Proceso de planeación

Un Proceso de Planeación es el conjunto de estrategias y acciones estimadas con el fin de obtener un objetivo en concreto. Así pues, se trata de una previsión de futuro y definición de una estrategia para alcanzar los resultados esperados. Todo ello, puede estar representado en un cronograma de actividades colaborativo y fácil de entender.

 

 

Proceso de planeación

 

El concepto de planeación según diferentes autores:

«La planeación es la determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos.»—Ernest Dale, economista alemán quien influenciado por los acontecimientos socio-económicos del siglo XX desarrollo el método empírico en la administración.

«Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados.» —George R. Terry, escritor estadounidense especializado en administración y gestión de empresa.

«Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.» — Burt K. Scanlan, economista y escritor alemán.

 

La planeación de una empresa

Muchos podéis estar pensando que a veces, de nada sirve planear actividades que al final se cambiar o no se llegan a realizar. Sí que es cierto, que en muchas ocasiones se dedica demasiado tiempo a planear cuando en realidad no invertimos tanto en pasar a la acción.

Afortunadamente existen aplicaciones como Sinnaps que hacen cronogramas y planificaciones flexibles y adaptadas a todos los contratiempos y modificaciones que necesites. Siempre calculando la ruta más rápida y efectiva.

Y es que los elementos del proceso de planeación deben definirse desde una perspectiva realista, siendo consecuentes con los recursos que disponemos. ¿Cuántas planificaciones no han llegado nunca a concretarse? De ahí, que sea clave tener en cuenta ciertos aspectos para planear la estrategia de la empresa siguiendo unas consideraciones imprescindibles y manteniendo siempre unos objetivos generales y específicos determinados.

En este artículo veremos desde la importancia de la planeación realista, todo los beneficios de un buen proceso de planeación, hasta la aplicación de planeación de una empresa, o las fases del proceso de planeación y los pasos para lograr planificaciones efectivas.

 

Importancia de la planeación

 

Toda empresa debe construir una estrategia para alcanzar sus objetivos. Es básico. Y para ellos, también es imprescindible elaborar un plan. Es lo que llamamos proceso de planeación: el conjunto de acciones a seguir para llegar a los resultados que nos proponemos.

En todo proceso de planeación debemos ser conscientes que cuando iniciamos su diseño, el nivel de incertidumbre es alto. Los recursos con los que contamos pueden variar bastante, por no hablar de presupuesto exacto. Esto puede variar en gran medida todo lo que hayamos estimado desde un principio.

Sin embargo, la gestión de la incertidumbre no debe menguar la importancia del proceso de planeación en una empresa, sino más bien debería estar inmersa en ella. Sólo así, podremos hacer planificaciones realistas que nos orienten a lo largo del desarrollo de todo el proyecto.

Por ello, los pasos del proceso de planeación deben enfocarse también en el estudio de los diferentes riesgos y escenarios que se puedan dar durante la ejecución del proyecto. Sinnaps, por ejemplo, guarda las posibles planificaciones de los distintos escenarios para implementarlas al momento si fuera necesario. Lo mejor, es que nada nos pilla por sorpresa pues ya hemos hecho una estimación del aumento de presupuesto o el retraso en la entrega de un proveedor. Sabemos de antemano cómo nos va a afectar en el total del proyecto, su duración o costes finales, por ejemplo.

Por todo esto, el proceso de planeación es la guía, la base por la que debe dirigirse un proyecto. Y no sólo para llevarlo a la práctica, si no para aprender de él en futuras gestiones. Si más adelante, nos surge un proyecto similar, la planeación que nos llevó al éxito en proyectos anteriores estará a nuestro alcance en cualquier momento.

 

 

 

Características de la planeación

 

Convencidos de la importancia del proceso de planificación, veremos qué elementos del concepto de planeación son necesarios para cumplir con nuestras expectativas. ¿Cuáles son los principios de la planeación?

• Para iniciar un proceso de planeación antes debemos haber identificado una necesidad o problema.
• Un proceso de planeación siempre persigue un objetivo concreto.
• Toda planeación ha de tener en cuenta los recursos realistas con los que contamos.
• Lo que planeamos son estimaciones, por tanto están siempre sujetas a un grado de incertidumbre.
• La planeación es una herramienta de comunicación, por lo que debe ser clara y legible por todo el equipo.
• En un proyecto suelen existir actividades relacionadas entre ellas. Lo que quiere decir que necesitamos que unas tareas se terminen para comenzar otras. A la hora de planear estos vínculos entre actividades, es clave saber cómo optimizar su ruta de trabajo.
• Los procesos de planeación de las empresas más competitivas y actuales se realizan en el cloud y tienen en cuenta siempre una gestión de riesgos.
• La automatización forma parte de los procesos de planeación más innovadores y ajustados a la realidad tan versátil en la que viven nuestra empresas hoy día.
• La planeación implica la ejecución de tareas por parte de todo el equipo, por lo que la comunicación debe ser un elemento prioritario en la herramienta de gestión.
• En proyectos complejos suelen existir cuellos de botella, nudos en los que el trabajo corra el riesgo de quedarse bloqueado por la ausencia de algún elemento. Debemos prever estos baches en nuestra planificación, algo que nos ayuda la automatización de aplicaciones como Sinnaps.
• Toda planeación suele tener un camino crítico, un conjunto de actividades principales que determinan la duración total del proyecto. La relación entre ellas, o simplemente su tiempo de ejecución determinan el tiempo mínimo de finalización del proyecto. De ahí, que prestemos una especial atención a la hora de planificar. La automatización en el proceso de planeación vuelve a jugar aquí un importante papel.

