Todo sobre la Gestión de Proyectos

Gestión de proyectos es el método para la planificación, organización, colaboración, evaluación y control de recursos necesarios para lograr uno o varios objetivos.

Para todo ello, existen herramientas de gestión de proyectos con las que aplicar las técnicas más innovadoras desde una aplicación totalmente intuitiva y fácil de utilizar, como una de las herramientas de gestión de proyectos más útiles, Sinnaps para una gestión de proyectos online.

Sin embargo, a continuación hablaremos de cómo la dirección y gestión de proyectos puede situar a tu empresa y a tu carrera profesional en una posición ventajosa en el mercado. Además, te contaremos cómo funciona la gestión de proyectos con el fin de profesionalizar tu trabajo y obtener mejores resultados.

Unos conceptos básicos para la gestión de proyectos adecuada y efectiva, con la que obtener beneficios con las mínimas inversiones. Y es que al final, de lo que se trata es de optimizar los procesos de producción, aprovechar los recursos y conseguir rutas de trabajo productivas.

 

Sinnaps, planificación y gestión de proyectos

 

 

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Introducción a la gestión de proyectos

 

Antes de conocer qué es la gestión de proyectos, debemos tener muy claro qué es y qué no es un proyecto. Curiosamente, dar una definición acertada de proyecto se convierte en un gran reto para muchos de los profesionales que se dedican a la gestión de proyectos.

Los proyectos son procesos únicos, característicos por cumplir tres principios fundamentales:

• Disponen de fecha de inicio y fin
• Siguen unos requerimientos preestablecidos, relacionados y coordinados entre sí
• Incluyen unas limitaciones de tiempo, costes y recursos

Así pues, la gestión de proyectos está directamente relacionada con la coordinación de todos los esfuerzos que se emplean para la consecución del objetivo principal y único, ya sea la obtención de un producto o servicio, o el cambio positivo para añadir valor a un proceso o empresa.

De ahí, la importancia de la gestión de proyectos en las organizaciones. De hecho, el 75 por ciento de empresas que aplican una dirección de proyectos profesional, cumplen con sus objetivos estratégicos y comerciales. Y la mayoría de estas compañías utilizan una aplicación de gestión de proyectos como Sinnaps.

Y es que, una gestión profesionalizada está basada en una buena planificación de proyectos y una gestión y dirección acertadas, según la naturaleza y fin del proyecto en sí. No es lo mismo un proyecto de desarrollo de una aplicación online que el nuevo diseño de las nuevas lentes de unas gafas de sol.

 

¿Cómo te ayuda Sinnaps para cumplir con plazos y objetivos?

 

En la actualidad, existen muchas herramientas con las que gestionar nuestros proyectos profesionales, sin embargo, muchos usuarios suelen desistir por varias razones. Bien porque no cumplen con las necesidades de la empresa, o bien porque son tan poco intuitivas que se pierde más tiempo aprendiendo y usando la herramienta que ejecutando y gestionando proyectos.

Afortunadamente, contamos con Sinnaps. Esta aplicación puede gestionar tanto los proyectos más simples como los más complejos. En tan sólo unos meses, ha sumado más de 10.000 usuarios y es que promete como la solución que muchas empresas estaban buscando.

 

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¿Cómo nos resuelve Sinnaps muchas de nuestras necesidades y qué la hace especialmente recomendable?

 

 

• Planificación en un calendario intuitivo para todo tipo de proyectos
• Gestión completa de recursos
• Planificación de actividades dependientes entre sí y con subtareas 
• Presupuesta horas de trabajo del equipo
• Control de la carga de trabajo de los colaboradores
• Fomenta el trabajo en equipo. Los colaboradores pueden imputar gastos, validar tareas, chatear, adjuntar documentos, etc.
• Asesoramiento y control continuo del estado del proyecto a través de técnicas de Valor Ganado
• Control de todos los proyectos de la empresa desde un único panel

 

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Historia de la gestión de proyectos

 

El origen de la gestión de proyectos se remonta a la prehistoria, pero hasta hace poco no se teoriza.

La gestión de proyectos tiene su origen desde que el hombre es hombre. Y es que siempre hemos vividos rodeados de proyectos. Se podría decir que cuando los Homo sapiens cazaban sus presas ya estaban planificando, evaluando y controlando su objetivo. ¿El fin? Comer. Uno de los principales objetivos de la gestión de proyectos de antaño.

Pero si tuviéramos que comparar la gestión de proyectos con la de nuestros días, la más cercana es la construcción de obras públicas. Hasta el siglo pasado, estos trabajos siempre han sido gestionados por maestros de ingeniería civil. Calzada romana, pirámides de Egipto, catedrales góticas, etc.

En todos estos proyectos hay tres elementos claves y comunes entre sí: recursos, tiempo y coste. La relación entre los tres determinará la buena, regular o mala gestión. El equilibrio entre los recursos y su alcance será vital para que la pirámide no se venga abajo, la calzada llegue a su destino o la catedral represente las cimas celestiales.

A partir de 1900, se comienza a profesionalizar una labor que hasta entonces había sido representada por ingenio, experiencia y maestría. Como disciplina, la gestión de proyectos empieza a representar la construcción civil, la ingeniería y la defensa pesada o armada. Es precisamente, a través del Departamento de Defensa de los Estados Unidos cuando se van aplicando técnicas lógicas muy estudiadas. Véase PERT (Project Evaluation and Review Techniques) o CPM (Crtical Path Method). Pero esto ya es otra historia…

En la actualidad, podemos contar con grandes e influyentes profesionales que ejercen de Project Managers para proyectos complejos de construcción, ingeniería o servicios tecnológicos.

