¿Por qué es tan importante dedicar tiempo a otras cosas que no sean planificar?
En numerosas ocasiones, no administramos correctamente el tiempo de nuestras tareas. Esto nos lleva a olvidarnos del control que realmente supone saber cuánto dedicamos a esto y cuánto le robamos a lo otro. En la gestión de proyectos, hay una clave que debemos recordar siempre: no podemos recuperar tiempo perdido. Es el recurso más agotable e ilimitado. Por eso, es curioso descubrir que invertimos más de lo que deberíamos en planificar y menos en pasar a la acción.
No ponemos en duda que la planificación es una de las tareas más importantes para llegar a nuestro objetivo. De hecho, Sinnaps es una herramienta especializada en planificar proyectos. Nuestro discurso siempre apoyará la adecuada y estudiada planificación del trabajo. Sin embargo, existe una premisa mucho más importante que realizar una buena planificación: nuestra habilidad para ser productivos.
¿Qué supone ser productivos? Saber gestionar el tiempo y priorizar. Y si eso significa dedicar menos tiempo y esfuerzo a nuestra planificación, adelante. Se trata de encontrar el equilibrio en la planificación y gestión de proyectos. De ahí, que resulte tan importante elegir las herramientas adecuadas que nos permitan dedicar más tiempo a realizar las tareas o a gestionar otros proyectos, y no a invertir tanto esfuerzo y coste en planificar y re-planificar.
Así pues, la automatización se convierte en nuestra más querida aliada. A través de técnicas que nos permiten obtener rutas de trabajo optimizadas y automáticas, lograremos ganar más tiempo para sacar adelante el proyecto y pasar a la acción.
¿Por qué añadir dependencias en las actividades?
Es fundamental si queremos reducir el tiempo de nuestra planificación. Una actividad depende de otra, cuando su inicio depende de que termine la actividad que la precede. Por ejemplo, hasta que no finalice recoja todos los requerimientos del cliente, no podré comenzar con el diseño de la maqueta sobre la construcción de una nave industrial.
Visto así, podría parecer una técnica bastante sencilla de fácil solución. Sin embargo, muchos proyectos están formados por numerosas actividades de complicada planificación. La automatización al planificar actividades, pasa por crear dependencias entre ellas. De esta manera, una herramienta de gestión online como Sinnaps, puede calcular y obtener un flujo de trabajo optimizado. Rentabilizaremos al máximo el tiempo invertido en planificar. Y es que es así de fácil y rápido crear dependencias entre las actividades de tu proyecto.
Re-planifica más rápido
Los proyectos tienen vida propia. Sí, es un hecho que todo Project Manager profesional comparte. Existen imprevistos, riesgos de última hora, cambios a los que hacer frente y numerosos problemas que quizás no habíamos tenido en cuenta en el plan de contingencia. ¿Cómo hacer frente a todo esto? ¿Cuándo hacer un análisis de riesgos? ¿Cómo logramos atajar los imprevistos a tiempo, de manera que no signifique un retraso atroz para el éxito del proyecto?
Cambiar la fecha de una de nuestras actividades o añadir una dependencia puede suponer volver a planificar toda la ruta de trabajo. Y entonces, ¿para qué hemos invertido tanto tiempo en planificar inicialmente? Pues bien, nos podemos ahorrar la dichosa pregunta de turno, si trabajamos con aplicaciones especializadas en gestionar y no sólo en elaborar listas de tareas. Aquí radica la diferencia principal entre la calidad de unas y de otras herramientas. También es cierto, que depende de cuál sea tu trabajo.
Por ejemplo, en Sinnaps puedes cambiar todo lo que quieras de tu planificación las veces que quieres, independientemente de si están involucradas más personas. Automáticamente, volverá a re-calcular la mejor ruta de trabajo, informando a todo el mundo. Pero cuidado, a veces es mejor ver el impacto que supondrá el cambio, antes de implementarlo. Para eso podemos trabajar con las simulaciones del proyecto o el modo de pruebas del mismo.
Importante para pasar a la acción: no retrasos, gestión de imprevistos y efectividad al planificar de manera veloz.
Aquí puedes saber más sobre las claves principales para una buena administración del tiempo en la gestión de proyectos profesionales.
