El Scope Creep se produce cuando durante la ejecución de un proyecto, se extienden sus requerimientos. Un ejemplo muy común puede ser el presupuesto. Esta clase de imprevistos pueden poner en peligro el proyecto, por eso vamos a ver cómo detectarlos a tiempo y cómo ir controlando los cambios y el rendimiento del proyecto según su evolución. Y es que la seguimiento continuo es clave para ir corrigiendo estos pequeños cambios.
Índice
Principales causas por las que ocurren los Scope Creep en proyectos
Por lo general, sea cual sea el tipo de proyecto y la empresa en donde se desarrolles, existen unas causas principales para que surjan imprevistos de última hora que pueden poner en peligro su éxito.
- Falta de claridad y precisión en las especificaciones del proyecto. Una característica bastante común, sobre todo, si hablamos de proyectos de desarrollo ágil. En este punto, el enunciado del alcance del proyecto, o también traducido ¡como Project Scope Statement es difícil de precisar. Aun así, en su descripción podemos determinar objetivos y soluciones destacadas que queremos conseguir al finalizar el proyecto.
- Diseño y desarrollo de actividades sin haber hecho un previo estudio de su ejecución, de los recursos realmente necesarios, de su duración, para así establecer un costo-beneficio adecuados. De hecho, una solución clave para evitar el Scope Creep es planificar varios escenarios de proyectos, si tenemos especificaciones que no son seguras.
Un ejemplo de simulaciones lo encontramos en herramientas online de gestión de proyectos como Sinnaps.
Hacer simulaciones con Sinnaps
- Permitir una relación directa entre cliente y participantes del equipo. Debe existir un responsable que gestione esta comunicación, ya que pueden existir malentendidos que hagan que caigamos en el Scope Creep de nuestro proyecto.
- Además, es sabido que existen clientes que tras cerrar el presupuestos del proyecto, encargan extras los cuales incrementan la duración del proyecto y no tanto su coste.
- Falta de previsión y planificación. Debemos planificar tiempo para planificar nuestro proyecto. Aunque existen aplicaciones web fáciles de usar como Sinnaps, para planificar y gestionar nuestros proyectos online de manera colaborativa, es importante que dediquemos un momento a prever escenarios y posibles cambios durante la ejecución del proyecto.
- Requisitos iniciales mal definidos. De ahí que la comunicación debe ser constante, clara y permitir un trabajo colaborativo. Para ellos, se planifican hitos o momentos clave en los que revisar el trabajo terminado y ver cómo podemos desarrollar las siguientes actividades, con el propósito de ir optimizando el proyecto al medida de su avance.
Algunas recomendaciones…
¿Cómo detectar a tiempo el Scope Creep en la gestión de proyectos?
Evaluación constante del proyecto. No hay otra. Si vamos controlando los cambios, el ritmo del trabajo y gasto del presupuesto diario, podremos ir ajustando y optimizando su ejecución.
Para ello, existen herramientas online que miden al momento el rendimiento del proyecto y utilizan técnicas profesionales de Valor Ganado. En este vídeo, se puede ver en un minuto cómo funcionan estos paneles de seguimiento.
DETECTAR DESVIACIONES PRESUPUESTARIAS
La mayoría de planificaciones no resisten intactas a la primera negociación. Por ello, en la medida de lo posible, es importante centrar los esfuerzos y la atención en las actividades críticas, pero sin descuidar las tareas menos prioritarias, de donde se nos puede desviar también el presupuesto. Lo mejor es utilizar herramientas de gestión de proyectos adecuadas como Sinnaps 😉 ¡Fáciles, online y colaborativas!
¿Cómo detectas la Scope Creep de tu proyecto? ¿Controlas y realizas una evolución continua de los cambios? Cuéntanos y comparte con todos, tus dudas y comentarios 🙂
