José Barato, CEO de PMPeople, es ingeniero de Telecomunicaciones por la ETSIT de Madrid, PMP® y PMI-ACP® por PMI®, y diplomado en contabilidad y finanzas por ESINE. Es miembro de la Junta Directiva de PMI-Madrid.
La gestión de proyectos cada vez está más orientada a un modelo colaborativo. Así lo explica José Barato, quien nos explica, entre otras cosas, cómo funciona el Project Management como servicio de colaboración entre profesionales. Una de sus ventajas es la transacción de valor entre los profesionales del sector en cualquier parte del mundo. Algo que además facilita el cloud: «las herramientas de gestión en la nube suponen, no sólo un ahorro de costes, sino una mayor capacidad de gestión y flexibilidad». Cada vez más empresas comenzarán a usarlas, al igual que ya muchas utilizan Gmail en lugar de servidores de correo corporativo, tal y como asegura nuestro entrevistado, quién además nos da las claves en seguridad de datos.
Además, una de las funcionalidades de cualquier herramienta de gestión es la restricción de plazos. Y es que «aunque se tenga poca información de un proyecto, a los interesados les parece un éxito si termina en plazo». Por eso, existen cada vez más software que automatizan los flujos de trabajo, calcula los caminos críticos y hacen posible el trabajo con simulaciones, entre otras cosas.
¿Qué es PMPeople?
PMPeople significa “personas colaborando en Project Management”. Es una plataforma para prestar servicios de valor añadido dentro del sector del Project Management. Permite transacciones de valor entre los profesionales del sector de Project Management en cualquier parte del mundo, a un precio justo, estimulando el crecimiento continuo a través de los mecanismos de puntuación y transparencia de la economía colaborativa.
En su plataforma hablan de la gestión de proyectos como un servicio, ¿en qué consiste exactamente?
A través de PMPeople, los patrocinadores pueden encontrar al mejor Project Manager para gestionar su proyecto como un servicio, a un coste asumible, sin tener que pagar por las herramientas, para que el Project Manager interactúe con los interesados por internet. El Project Manager recibe una remuneración justa mientras dura el proyecto. Por una tarifa plana mensual, un patrocinador puede tener su proyecto gestionado por un Project Manager, compartiendo la información de gestión con un número ilimitado de team members y otros interesados.
En la plataforma PMPeople, los Project Managers pueden ofrecerse para gestionar por internet un proyecto que ha solicitado un patrocinador. A través de las herramientas de gestión de proyectos colaborativas proporcionadas por PMPeople, el Project Manager puede dirigir las tareas de los team members, gestionar las expectativas de los interesados, celebrar reuniones de seguimiento, informar el desempeño, controlar los riesgos, etc. Los Project Managers pueden compatibilizar su trabajo en PMPeople con su trabajo habitual, obteniendo una remuneración justa: PMPeople sólo percibe un porcentaje de lo que paga el patrocinador cada mes.
PMPeople asesora también sobre la acertada gestión de proyectos. ¿Qué debe tener una buena base de datos de conocimientos?
Las organizaciones requieren consultoría en Project Management, por ejemplo, para implantar una PMO, para gestionar el cambio de gestión por operaciones a gestión por proyectos, para formalizar la documentación, los informes de desempeño sobre tiempos, costes, grados de avance, gestión del portafolio de proyectos, modelos de programación, priorización de proyectos, transformación digital, transición a métodos ágiles, gestión de proyectos 2.0, etc. Esta consultoría está, muchas veces, condicionada por tratar de implantar determinadas herramientas muy costosas, antes de conocer los problemas reales. Esto provoca ineficiencias y desperdicio: herramientas con muchas funcionalidades que no se usan, proveedores que invierten en acciones comerciales que no acaban en ventas, grandes proyectos de transformación que no consiguen los cambios esperados, etc.