 

¿Para qué sirve la gestión de proyectos?

 

La gestión de proyectos sirve para alcanzar un objetivo en concreto, utilizando sólo los recursos necesarios en un plazo de tiempo determinado. Durante este proceso, se desarrolla un plan a seguir con una estrategia específica, durante la cual surgen algunos inconvenientes por el camino.

En el Project Management, el director de proyectos estará trabajando necesariamente con la incertidumbre. Muchos productos o servicios emplean metodologías ágiles para su desarrollo. Lo que quiere decir que a lo largo de su elaboración surgen imprevistos, muchos de ellos difíciles de capear. La dirección de proyectos los tendrá en cuenta, no tanto el nuevo requerimiento de su cliente en sí, sino más bien relacionado a cómo modificar la planificación para que afecte lo menos posible a su conjunto.

Por ejemplo, con herramientas de gestión de proyectos, diseñadas para la gestión flexible, podrá comprobar cuánto le cuesta añadir una determinada actividad a su proyecto o mover aquel colaborador para que realice tareas en aquella otra actividad. Comprobará además, el tiempo que le suponen los cambios para acercarse lo más posible a la fecha de finalización del proyecto.

No olvidemos que a la hora de planificar un proyecto, estamos estimando una serie de presunciones. Su experiencia será una de las mejores armas, con las que podrá establecer unas reglas para gestionar proyectos para planificar sus proyectos con eficacia y ajustándose a los cambios que puedan surgir.

Otra de las áreas más importantes del Project Management es la gestión de personas. Trabajamos con colaboradores que serán los que formen el proyecto. Uno de los aspectos más difíciles de atender en toda gestión empresarial. Los equipos de trabajo demandan un cuidado y una atención constante. Van más allá que unos simples recursos. Hay que asignarles los roles adecuados, la formación necesaria y la motivación prácticamente obligatoria.

De este modo, el director de proyectos proporcionará todo lo necesario para que la maquinaria funcione, siempre controlando y atendiendo a un objetivo final en una fecha establecida. Para ello, seguirá unas metodologías específicas según su tipo de producto o servicio, y responderá a todas las preguntas que se planteen a lo largo de su ejecución. Y es que el Project Manager se define básicamente como la persona que responde oficialmente a la multitud de dudas que surgirán en cada una de las fases.

 

Fases de la gestión de proyectos

 

Las principales etapas de gestión de proyectos se pueden aplicar en gracias al software de gestión de proyectos en español que utilices normalmente. Todo, según el tipo de proyecto que vayas a llevar a cabo.

1. Identificación de una necesidad concreta.
2. Diseño de la planificación del proyecto. Le daremos una fecha de inicio, unos recursos disponibles y unos entregables de cada una de las etapas o actividades que formen el mismo.

Un paso que no suele ser precisamente demasiado relevante para una gran parte de las empresas. Hay que dedicarle tiempo y esfuerzo, pero sobre todo lógica y mucho sentido común.

Cuando trabajamos con proyectos en los que gestionamos un gran volumen de recursos, la relación de todos los elementos debe ser extremadamente eficiente, si queremos aprovecharlos al máximo, y más cuando atendemos a unos costes limitados.

3. Seguimiento y evaluación continua. Una vez que el proyecto está en marcha, la gestión prosigue. Y de forma muy exhaustiva. Por eso, no nos quedamos en la planificación. Sino que seguimos dirigiendo y gestionando muchos elementos que pueden cambiar de forma drástica nuestros objetivos iniciales.

 

 

Beneficios de la gestión de proyectos

 

Al profesionalizar la gestión de proyectos, y aplicar técnicas efectivas en nuestra empresa estaremos obteniendo unos beneficios muy valiosos y que afectarán directamente a los resultados de la organización. Así pues, lo principales beneficios de aplicar una gestión de proyectos gracias a herramientas diseñadas para ello, como Sinnaps, son:

• Optimización de las rutas de trabajo.
• Identificación de caminos críticos y cuellos de botella.
• Gestión de costes y presupuesto de los diferentes escenarios posibles.
• Coordinación y trabajo en equipo.
• Comunicación constante e información con la que manejar el ritmo de desarrollo del proyecto.
• Seguimiento y control del funcionamiento del proyecto, con respecto a la planificación.
• Planificaciones realistas, basadas en recursos disponibles.
• Aplicación del Know-how de la empresa, gracias a lecciones aprendidas en la gestión de otros proyectos.
• Planificaciones flexibles que gestionan los contratiempos.
• Documentación compartida.

 

Utilizamos software para la gestión de proyectos profesionales, que nos ayudarán a obtener todas las ventajas de aplicar una dirección y gestión de proyectos adecuada.

 

Gracias a la revolución en la gestión de proyectos, las nuevas tecnologías nos brindan una de las ventajas más importantes en las últimas décadas: la posibilidad de unir técnicas predictivas y ágiles.

Esto se consigue gracias a la obtención del Camino Crítico o CPM, combinado con técnicas PERT, un diagrama en red que relaciona las actividades para crear automáticamente el flujo de trabajo óptimo según los recursos disponibles. El Camino Crítico nos marcará la longitud mínima de ejecución del proyecto.

De esta manera, un proyecto industrial podrá ser flexible a los contratiempos al mismo tiempo que predice lo que va a suceder en las próximas semanas. Así funciona la dirección y gestión de proyectos, en saber qué hacer, cómo hacer y cuándo tener hecho.