El arte de la gestión del tiempo en el trabajo

La clave para ser productivos es saber gestionar el tiempo en el trabajo de manera efectiva. Pueden pasar muchos años hasta que damos con nuestro sistema de trabajo más productivo, por eso es conveniente que sepamos dominar el arte de la gestión del tiempo cuanto antes.

Se trata de crear unos hábitos con los que gestionar el tiempo de manera mucho más eficaz, dependiendo de nuestra personalidad, necesidades y la manera de hacer las cosas.

En este post veremos cuáles son los grandes ladrones de nuestro tiempo tan valioso, así como las consecuencias y soluciones o técnicas para organizar el tiempo, atajando (cuanto antes) un problema del que todos somos siervos.

Y es que el tiempo es nuestro valor principal y más codiciado de la vida. Por eso, dedicar momentos de calidad a los demás y a nosotros mismos, vale su precio en oro-tiempo. De ahí, que utilicemos aplicaciones cada vez más potentes, creadas para ser más productivos en el trabajo y hacer más en menos tiempo, disfrutando de momentos de calidad con los nuestros. [Lista de aplicaciones gratuitas para un trabajo productivo.]

Así pues, ¿cómo gestionar el tiempo? ¿Qué amenazas debemos identificar cuanto antes? Muchos psicólogos aseguran que tardamos entre 6 y 9 minutos en volver al máximo rendimiento tras una interrupción. De modo que, identifiquemos claramente cuáles son nuestros ladrones de tiempo particulares. Te proponemos las amenazas más comunes que impiden una efectiva gestión del tiempo en el trabajo.

«Cuida los minutos y las horas se cuidarán de sí mismas.»

—Lord Chesterfield (1694-1773), estadista británico.

Ladrones de tiempo

Multitarea. La gran ladrona de todas. Cuando nos enfrentamos a ella, debemos  usar nuestra mejor arma: una planificación efectiva y lógica. Trabajar bajo el dominio de la multitarea nos puede llevar a perdernos en la gestión del tiempo. No es fácil, pero si conseguimos seguir un hábito ajustado a nuestras necesidades, estaremos ganando mucho.

Carencia de objetivos. No seguir unas metas o andar por un camino sin un sentido claro, nos puede llevar a divagar y perder el control en la gestión del tiempo.

Tareas urgentes. Los apagafuegos son grandes ladrones de tiempo. Las tareas que hay que terminar inmediatamente, por muy pequeñas que sean, nos frenan con la planificación que habíamos diseñados, precisamente para enfrentarnos a la multitarea.

Teléfono y mensajería instantánea. Nos frenan en seco. Planifica un tiempo de atender llamadas y de contestar a mensajes, pero procura no mezclar. Es como si parásemos de repente con una tarea y comenzáramos otra desde el principio.

Reuniones de trabajo inefectivas. Son grandes agujeros de tiempo perdido. Por ello, conviene preparar bien sus duración, participantes, puntos a tratar y sobre todo, si realmente hay que reunirse o no.  [10 trucos para celebrar reuniones mucho más efectivas. ]

Compañeros tóxicos. Hay quien dice que no hay personas tóxicas, sino que somos nosotros mismos lo que nos envenenamos. No dejemos que nos afecte lo que nos perjudica, ni más ni menos. Siempre va a existir la persona que nos interrumpe cada día, tratemos de gestionar este tema lo más pacíficamente y si es necesario hablarlo con ella, hagámoslo. El líder del equipo debe ser quien mejor gestione el clima laboral para que nada de esto ocurra.

Perfeccionismo. Trata de hacer todo perfecto lleva mucho tiempo. Valoremos cuándo algo debe tener la calidad que esperamos como profesionales sin que afecte a la ejecución de otras cosas. Al final, las tareas que debemos al final suelen ser las más perjudicadas si queremos cumplir con el plazo.

Falta de motivación. No estar motivado en el trabajo es de los ladrones de tiempo más molestos, siempre encontraremos algo que nos haga no realizar nuestras tareas diarias. Pura psicología.

Procrastinar. Tratemos de cumplir la planificación. Al final, va a ser nuestra herramienta más valiosa. Identifica por qué has tenido que mover tareas para una fecha posterior e intenta solucionarlo. Afortunadamente, hoy día contamos con apps para planificar como Sinnaps, que nos permiten hacer modificaciones viendo el impacto de éstas en todo el proyecto. Además, descubre su laboratorio de pruebas o el modo edición.

No ser asertivos. No saber expresar nuestras opiniones de manera clara y sin ofender, también nos quita mucho tiempo. Un ejemplo es cuando debemos decir NO a una tarea y debemos delegar una actividad a otro compañero, por los motivos que tengamos.

Todos estos ladrones de tiempo amenazan continuamente nuestra productividad y gestión del tiempo eficaz. Sus consecuencias son terribles…

Consecuencias de una incorrecta gestión del tiempo

— Estrés

— Falta de creatividad

— Disminuye la capacidad de concentración

— Cansancio

— Frustración

— Insatisfacción laboral y desmotivación

— Se reduce rendimiento de la empresa

¿Qué hacer? Para no caer en estos agujeros negros de la improductividad más absoluta, trata de corregir tus hábitos cuando antes. Sin perder más tiempo. Se puede hacer así de rápido.

Técnicas para organizar el tiempo

Planifica. Es básico. Realiza una planificación de tu trabajo con aplicaciones que usen una tecnología lógica. Sinnaps calcula una planificación eficaz de manera automática. Se apoya en técnicas profesionales para aprovechar cada minuto y recurso disponible. Muy usada en empresas con gestión de varias actividades. El profesional puede obtener su ruta de trabajo optimizada y es fácil de usar.

Objetivos. Dentro de la adecuada planificación deben existir unos objetivos programados en el calendario. Valídalos cada vez que los completes. Esto te llenará de orgullo y satisfacción 😉

Analiza a qué te dedicas. Puedes dominar mucho mejor el arte de la gestión del tiempo en el trabajo, si utilizas aplicaciones que miden el seguimiento de tus planificaciones. Observa el tiempo y los recursos que realmente empleas en tus actividades. Obtén informes de proyecto así de rápido.

Delega. Tan importante es realizar tareas como delegarlas. Gestiona tu equipo de trabajo en proyectos colaborativos.

Separa lo importante de lo urgente. Si es necesario haz una lista con las tareas importantes y otra con las urgentes. Sobre ella, planifica. Afortunadamente, existen aplicaciones que ya piensan en ello, y te dicen directamente qué actividades son las importantes en tu proyecto. Sinnaps, por ejemplo, te calcula automáticamente el camino crítico de tu flujo de trabajo, lo que quiere decir que prioriza por ti, las actividades más importantes que marcarán el final de tu proyecto.

Y sobre todo, duerme, descansa, come, ama y diviértete.

Gracias por dedicarnos tu tiempo de lectura  😉

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