El control de ingresos y gastos de una empresa es clave para saber la rentabilidad de nuestras actividades. Este control exhaustivo nos permitirá planificar cambios a tiempo, antes de que afecte al final a nuestros beneficios.
Precisamente, para llevar el control de los gastos de una empresa, existen aplicaciones presupuestarias, que nos ayudan a hacer seguimiento de estos ingresos y gastos, a comprobar su balance y ver si nuestro proyecto nos está siendo rentable o no.
Técnicas como el Valor Ganado (EVM) nos permiten seguir unas métricas estandarizadas internacionalmente, las cuales nos ayudan a saber si nuestro proyecto nos está dando beneficio o no. Lo mejor es que lo hace a tiempo real durante la ejecución del mismo, para así aplicar los cambios necesarios a tiempo. Aplicaciones web para empresas fáciles de usar como Sinnaps, tienen un panel de control de proyecto basado en estas métricas, y con la particularidad de simplificarnos al máximo su funcionamiento.
A continuación, veremos algunas claves para llevar un adecuado control de los gastos de una empresa, explicaremos cómo una aplicación para controlar los gastos de una empresa nos puede ayudar en nuestra contabilidad. Y por último, cómo podemos llevar estar control de gastos a Excel.
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Índice
Control de gastos de una empresa: claves importantes
Identificamos algunas de las claves más importantes a tener en cuenta cuando controles los ingresos y gastos de tu empresa. Con el tiempo, irás dando con las que mejor te funcionan, según la naturaleza de tu negocio, sin embargo, seleccionamos algunas claves prácticas que te ayudarán a mejorar el control de ingresos y gastos de una empresa.
- Debe haber un hábito para imputar gastos consumidos. Puede parecer fácil al leerlo, sin embargo una de las mayores causas de descontrol de gastos e ingresos de una empresa, es la falta de una rutina de seguimiento de costes adecuada.
Usemos la herramienta que usemos, y trabajemos o no en equipo, debemos tener todo implementado en nuestra rutina laboral el hábito de imputar los ingresos y gastos reales, después de haberlos planificado previamente. Con ello, veremos mejor el balance de nuestros gastos e ingresos y detectaremos con tiempo las desviaciones presupuestarias.
- Periodicidad de control a varios niveles. Es decir, cada cierto tiempo comprobar el estado de una partida de cuentas determinada. Según el tiempo de empresa o los proyectos que estemos gestionando, vamos a establecer unos hitos o momentos clave, en los que por ejemplo, cada 15 días comprobaremos qué tal está funcionando tal campaña de marketing. ¿Cuál es su rentabilidad? ¿Hemos acertado con las estimaciones? Iremos haciendo pequeñas variaciones optimizando cada actividad. Y al final de mes veremos qué tal están funcionando, por ejemplo, el total de nuestras campañas.
Además, cada 3 o 6 meses haremos balance y también de manera anual, con la totalidad de los departamentos de nuestra empresa. Lo bueno, es que si usamos Sinnaps, gestor y planificador online para controlar los gastos de una empresa, entre otras cosas, podremos evaluar nuestro balance en el momento. Su panel de control, basado en las técnicas de Valor Ganado, permite un control objetivo del funcionamiento de nuestros proyectos.
En un minuto… así funciona el Valor Ganado de Sinnaps 🙂
- A la hora de comprobar el balance, ten presente la estacionalidad de tus productos o servicios. Es importante saber los momentos de mayor y menor número de ingresos, o de cuándo nuestro público objetivo necesitará el consumo de nuestros producto o servicio. De esta manera, podremos planificar acciones más concretas y campañas más efectiva.
- Extrae tendencias de consumo. Es decir, identifica patrones de comportamiento en tus cuentas. Este control de gastos e ingresos de tu empresa, te ayudará por ejemplo a negociar mucho mejor con tus proveedores. Cuanto mejor puedas predecir, mejor podrás cerrar acuerdos con terceras partes.
- Establece un Know-how de la contabilidad de gastos e ingresos de tu empresa. Cuanto mejor conozcas el comportamiento de tu negocio, mejor podrás optimizar y ahorrar en gastos superfluos.
Aplicación para controlar gastos de una empresa
¿Cómo una aplicación web nos puede ayudar a optimizar nuestros presupuestos? ¿A controlar las desviaciones y a optimizar nuestros gastos?
Además de gestión y seguimiento del trabajo en equipo, Sinnaps también es una app de control de gastos de una empresa. Pasos para controlar los ingresos y gastos de una empresa con Sinnaps:
Primero, el director del proyecto, o jefe de equipo planifica y estima los costes del proyecto. Puede que tenga referencias de proyectos anteriores. Consulta estos proyectos guardados en la aplicación web y asigna el coste a cada actividad del proyecto.
Segundo, el miembro de equipo, el ejecutor de la tarea, imputa esos gastos. Sinnaps permite la colaboración en equipo, por lo que todo el mundo puede trabajar online, reflejando los costes que en realidad le ha llevado dicha actividad.
Tercero, el directo del proyecto comprueba si hay balance positivo o no. Si no es así, puede hacer los cambios que crea para optimizar la evolución del proyecto al instante y hacer un exhaustivo análisis de riesgos del proyecto. Una de las funcionalidades que más utilizan las empresa es el Modo de pruebas de Sinnaps. Te lo contamos en 1 minuto 😉
Durante la ejecución de las tareas, el director también puede ver si debe hacer correcciones en la planificación o no. Gracias al panel de Valor Ganado explicado en el punto anterior.
Cuarto, extrae informes de seguimiento de proyecto. Comprueba que el control de ingresos y gastos de tu empresa se ha llevado de forma correcta y preséntalo así en tus reuniones. Varios de estos informes los puedes exportar a Excel y editar como necesites. ¡En un sólo clic!
Control de gastos con Excel
En un clic podrás exportar a Excel el control de ingresos y gastos de una empresa. Se genera una plantilla o tabla de gastos que puedes editar como mejor consideres. Así de fácil 😉
¿Cómo exportar a Excel en un sólo clic el control de ingresos y gastos de un empresa? Te saldrá toda la lista de gastos en Excel tal y como puedes ver en la imagen. ¡Una auténtica plantilla en Excel para llevar el control de gastos de tu empresa!
¿Cómo llevas tú el control de ingresos y gastos de tu empresa? ¿Te gustaría compartir alguna clave más? No dudes en dejarnos tus comentarios 🙂