PMPeople es una plataforma donde las organizaciones pueden encontrar al mejor proveedor de consultoría en Project Management, que será quien mejor comprenda su problema, independizando la solución de las herramientas, facilitando así que los profesionales tengan más oportunidades de ganar dinero por consultoría. Ponemos en contacto a las organizaciones con consultores que ofrecen sus enfoques de solución. El representante de la organización ejecutora elige al consultor que más le convence y contrata sus servicios (externamente a PMPeople). Al finalizar el servicio, el representante de la organización puede responder una encuesta de satisfacción y el consultor puede describir la solución final de forma anónima, que se integrará en una base de datos de conocimiento sobre problemas y soluciones típicos en Project Management. Esta base de datos, anónima y sin información confidencial, es accesible por patrocinadores y consultores.
¿Cómo funciona el Project Management en la economía colaborativa?
PMPeople nació para cubrir muchas ineficiencias que observamos en el sector del Project Management: capacidades ociosas, talento desaprovechado, intermediarios innecesarios, consumidores desatendidos, etc. Se dirige a los profesionales del Project Management que requieren servicios de valor sin intermediarios innecesarios, usando modelos de la economía colaborativa validados por empresas de extraordinario éxito como Uber, Airbnb, Blablacar, TaskRabbit, Instacart, etc. Es una plataforma colaborativa de servicios de consultoría, Project Management y formación en vivo por internet, que pone en contacto alumnos con profesores, patrocinadores con Project Managers y organizaciones con consultores en Project Management.
A diferencia de otros proveedores de formación y consultoría, PMPeople permite acceso directo y transparente a los mejores profesionales, dondequiera que se encuentren. Intentamos cumplir las características que debería tener una empresa de la economía colaborativa, según las 5 directrices descritas por Rachel Botsman:
1) La idea central del negocio implica desbloquear el valor de activos no utilizados o infrautilizados (“capacidad sobrante”) ya sea para fines con o sin ánimo de lucro.
2) La empresa se constituye sobre valores claros en su misión y basa sus decisiones estratégicas a corto y largo plazo sobre principios claros de transparencia, humanismo y autenticidad.
3) Los productores en el lado de la oferta son valorados, respetados y facultados y la empresa se compromete para mejorar económica y socialmente sus vidas.
4) Los consumidores en el lado de la demanda se benefician al obtener bienes y servicios de forma más eficiente y económica, pagando por acceder en lugar de poseer.
5) El negocio se articula en plataformas o redes descentralizadas que crean un sentido de pertenencia, responsabilidad colectiva y beneficio mutuo a través de la comunidad que forman.
¿Qué le pide a una herramientas de gestión de proyectos?
Fundamentalmente las siguientes características, por este orden:
1) Funcionalidades de programación de proyectos (project scheduling): La restricción de plazo suele ser una de las más importantes en cualquier proyecto. Aunque se tenga poca información de un proyecto, a los interesados les parece un éxito si termina en plazo. La forma más común de representar al director de proyectos es una persona controlando un cronograma. Si la principal distinción entre operación y proyecto es que un proyecto tiene una duración prefijada, la principal distinción entre gestión de operaciones y gestión de proyectos es que muchas actividades de gestión de un proyecto van encaminadas a terminar en la fecha prevista. Afortunadamente, en este campo la gestión de proyectos ha avanzado admirablemente. Muchas herramientas permiten automatizar la mayor parte de los procesos de programación de las actividades, calcular las tareas críticas, realizar simulaciones “qué pasa si…”, etc.
2) Hojas de tiempos y gastos: Los miembros del equipo deben poder reportar en línea desde cualquier dispositivo las horas incurridas en las actividades, así como los gastos.
3) Gestión de tareas: Las actividades programadas deben poder descomponerse en tareas asignables a miembros del equipo, con funcionalidades relacionadas de categorización, vistas, agrupación, búsquedas, seguimiento individual, calendario, priorización, fechas límite, notificaciones, comentarios, etc.
