11 pasos para iniciar un proyecto con éxito

Empezar no suele ser fácil. Para cualquier faceta en nuestra vida, iniciar algo suele ser un proceso costoso y plagado de dudas. Si hablamos de gestionar un amplio número de recursos, si disponemos de un plazo determinado y con un presupuesto ajustado, la dificultad se triplica. Por ello, vemos conveniente identificar los primeros pasos para iniciar un proyecto con éxito y algunos de los trucos para gestionar tu proyecto a otro nivel.

 

 

11 pasos para iniciar un proyecto

 

Te presentamos las primeras etapas de un proyecto con el fin comenzar a planificar y gestionar cada una de sus actividades:

 

Paso 1: Definir metas concretas

Paso 2: Dibujar una estrategia

Paso 3: Definir y asignar responsabilidades

Paso 4: Boceto inicial del plan a seguir

Paso 5: Identifica los parámetros que medirán el éxito del proyecto

Paso 6: Identifica los caminos críticos y los cuellos de botella

Paso 7: Análisis de riesgos

Paso 8: Define un plan de comunicación

Paso 9: Asigna recursos en cada actividad

Paso 10: Muéstrate accesible para tu equipo y no dejes de motivarlo

Paso 11: Vuelve atrás cuando lo necesites para re-calcular mejores rutas de trabajo

 

Paso 1: Definir metas concretas

Como en todo, la primera pregunta que nos plantearemos será: ¿qué queremos conseguir al final nuestro proyecto? ¿Para qué nos embarcamos en este proceso e invertimos dinero y esfuerzo en él? Si desde un principio tenemos claro el resultado, nos será más fácil sentar la bases de la pirámide.

Estos objetivos deben estar bien marcado y, sobre todo, bien comunicados. No podemos guardárnoslos para nosotros, porque las personas involucradas en el proyectos desempeñarán los objetivos almacenados en sus correspondientes mentes. Así pues, es clave que compartamos las metas, que las analicemos entre todo el equipo, y que preguntemos también a las personas que ejecutarán cada una de las actividades del proyecto.

 

Paso 2: Dibujar una estrategia

En esta fase se identifican las actividades principales de nuestro plan, orientado a la meta que anteriormente hemos valorado y comunicado en una primera reunión. Una estrategia que deberá quedar reflejada en las conclusiones del proyecto, una vez finalizado.

 

Paso 3: Definir y asignar responsabilidades

Tan importante es plasmar las funciones y actividades adecuadas como asignarles la persona correcta para su ejecución. Por ello, es conveniente elaborar una lista de todos los contactos que formarán parte del proyecto.

Cuando tenemos que organizar un equipo de trabajo, debemos tener en cuenta una serie de requisitos. Uno de ellos, será formar equipos multidisciplinares. Cada uno de sus miembros posee unas singularidades que le hacen necesario —que no imprescindible. Ya sea el proyecto más simple del mundo o el más complejo de la Tierra, existen actividades que demandan capacidades diferentes. Unos proyectos estarán formados por tareas con mayor grado de similitud, pero en todos ellos se necesitan distintas personas especializadas en lo que mejor saben hacer. Por ejemplo, diseñar una maqueta en 3D o programar una aplicación, grabar un vídeo corporativo y escribir guiones terroríficos de cine experimental.

 

Paso 4: Boceto inicial del plan a seguir

Puede ser en la misma reunión inicial. Comparte con todo el equipo los primeros pasos para poner en marcha el proyecto. Después, ya tendrás tiempo de cambiar detalles o continuar con tu planificación. Para eso, puedes apoyarte en herramientas con capacidad para realizar cambios de última hora.

Con Sinnaps, por ejemplo, puedes ver el impacto de estas modificaciones antes de implementarlos en la planificación, y sin que nadie se de cuenta de que estás valorando cambiar cosas. Evitarás malentendidos. Una vez lo tengas claro y decidas cambiar la actividad pertinente o el recurso determinado, se implementará en la planificación. La herramienta online de gestión te guiará y enseñará para saber cómo hacer un proyecto optimizado, colaborativo y eficiente.

