En muchas ocasiones podemos sentirnos saturados por la cantidad de información que recibimos y los pormenores de cada actividad en la que nos encontramos. Utilizar la visualización de varios proyectos a la vez en el Roadmap de Sinnaps. El fin es tener una idea global de la situación actual sin entrar en detalles.
Muchos Project Managers gestionan al mismo tiempo un portfolio de proyectos, solapados en el tiempo e incluso, algunos de ellos comparten recursos. Y es que al final, depende como dividas tu trabajo en distintos proyectos, al final tu esfuerzo y dedicación lo inviertes en un todo.
De hecho, a esto nos referimos cuando hablamos de optimización, a ver todo lo que tenemos a nuestro alcance para obtener la ruta en la que mejor aprovechamos tiempo y recursos. De ahí la importancia de identificar automáticamente el flujo de trabajo adecuado para hermanar al tiempo con la reducción de costes y la gestión de recursos.
Por ello, ¿cuándo conviene visualizar varios proyectos a la vez? Te damos algunos ejemplos, en los que tu trabajo será más efectivo y productivo usando el Roadmap.
- Toma de decisiones acertadas en conjunto.
- Visión de la carga de trabajo en proyectos que comparten recursos.
- Control y seguimiento de todo tu trabajo en los distintos proyectos.
- Necesidad por compartir sinergias.
- Uso del diagrama de proyectos como herramienta de comunicación con el equipo
- Elección de una fecha concreta para comenzar un proyecto.
- Recolección de datos que compartiremos con los dueños de los proyectos, sobre disponibilidades.
- Priorización del trabajo basado en el conjunto de proyectos en los que participamos.
- Si compartimos un presupuesto único para todos, control y seguimiento del consumo de cada uno.
En el caso de no utilizar las herramientas adecuadas para este seguimiento eficaz en conjunto, es muy común perder la visión global del portfolio de proyectos en los que estamos involucrados. ¿Cuándo perdemos la visión de conjunto?
3 situaciones más comunes en las que perdemos la visión de conjunto
- Especialización. Cuando nos especializamos en algo, dejamos de visualizar la globalidad e incluso, a veces, hasta las razones por las que estamos especializándonos. Así funcionamos cuando nos concentramos cien por cien en algún asunto.
- Innovación. Lo mismo ocurre cuando innovamos.
- Modificaciones. Los grandes cambios que pueden afectar a otras partes de nuestro trabajo.
[Aquí puedes saber más sobre cómo no perder la visión de conjunto de todos tus proyectos.]
¿Cómo NO perder la visión de conjunto con Sinnaps?
Usando el Roadmap. En el diagrama de proyectos de Sinnaps, encontramos todos los proyectos en los que participamos de alguna manera, sea como Owner Project, Project Manager o Team Member. Accedemos si desplegamos la pestaña de Tablero, situada en la parte superior de la planificación.
A través de este Roadmap, obtenemos una visión de conjunto de todos nuestros proyectos.
En la parte inferior, puedes filtrar las fechas en las que se lleven a cabo los proyectos que quieras visualizar.
El resumen de proyectos, nos da un listado de todos los proyectos con estas características: nombre, periodo de ejecución del mismo, tu rol en cada uno, el avance del proyecto o el porcentaje de actividades completadas, la suma de costes planificados en cada proyecto, y si el proyecto se ha generado a partir de un proceso o es nuevo.
Además, en Sinnaps también podrás ver todos tus proyectos y sus actividades a través del panel de Kanban de la aplicación o también llamado Tablero. En el que podrás validar tareas, ver su estado de ejecución y visualizar más detalles de las mismas.
En definitiva, ten en cuenta que para no perder la visión en conjunto es esencial emplear herramientas visuales que sean interactivas, flexibles, ergonómicas y muy perceptibles para el profesional. De este modo, cualquier jefe de proyecto será capaz de extraerse de cada individualidad.
