Un proceso es un conjunto de pasos a seguir para alcanzar un determinado objetivo. Se entiende como un procedimiento que lleva a la obtención de un producto o servicio.
Así pues, mientras que un proyecto es único y está compuesto por un equipo de personas concreto en un periodo determinado, un proceso puede ser utilizado al mismo tiempo por un número ilimitado de equipos. Simplemente, siguen esa guía de pasos. Consumen los recursos planificados en el proceso, en el periodo que crean conveniente y por un equipo de personas distinto.
Por eso, si tus proyectos suelen seguir siempre el desarrollo de las mismas actividades, puedes convertirlo en proceso o plantilla. Este proceso puedes utilizarlo sólo tú, de manera privada o puedes compartirlo en el Process Store de Sinnaps, con quien quieras.
¿Por qué compartir un proceso o plantilla?
Los procesos o plantillas se pueden compartir con las personas que consideres necesario. De esta manera, te ayudarán a mejorar tus procesos o plantillas y aportarán sus conocimientos para obtener un proceso o plantilla de diez. O simplemente, porque queremos recomendarlo a un compañero de trabajo.
Aquí te damos algunas ideas, con el fin de que tus procesos o plantillas se conviertan en los más populares.
Te recomendamos: Claves para que tus procesos o plantillas sean populares.
… porque queremos mejorar la gestión de nuestros recursos.
… porque no estamos seguros de qué actividad va vinculada a otra.
… para trabajar en equipo sobre el propio proceso o plantilla que implementaremos en la empresa.
… para recomendar el proceso o plantilla a los demás.
… porque nos gustaría que lo difundieran.
… para usar ciertas aspectos del proceso o plantilla en un proyecto en el que actualmente estamos trabajando.
Lo más seguro es que se te ocurran más razones por las que compartir nuestro proceso o plantilla a otras personas. ¡Por eso te animamos a que nos lo cuentes! 😉
Ahora que tienes algunas ideas, te contamos cómo lo puedes hacer desde tu app.
¿Cómo compartir procesos o plantilla en Sinnaps?
Sinnaps nos da la posibilidad de compartir nuestro proceso o plantilla con otros usuarios sin necesidad de publicarlo antes. Con esta opción, podemos invitar a quien queramos, para que vean el proceso o plantila y nos ayude en su elaboración.
Nota: es importante aclarar que los usuarios de un proceso o plantilla no actúan como recursos del mismo. Esto sólo sucede en los proyectos.
En los procesos, sí podemos asignar los roles y responsabilidades como recursos. Estaremos planificando recursos en las actividades, con el nombre de director, operario, administrador, secretario, etc. Sin embargo, no podemos identificar cada rol de Sinnaps con un usuario determinado.
Se trata de una de las diferencias más significativas del concepto entre procesos o plantillas y proyectos. Al tratarse de un procedimiento que puede ser utilizado en varios proyectos, los equipos de trabajo de los procesos o plantillas no tienen por qué estar compuestos por las mismas personas.
Compartimos nuestro proceso o plantilla desde el Process Store de Sinnaps, al que accedemos desde nuestro perfil.
De esta manera, accedemos al proceso o plantilla deseado y lo editamos.
Para invitar a los usuarios o compartir con ellos nuestro proceso o plantilla, nos vamos al panel de gestión del equipo, situado en la parte inferior de la planificación del proceso o plantilla.
Escribimos el nombre de usuario de las personas con las que queramos compartir el proceso o plantilla. Y elegimos si queremos que sean Editores de proceso o Process starters.
Editor de proceso o plantilla: corresponden a los usuarios que puede editar el proceso o plantilla. Las personas que les debemos este permiso podrán modificar cualquier aspecto que consideren apropiado del proceso o plantilla.
Process starter: invitaremos a los usuarios que queremos que inicien un proyecto utilizando nuestro proceso o plantilla.
Ambos recibirán un correo electrónico notificando la invitación.
