Un gestor de proyectos es una herramienta de planificación de proyectos con la que podemos controlar sus costes y recursos, coordinar al equipo, evaluar el seguimiento del proyecto y elaborar planes de contingencia, para una toma de decisiones eficaz.
En este post, explicaremos qué es un gestor de proyectos y cómo una herramienta para la administración de proyectos puede llevar un exhaustivo control de los mismos.
¿Qué hace un gestor de proyectos?
Para entender qué es un gestor de proyectos, debemos saber qué hace un gestor de proyecto. Por ello, identificamos las funciones que no deben faltar en una herramienta de gestión de proyectos adecuada, profesional pero a la vez sencilla de utilizar.
Planificación flexible. Sea cual sea tu sector, siempre tendrás que planificar las actividades en función a unas prioridades concretas, persiguiendo unos objetivos. Además, las herramientas de planificación de proyectos deben planificar las tareas de una manera flexible.
Ten en cuenta, que una vez comenzada la ejecución de los proyectos, pueden surgir contratiempos que pueden amenazar la planificación inicial.
Si usamos un software para la administración de proyectos con el que planificar de una manera flexible, cualquier cambio que realicemos siempre podemos ver cómo repercute en toda la planificación antes de implementarlo.
Gestión y control de costes a tiempo real. El gestor de proyectos debe tener una funcionalidad clave: la planificación de costes y su imputación de gastos a tiempo real. Sólo así podremos realizar un seguimiento de costes adecuado e inmediato.
En un equipo de trabajo en el que cada persona tiene asignada una actividad, los recursos empresariales gastados en cada tarea deben ser imputados en el momento de coste. El director del proyecto podrá comprobar si lo que planificó coincide con la realidad. De esta manera, podemos tomar decisiones rápidas y eficaces. Y si la planificación es flexible, podremos hacer los cambios que necesitemos en el momento que consideremos.
Comunicación y coordinación del equipo de trabajo. La gestión del equipo humano de trabajo es clave si queremos que nuestro proyecto salga adelante. Se trata de una de las piezas más subestimadas en la gestión de proyectos y de las más cruciales. Muchos directores de proyectos profesionales se dan cuenta de ello a lo largo de los años.
De hecho, hay quien dice que lo más complicado en la administración y dirección de una empresa es precisamente la gestión de las personas que la forman. Y todas deben saber qué es un gestor de proyectos y cómo utilizarlo fácilmente.
Por ello, si trabajamos con herramientas para gestión de proyectos online que tengan en cuenta el trabajo en equipo, habremos adelantado mucho en nuestros proyectos.
Asesoramiento en la toma de decisiones. Las dos primeras consideraciones de lo que deben ofrecer las herramientas de planificación de proyectos, extraemos una conclusión clave: la toma de decisiones rápida y eficaz. Lo mejor, es que nuestro gestor de proyectos nos puede asesorar en esa toma de decisiones, gracias a la aplicación de unos índices de evaluación y control basados en técnicas profesionales (Valor Ganado).
De esta manera, realizaremos un seguimiento del proyecto a tiempo real. Veremos, entre otras cosas, si vamos a buen ritmo de trabajo y si estamos gastando el presupuesto según lo estimado.
Gestión de riesgos en proyectos. La gestión de la incertidumbre es una de las características más importante en cualquier gestor de proyectos, a diferencia de un gestor de tareas. A través de una determinada metodología de gestión de proyectos, podremos saber cuánto tiempo mínimo debe durar nuestro proyecto gracias a la ruta crítica (CPM) y qué prioridades deberíamos hacer para la ejecución de las tareas (diagrama de PERT). Así, estaremos combinando PERT y CPM técnicas para detectar la mejor ruta de trabajo para cumplir con nuestros plazos.
De esta manera, estaremos optimizando todos los recursos, para desarrollar el proyecto en el menor tiempo posible. Así entenderemos mejor para qué sirve y qué es un gestor de proyectos. Si esto, lo visualizamos en un panel Kanban o en el denominado Gantt-flow de Sinnaps, todo será mucho más sencillo y fácil de gestionar.
Elaboración automática de informes completos. La analítica de datos está presente en todas las aplicaciones de hoy. Por eso, tu herramienta de gestión de proyectos debe aprovechar los datos que se generen dentro de tu proyecto. ¿Cómo? A través de la creación de informes completos en tan sólo unos segundos.
Con aplicaciones de planificación de proyectos como Sinnaps, obtenemos informes en PDF para poder comunicarnos con el resto del equipo de la manera más rápida, productiva y eficaz posible.
De modo que, ¿qué es un gestor de proyectos? En definitiva, es la herramienta la que te permite realizar tu trabajo de una manera mucho más sencilla y lógica. Aprovechando y sacando toda la rentabilidad posible a tus recursos disponibles. Es un asesor de tu trabajo diario, y una aplicación que te ayudará a realizar un seguimiento real de tus proyectos y la gestión completa de tu negocio.
Por ejemplo el gestor de proyectos Sinnaps permite gestionar los cambios en la planificación, creando simulaciones de escenarios y viendo cómo afectan estas a todo el proyecto. Además, nos ayuda a gestionar recursos y controlar los balances de gastos en cada actividad, así como nos ayuda priorizar actividades, detectando las tareas más críticas en el proyecto.
