con lo que cada día nos topamos. Tu herramienta te permitirá trabajar de manera flexible y te re-calculará la mejor ruta al instante, como si de un GPS se tratase. Nunca estarás perdido, porque si hay cambios de última hora podrás ver su impacto en el proyecto antes de que sucedan.
Sinnaps te permite guardar los distintos escenarios posibles de tu proyecto. Lo que quiere decir que tendrás preparadas distintas planificaciones con los posibles cambios añadidos y con sus elementos controlados. Un solo click y se implementarán sin sorpresas no deseadas. Así funcionan los métodos ágiles de gestión: planificaciones que continuamente se transforman para ajustarse a nuestra realidad y obtener así el mejor resultado posible.
El concepto de los ‘zero mails’ ha llegado para quedarse
A esto le sumamos que todo el equipo mantiene una comunicación constante e integrada en la propia app. La reducción de emails es un hecho y una meta en muchas organizaciones pioneras. Así nos encontramos con Thierry Breton, CEO de la tecnológica Atos, que promueve una dinámica de trabajo de email cero en su compañía. ¿Te imaginas poder planificar, asignar tareas, controlar costes, obtener informes y además chatear con tus colaboradores desde las propias actividades? Ya no es sólo una cuestión de planificar el trabajo de tu equipo y listo, ahora los proyectos son colaborativos y los cambios, sugerencias o dudas se hablan al instante. Con el fin de seguir trabajando a velocidad de crucero.
Como ves, estos tipos de herramientas TIC facilitan enormemente el trabajo al Directo de Proyectos, que ya de por sí ejerce una gran responsabilidad para y con la estrategia de la empresa. Su función principal es mejorar continuamente los procesos de trabajo, las dinámicas de equipo, coordinar todo el trabajo y centrarse en la gestión de recursos, siempre vigilando un presupuesto y un plazo.
¿Cómo aplicar la mejora continua en tu dirección de proyectos?
Pero realmente, ¿sabes qué es mejora continua? El Process Store de Sinnaps te puede dar una idea. Si trabajas con proyectos muy similares entre sí, no hace falta que estés planificando constantemente las mismas actividades en distintos proyectos. Puedes convertir ese proyecto en un proceso. Obtendrás el mismo resultado y cada vez que lo uses lo puedes ir mejorando. Así, tus esfuerzos se centrarán en esa mejora continua que tanto buscan los departamentos de I+D.
Precisamente, para llegar a esos procesos mejorados y optimizados, es importante la toma de decisiones eficaces. Lo que a su vez necesita de un control y evaluación de proyectos al instante. Hay empresas que extienden informes mensuales e, incluso, aún realizan un seguimiento cada seis meses. Depende mucho del tipo de proyectos. No cabe duda. Pero, gracias a trabajar con herramientas colaborativas en línea como Sinnaps, podrás ver la evolución de tu trabajo siempre que accedas a tu planificación. La app te aconseja sobre las posibles desviaciones y sus posibles soluciones. Con técnicas basadas en el Valor Ganado, Sinnaps te dice si vas por buen camino, si deberías acelerar o si tu presupuesto se va a agotar en etapas finales de ejecución.
A raíz de estas valoraciones, se toman decisiones y se re-calculan rutas de trabajo. Se añaden recursos, se eliminan actividades o se implementa el escenario que al final utilizaremos. Informa de estos cambios a tu equipo, a través del chat. Y si estás muy ocupado para comunicarte —circunstancia que deberás corregir pronto —, el muro de proyecto y el muro de actividad de Sinnaps recogerá todo lo que suceda en tu proyecto. Todos lo que participen en él, verán lo último que se ha hecho para estar siempre al día y no repetir las cosas constantemente. Así funcionan realmente las actuales herramientas de colaboración de red. Uso básico que se debería aprender desde cualquier escuela de liderazgo.
Debes saber que hoy día existen planificaciones así de intuitivas…
Gestionar proyectos con Sinnaps