Paso 5: Identifica los parámetros que medirán el éxito del proyecto. ¿Qué es lo que consideraremos un triunfo? Cuantifica cada logro, y establece los hitos de proyecto. Cada vez que llegues a uno, podrás echar un vistazo de lo conseguido y valorar si vas por buen camino o debes rehacer la actividad. Existen técnicas como la del Valor Ganado, que te asesorarán continuamente del funcionamiento de tu proyecto en base a la planificación.

 

Paso 6: ¿Cuál es mi camino crítico y cuáles son los cuellos de botella?

Al planificar cada actividad y relacionarlas entre sí, se genera una ruta crítica o camino crítico. Lo que quiere decir que si alguna de las actividades de esta ruta sufriera retraso, todo el proyecto se estancaría, siendo susceptible el fracaso del mismo.

Las técnicas basadas en PERT y CPM de Sinnaps, ayudan a evitar este riesgo y generan automáticamente el flujo de trabajo óptimo para tu proyecto. Puedes equivocarte diseñando la compleja red de PERT o calculando el CPM, por eso ya disponemos de herramientas online muy intuitivas que con un simple botón, calculan en tres segundos la mejor ruta de trabajo para tu proyecto. Tienen en cuenta todos tus recursos disponibles y las relaciones que establezcas entre tus actividades.

Además, una vez sepas el camino crítico de tu proyecto, sabrás la duración del mismo y podrás informar al cliente de un plazo determinado. Este sería el camino crítico de una planificación:

 

 

Paso 7: Análisis de riesgos

Revisa bien tu planificación y elabora un detallado análisis de los riesgos que puedes encontrar durante el desarrollo del proyecto. ¿Qué pasaría si…? ¿Y si…? ¿Si nos falta esto…? Hazte con una lista de los riesgos que pueden distorsionar tu proyectos y adelántate a ellos. Sólo así podrás minimizarlos rápidamente. Puedes guardar planificaciones simuladas de los riesgos más probables. En este caso, conviene ser un poco agorero. Para todo lo demás, no.

 

Paso 8: Define un plan de comunicación

Como dijo el arquitecto Project Manager Professional (PMP) Carlos J. Pampliega en la entrevista de este mes, «el factor más importante para el éxito de un proyecto, es la relación con las personas». Pues bien, para iniciar un proyecto con éxito es conveniente diseñar un buen ejemplo de plan de comunicación. Lo que quiere decir que se establecerán las reuniones periódicas, los responsables en notificar regularmente al cliente y encargarse de que todos tengan voz y voto en el proyecto.

Además, aquí tienes un post en el que te contamos algunas técnicas de comunicación oral y cómo la comunicación abierta te ayuda a aumentar la velocidad de tus proyectos.

 

 

 

Paso 9: Asigna los recursos necesarios para cada uno

Todos deben tener acceso a las herramientas que van a necesitar en sus actividades. Es habitual, en estos casos, utilizar software accesibles y en el cloud. Es el presente y futuro de la gestión de proyectos profesional.

 

Paso 10: Muéstrate accesible para tu equipo y no dejes de motivarlo

Cuando se disfruta con lo que uno hace y se siente motivado, es increíble lo que puede dar de sí mismo. La productividad se dispara. Es un tópico y un hecho. Así que, tan importante es saber qué herramientas utilizar, las actividades a realizar o las personas que darán vida al proyecto, como tener claro cómo  puedes motivar a tu equipo. Además, trata de estar disponible para tus colaboradores. No debe ser un impedimento más, sino te localizan cuando surgen dudas.

 

Paso 11: Vuelve atrás cuando lo necesites

Volver no es sinónimo de fracaso. Volver es consultar y aclarar. El tiempo distorsiona muchas veces nuestras metas. ¿Por qué estaba haciendo yo esto? Revisar el primer plan, las reuniones iniciales y las listas de la primera fase, ayudan a encauzar el camino del éxito, que no hacia el éxito. Ya estaremos haciéndolo bien. De ahí que se utilicen técnicas ágiles como Scrum, con ciclos cortos y revisiones periódicas.