Así funciona una organización matricial

La organización matricial promueve la innovación y agilidad empresarial, pero aplicarla inadecuadamente puede llevar al caos.

 

 

Existen muchos y diversos tipos de organigramas de empresa o clases de estructuras empresariales. Dependiendo del producto y servicio en el que nos enfoquemos, nos tendrá más o menos en cuenta, implementar el modelo adecuado. Sin embargo, al final todas las empresas se dedican a producir proyectos, desarrollando productos o servicios. Podemos seguir estructuras basadas puramente en proyectos independientes entre sí, o dividir el trabajo en funciones o especializaciones exclusivamente. No obstante, también tenemos la opción de estructurar nuestra empresa obteniendo lo mejor de estos dos modelos. ¿Cómo? A partir de una organización matricial, la cual se organiza en base a estos dos aspectos: funciones y proyectos. Partimos así de una organización horizontal, en lugar de un organigrama vertical.

De esta manera, en las empresas que siguen este tipo de estructuras responden a dos autoridades, un supervisor funcional y otro de proyectos. El primero se centra en la contratación, formación y gestión de personas en su área de especialización, mientras que el segundo atiende a la consecución de los objetivos de sus proyectos o el desarrollo de productos específicos. De esta manera, lo importante es el proyecto empresarial y alrededor del mismo surgen las funciones y actividades a realizar. Ambos gestionan su trabajo con aplicaciones colaborativas como Sinnaps, gestión y planificación de proyectos online.

En una organización matricial, los recursos de los proyectos se comparten desde la funciones específicas de cada uno. Si, por ejemplo, somos una empresa de desarrollo de aplicaciones móviles y disponemos de varios clientes. Cada uno de los proyectos está compuesto por varias funciones distintas: funcionalidad, usabilidad, conectividad, diseño, etc. Pues bien, todos los recursos destinados para desarrollar funcionalidades en las aplicaciones o proyectos se comparten. Ahora bien, tan pronto salen ventajas de este tipo de organizaciones como aparecen desventajas de trabajar basado en este sistema…

 

 

 

Ventajas de una organización matricial

Se trata de un modelo con el que se permite aumentar enormemente la productividad de las empresas, debido a esta especialización del trabajo. Se crean equipos especializados en cada una de sus áreas. Y es que en la estructura matricial, las personas pueden trabajar de manera flexible en diferentes proyectos o productos. Las áreas funcionales mantienen un conjunto de empleados con talento para cumplir con los requisitos de los proyectos.

Además, otra de las ventajas que supone implantar una organización matricial en nuestra empresa, es la creación de equipos multidisciplinares. Mientras que en las estructuras meramente funcionales o departamentales, las personas a penas se comunican con otras áreas, en la matricial todos los empleados están constantemente relacionados entre sí, con una unidad de trabajo que les une: el proyecto.

De esta manera, se generan sinergias interesantes, se agilizan los procesos, se comparte información y recursos, y se amplían habilidades, enriqueciendo así a todo el talento de la empresa. Por eso, esta colaboración entre las áreas funcionales permite a un equipo de proyecto poder manejar mejor los retos y objetivos complejos.

Una organización matricial promueve la comunicación fluida y el uso de metodologías ágiles. Todo es más fluido, se eliminan barreras burocráticas y el interés se centra exclusivamente en sacar adelante el proyecto con éxito.

 

 

 

 

Desventajas de una organización matricial

 

Así como esta estructura organizativa posee numerosas ventajas, también tiene su lado oscuro. Las empresas que se rigen exclusivamente a modelo matriciales, se suelen topar con problemas como el nacimiento de cierta anarquía en los equipos de trabajo. Por ello, el papel del supervisor del proyecto o el director del mismo, deberá definir muy bien lo roles y responsabilidades de cada especialista funcional. La adecuada y constante relación con todos los colaboradores será una de las llaves para mantener el control del proyecto.

Además, existe el riesgo de que se generen luchas de poder que pongan en peligro al proyecto. Cada uno tienen sus intereses, pero hay que transmitir que, por encima de todo, está el interés final del cerrar el proyecto de manera exitosa en su conjunto. Apostar mucho por sólo un área, puede suponer perderlo todo. Así pues, los supervisores deben encontrar el equilibrio de intereses, con el fin de tomar decisiones verdaderamente satisfactorias para el proyecto.

Por eso, para implantar una buena organización matricial, es importante que la figura de Director de Proyectos se profesionalice. En un momento de crisis, no es sencillo saber atajar la incertidumbre que se genere en el proyecto. El conocimiento de técnicas y la experiencia son aspectos que aseguran la implementación a tiempo de los cambios necesarios. Así como el uso de herramientas que asesoren al profesional para terminar con éxito los proyecto.

 

¿Cómo Sinnaps te ayuda a trabajar como una organización matricial?

 

Afortunadamente, existen aplicaciones de gestión y planificación de proyectos que solucionan estas desventajas de organizaciones matriciales. Los equipos cada vez son más colaborativos, por lo que necesitan una comunicación y actualización al instante de los cambios. Todo esto lo ofrece Sinnaps, haciendo mucho más fácil el trabajo tanto al director del proyecto como al resto del equipo. ¿Cómo? A través del…

• Reparto y asignación de tareas
• Comunicación al instante a través del chat de actividad
• Gestión de roles y permisos
• Muro de proyectos y muro de actividades. «¿Qué ha pasado desde que no entro en Sinnaps?»
• Informes semanales y notificaciones personalizadas

 

 

De hecho, Sinnaps está especializado en equipos de trabajo que trabajan por proyectos, que comparten recursos y que gestionan equipos multidisciplinares.

Con el Roadmap de Sinnaps puedes controlar todos tus proyectos desde un mismo calendario. Y a través del Tablero de actividades, llevas la gestión de las tareas en las que participes. Para ver qué tienes que hacer primero y validarlas a medida que vayas terminándolas.

 

Tablero de actividades de Sinnaps

 

 

Cada tarjeta es una actividad. Valídalas y se pasarán a la columna de completadas. Los filtros de la parte inferior te ayudan a seleccionar los proyectos que necesites ver sus actividades. Sinnaps además prioriza el orden de las actividades por hacer de mayor a menor importancia, para que puedas concentrarte en las actividades críticas que no pongan en peligro no llegar a un plazo determinado.

 

Empezar a planificar y asignar actividades a mi equipo

 

Así, podrás ver cómo va desarrollándose tus proyectos, después de hacer un cronograma de actividades online. A medida que todo el equipo vaya completando actividades. La organización reinará en estas organizaciones matriciales y podremos seguir trabajando de una forma ágil y efectiva.

Si tienes algún comentario o idea sobre organizaciones matriciales, por favor, no dudes en escribirlo aquí abajo… Nos ayudará mucho en nuestra labor por informar. Gracias!!

 

 

 

 

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