Es común que en los proyectos ocurran imprevistos que nos obliguen a modificar parámetros de nuestras actividades. Uno de los cambios más frecuentes es cambiar la duración y fecha de una actividad. Pero, ¿cuándo es aconsejable hacerlo?
En este artículo identificamos algunos de los supuestos en los que te puedes plantear cambiar la duración y fecha de alguna de tus actividades.
Índice
¿Cuándo cambiar la fecha de una actividad?
- Cuando quieras equilibrar el consumo real de tus recursos. Si ves en esta gráfica de Sinnaps, que por ejemplo las tareas de una determinada persona son excesivas para un mismo día, puedes mover la actividad para otra fecha en donde no tenga tanta carga de trabajo.
- Cuando tu cliente necesite antes de lo previsto un determinado entregable. Esto te obligará a adelantar la actividad en tu calendario. Por ello, es importante una comunicación y feedback constante con el dueño del proyecto o cliente para evitar errores que más adelante no tengan solución. Invítale a visualizar tu planificación.
- Cuando modifiques la estrategia del proyecto. Puede ser que decidas que ya no vas a utilizar una determinada actividad por el momento, pero no la quieres eliminar. La puedes pasar a la última fecha de tu planificación para no perderla de vista.
¿Cuándo cambiar la duración de una actividad?
- Cuando varíe el presupuesto estimado inicialmente. Imagina que se amplíe el presupuesto inicial. También puede ocurrir que te lo recorten. Debido a estas variaciones en el presupuesto, deberás realizar en un menor y mayor tiempo las actividades planificadas.
- Cuando te lo sugiera el responsable de la actividad. El director del proyecto no tiene por qué saber exactamente conocimientos técnicos de ejecución de las actividades. Si mantienes un feedback constante con tu equipo, la planificación será mucho más realista.
- Cuando modifiques la estrategia del proyecto. Al igual que ocurre con la fecha, las actividades pueden extenderse en el tiempo si por ejemplo, añadimos nuevas subtareas.
- Cuando aún no se ha validado la actividad por incumplimiento para la fecha prevista. Suele ocurrir más de la cuenta. De ahí, que extendamos la duración de la actividad y sigamos el principio básico de todo Project Manager: planificar de manera realista y consecuente con el estado real del proyecto.
Recuerda que para modificar la planificación de tu trabajo, es aconsejable hacerlo con aplicaciones que permiten esta flexibilidad, gracias a las relaciones entre las actividades. Sinnaps te re-calcula la mejor ruta de trabajo en apenas tres segundos, para que los cambios interfieran lo menos posible a la productividad de tu trabajo.
Además, estos cambios se harán desde el Modo de pruebas de tu planificación, por lo que verás el impacto de los mismos, antes de implementarlo definitivamente y sin que nadie del equipo se entere de tus pruebas.
Cambiar fecha y duración de las actividades en Sinnaps
Para ello, una vez hacemos click sobre la actividad que queremos editar, podemos modificar su duración, moverla a una fecha concreta, y vincularla con otras actividades. En este tip, explicamos cómo cambiar la duración y fecha de una actividad, para lo que existen diferentes vías según las características de la actividad correspondiente.
Modificar la duración de la actividad
Para cambiar los días totales que dura nuestra actividad, podemos hacerlo de dos maneras.
— Una vez hemos hecho click en la actividad correspondiente, el margen derecho de la misma es de color azul y nos indica que podemos alargar o reducir su duración simplemente poniéndonos encima de la línea y arrastrando el cursor hasta la fecha que necesitemos.
— Desde el panel de información de la actividad, también podemos añadir directamente el total de días que durará la actividad.
Cambiar la fecha de la actividad
Cuando las actividades tienen dibujado este icono de calendario sobre ellas, significa que tienen una fecha fijada en el calendario directamente por nosotros.
Para cambiar esta fecha, podemos hacerlo también de dos maneras.
— Hacemos click en la actividad ya creada -se nos abrirá el panel de información- y la arrastramos a la fecha fija que queremos comenzar a ejecutarla. Al arrastrar una actividad, directamente le estaremos asignando una nueva. Sinnaps re-calculará en tiempo real la ruta de trabajo optimizada, tras el cambio.
—También podemos hacerlo desde el panel de la actividad, indicando directamente la fecha en el calendario.
Nota: la holgura o rango de fechas en los que podemos poner una actividad en nuestra planificación viene definida por sus dependencias. Si queremos posicionar una actividad en una fecha fuera de su rango de holgura, deberemos hallar la dependencia que nos lo impide y editarla. Dicha holgura viene estimada a través de la red de dependencias y de su diagrama PERT.
Pincha aquí para más información relacionada con las dependencias o vínculos entre actividades.
Modificar las dependencias con otras actividades
Cuando una actividad está vinculada a otra y, por tanto, no tiene una fecha fija asignada, debemos modificar sus vinculaciones, si queremos re-planificar dicha actividad. O bien, eliminar la vinculación para asignarle una fecha fija.
Sinnaps utiliza las dependencias para detectar cuándo finaliza una actividad y debe dar comienzo otra. De esta manera, calcula tu camino crítico y optimiza tu planificación.
La manera más rápida de desvincular actividades o añadir nuevas es desactivando o activando el botón de la flecha sobre las actividades -si está azul es que está vinculada, si tiene el fondo blanco no lo está:
Pero también podemos hacerlo desde el propio panel de información de la actividad. Hacemos click en el icono de papelera, para borrar la dependencia que queramos o añadir una nueva haciendo click en este botón y escribiendo el nombre de la actividad a la que queramos que esté vinculada.
Al crear dependencias desde este panel, también podemos vincular la actividad a objetivos que nos hemos ido marcando a lo largo del proyecto. Para hacerlo, tan sólo tenemos que seleccionar los objetivos que deseemos desde el mismo selector.
Importante: en Sinnaps, las dependencias, siempre prevalecen sobre las fechas fijadas. Es posible, que tras fijar una fecha y además vincular la nueva actividad a otras actividades de la planificación, Sinnaps no pueda respetar la fecha fijada inicialmente.