 

 

Tipos de planeación

 

Existen muchas maneras de planificar el trabajo, metodologías para cada necesidad o técnicas más o menos adaptadas a los tipos de proyectos.

Así pues, ente los tipos de planeación de una empresa, el mundo del desarrollo de software ha destacado uno que cada vez es más frecuente. Nos referimos a la planificación ágil. Todo hoy en día está sujeto a cambios de última hora, contratiempos que pueden poner en riesgos todo lo que hasta ahora hemos planeado, en el mejor de los casos. Lo peor sería que esta incertidumbre no supiéramos gestionarla y termináramos por desviarnos del objetivo principal.

La metodología ágil permite trabajar con planificaciones flexibles capaces de afrontar estos contratiempos. Y es que en el desarrollo de una aplicación online, por ejemplo, el nivel de incertidumbre inicial es muy elevado, por lo que vamos construyendo a medida que necesitamos implementar nuevas funcionalidades.

La técnica Scrum se ha convertido en las más populares dentro de la metodología ágil. Consiste en dividir el proyecto en bloques e ir revisando cada uno a corto plazo. Suele ser cada semana. Así, se van tomando decisiones mientras se trabajar al mismo tiempo en el proceso de planeación. Lo bueno de esta técnica es que se ajusta perfectamente a los requisitos del cliente, en el momento en el que los demande.

Sin embargo, este tipo de planeación es impensable para sectores como la construcción o ciertas ingenierías industriales. Ambos son sectores de actividad que demandan más una buena previsión de costes, tiempos u otros recursos, más que planificaciones flexibles. Al inicio del proceso de planeación de la construcción de una nave industrial, debemos tener previstos todos los posibles riesgos, para adelantarnos a ellos. Aquí la estimación ha de contemplar técnicas como PERT (Project Evaluation and Review Techniques) o CPM (Critical Path Method) capaces de realizar esa previsión.

Afortunadamente, hoy podemos contar con una metodología combinada capaz de utilizar lo mejor de las técnicas ágiles y las predictivas al mismo tiempo. La automatización de aplicaciones como Sinnaps hace posible que planeemos proyectos, sabiendo lo que sucederá a lo largo de su ejecución y permitiendo realizar todos los cambios necesarios. Sinnaps encuentra la mejor ruta de trabajo, la más rápida y efectiva, optimizada a los recursos disponibles, a la relaciones entre actividades, así como sus duraciones. En unos segundos y después de cada cambio, obtenemos el mejor flujo de trabajo posible.

 

Etapas del proceso de planeación

 

Con independencia del tipo de proyecto o empresa en la que estemos inmersos, las partes del proceso de planeación suele ser: planificación estratégica, táctica y operativa.

La planeación estratégica tiene en cuenta el objetivo principal y planifica acciones a largo plazo. Suele durar unos dos años, aunque cada vez se reduce más este periodo.  Se trata de la visión de empresa en un futuro. ¿Dónde queremos estar dentro de dos o tres años?

La planeación táctica se centra en los recursos necesarios para llevar a cabo las estrategias definidas previamente. Estima su consumo y la aplicación funcional de los mismos. Su estimación ronda uno o dos años.

Por último, en la planeación operativa se asignan los recursos al equipo, se identifican las métricas con las que controlaremos cada uno de los objetivos de las actividades y definiremos las sub-tareas necesarias. Se trata de establecer el alcance de nuestro proyecto, lo que significa también la elaboración de un presupuesto.

Planeación y organización

 

Uno de los elementos del concepto de planeación más importante es el de organización. Si ordenamos nuestras acciones y las enfocamos a alcanzar un objetivo concreto estaremos inmersos en un proceso de planeación. La organización es, por tanto, una herramienta para lograr lo esperado.

Una vez identificamos las actividades que necesitamos para cumplir con los resultados esperados, debemos saber cuándo y durante cuánto tiempo invertiremos nuestros esfuerzos en dichas tareas. Esto se consigue gracias a una buena organización.

Y es que planeación y organización siempre irán de la mano, usando o no herramientas que automatizan rutas de trabajo optimizadas como Sinnaps. Lo que está claro es que organizando nuestro trabajo de la mejor manera posible, aprovechando cada recursos y trabajando a un ritmo productivo, tendremos muchas más posibilidades de conseguir lo que estamos buscando.

 

 

 

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