4) Compartición de la información con interesados externos al equipo: En los proyectos de hoy día es cada vez más importante compartir la información con terceras partes externas al equipo, como son contratistas, comités de seguimiento, comités de gestión de cambios, etc. Las herramientas basadas en arquitectura en la nube, correctamente securizadas, pueden facilitar este tipo de colaboración.
5) Dashboards e informes gráficos: Los responsables ejecutivos de alto nivel no tienen tiempo de leer los informes textuales, necesitan gráficas y dashboards que representen sintéticamente datos con interés informativo para el gobierno de los proyectos.
6) Informes en tiempo real: La mayoría de los proyectos requieren colaboración distribuida para tomar decisiones informadas de forma ágil. Las herramientas de gestión de proyectos deben recopilar datos en tiempo real para producir informes en línea, accesibles por internet desde cualquier dispositivo.
7) Usabilidad: Muchas herramientas de gestión de proyectos son tremendamente complicadas y exigen varios días de formación. La herramienta debe facilitar el uso inmediato para que el Project Manager, los team members y otros interesados la usen en su proyecto. Más tarde pueden aprender nuevas funcionalidades a medida que las necesiten. En este sentido, muchas herramientas ofrecen periodos de prueba gratuitos.
8) Seguridad: La funcionalidad es importante, pero si los datos de un proyecto no están securizados esto puede afectar gravemente la integridad de cualquier proyecto.
¿Cuáles considera que son las claves del Project Management en la era digital?
El estado del arte en herramientas corporativas de gestión de proyectos es funcionalidad 2.0 bajo arquitectura web, es decir: que lo único que necesite el usuario sea un navegador en su ordenador o bien una app desde su tableta o teléfono. Esto está ocurriendo, no solo en gestión de proyectos, sino también en el resto de herramientas corporativas para gestión de documentos, correo electrónico, agenda, contactos, mensajería instantánea, e-learning, control de horas, control de tareas, CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), etc.
Project Management 2.0 significa colaboración distribuida en gestión de proyectos. La colaboración distribuida requiere una comunicación abierta y se basa en facilitar que la inteligencia colectiva alrededor de un proyecto pueda tomar decisiones de manera más efectiva. La gestión de proyectos tradicional concedía mucha importancia a las estructuras jerárquicas a la hora de tomar decisiones y a la producción y distribución de informes formales. Por el contrario, PM 2.0 da más importancia al acceso a la información del equipo del proyecto en su totalidad, desde los miembros del equipo al comité de dirección y otros interesados, siguiendo un enfoque de gestión colaborativo, más que directivo.
Los problemas de seguridad tienen solución técnica desde hace tiempo. Por un lado, todas las herramientas de gestión de proyectos ya soportan esta arquitectura multinivel desplegable en servidores privados, en servidores de un proveedor de hosting o bien en servidores deslocalizados en la nube. Por otro lado, los usuarios ya están acostumbrados a usar herramientas en la nube desde sus dispositivos. Algunas empresas ya empiezan a certificarse en seguridad en la nube, siendo el programa de certificación más conocido el de la Cloud Security Alliance (CSA) que publica una lista de empresas certificadas en seguridad en la nube (este registro se conoce con el acrónimo STAR (Security, Trust & Assurance Registry).
A mi juicio, que las empresas se muevan a la nube para este tipo de herramientas es simplemente cuestión de tiempo. ¿No hay muchas empresas que ya usan Gmail en lugar de servidores de correo corporativo? De igual forma comenzarán a usar herramientas de gestión de proyectos en la nube por el enorme ahorro que supone en costes de infraestructura como servicio, o software como servicio. Los niveles de seguridad que se requieran pueden conseguirse a un coste, que seguirá compensando el coste del software a medida y de las infraestructuras propietarias, pero no es solo cuestión de ahorro de costes, también hay que sumar la mayor capacidad de gestión y flexibilidad.
