La gestión y planificación del trabajo puede ser mucho más llevadera si utilizamos herramientas adecuadas a nuestro tipo de negocio. Afortunadamente, vivimos en la era de las aplicaciones online y gratuitas. Utilizar estas apps para ser más productivos es clave en la transformación digital de nuestra empresa.
Ya no hace falta que compremos grandes paquetes de software, que nos obliguen a planificar y gestionar nuestro trabajo únicamente desde la oficina. Ahora, podemos acceder a aplicaciones potentes desde cualquier lugar y dispositivo.
De hecho, gran parte de la transformación digital de grandes y pequeñas empresas se inicia desde el propio empleado. Y es que la auto-gestión de los actuales profesionales es imprescindible en este proceso. En la mayoría de ocasiones, son ellos mismos los que buscan alternativas gratuitas para mejorar su trabajo.
Prueba gratuita de dos semanas, registro en la nueva app y a planificar proyectos de prueba, a programar tareas, a ver las estadísticas, gestionar facturas, organizar cartera de clientes y en definitiva, a jugar con ellas antes de decantarse por las elegidas. Lo vemos en aplicaciones de economía doméstica, en apps relacionadas con el transporte, la conducción, herramientas para realizar presentaciones, o invitaciones para eventos profesionales como si de auténticos diseñadores gráficos se tratase.
Un amplio despliegue de aplicaciones online, de fácil acceso y uso simplificado, está a nuestro alcance con sólo escribir el correo electrónico. ¿Por qué no mejorar nuestro trabajo, siendo más eficaces y productivos, con herramientas gratuitas?
Por este motivo, y para impulsar la transformación digital de tu equipo o nuestro propio trabajo, te proponemos algunas alternativas de aplicaciones gratuitas para un trabajo productivo, que no deben faltar en la oficina:
Planificación y gestión de actividades
Sinnaps. Es una alternativa al tradicional MSProject, con una peculiaridad importante: su fácil uso. En pocos minutos, puedes gestionar y planificar las actividades de tu negocio de una manera lógica. Utiliza una variación de diagrama de Gantt muy fácil de entender y un tablero Kanban. Priorizar tus tareas, a evaluar a través de gráficas el funcionamiento de tus proyectos, gestionar los recursos disponibles para realizar planificaciones más realistas y todo el equipo puede imputar los recursos gastados en la versión gratuita. También cuenta con un sistema de chat interno y de notificaciones. Todos tus colaboradores, sin límite de usuarios, podrán seguir tu proyecto.
Gestor de tareas
Trello. Útil para comunicarte con tu equipo sin salir de la aplicación. Se acabó estar horas buscando un correo electrónico o explicando los requisitos de alguna tarea. También, podrás vaciar tu escritorio de post-its. Uso sencillo y fácil visualización de las tareas que quedan pendientes.
Asana. Se trata de otro gestor de tareas muy útil para equipos colaborativos. De una manera muy visual, podrás gestionar tus equipos de trabajo para que vayan realizando la ruta de trabajo que les marques. Dispone de gráficos con resultados, y un amplio sistema de chat a tiempo real.
Basecamp. Otro de los gestores de tareas con una amplia variedad de funcionalidades para comunicarte con tu equipo. Muy útil para gestión de responsabilidades, roles de trabajo y comunicación directa con todos los miembros de tu equipo, para que nada se pase por alto.
Chats colaborativos
Slack: puedes canales de conversación por temáticas. Es muy resolutivo si tienes varios temas abiertos con diferentes equipos. Además, organiza muy bien as conversaciones según el contenido de las mismas. Dispone también de vídeo llamadas.
Sinnaps: es un planificador también, por lo que permite chatear y compartir documentos, organizados por actividades. Todos los participantes de una misma actividad, recibirán los mensajes necesarios con respecto a esa actividad. También se puede chatear individualmente. Resulta muy cómodo y práctico, porque además de tener las conversaciones organizadas por actividades, es un planificador y gestor de proyectos con chat integrado, por lo que todo está integrado desde un mismo sitio.
Google Hangouts: desde el propio Gmail puedes abrir conversaciones con los contactos que necesites, compartir documentos y crear grupos. Es práctico para chatear con personas fuera del equipo, interesados externos al proyecto por ejemplo, que normalmente tienen todos un Gmail. En una conversación pueden participar hasta 150 personas.
Plataformas de vídeo llamada
Google Hangouts: también puedes hacer vídeo llamadas gratuitas. En una vídeo llamada pueden participar hasta 10 personas (Gmail, G Suite Basic) o 25 personas (Business, Centros Educativos).
Google Duo: es una aplicación móvil de chat de vídeo desarrollada para Android e iOS. Es sencilla y fiable, y funciona en smartphones, tablets y Google Nest, así como en la Web.
Skype: permite comunicaciones de texto, voz y vídeo. También puedes enviar mensajes SMS a móviles de todo el mundo. Además, con la característica Conexión de SMS, puedes leer y responder a los mensajes SMS de tu teléfono directamente desde el equipo.
Gestión de incidencias
Youtrack. Evalúa el estado de tus proyectos, orientado a la resolución de incidencias. Ofrece una versión trial con 30 días de prueba y un plan gratuito con un máximo de 10 usuarios.
Redmine. Aunque han mejorado su interfaz sigue siendo algo difícil de entender. El diagrama de Gantt que utiliza, dificulta la visualización de los proyectos complejos, con relaciones entre actividades. Aun así, dispone de un buen sistema de seguimiento y control de trabajo.
Jira. Supervisión de problemas y gestión de equipos. Todos los miembros pueden supervisar su trabajo. Usa un tablero Kanban. Sin embargo, resulta algo tedioso para ver de forma lineal el proyecto en su conjunto. Puedes probarlo gratuitamente pero no dispone de una versión totalmente Free.
Gestoría
FacturaDirecta. Facturación, contabilidad y gestión de impuestos. Orientado a pequeños negocios. Genera informes y presenta impuestos.
Cuentica. Emisión de facturas y gestión de gastos. Además, puedes recibir información de la marcha de tu negocio. Perfecto para mantener al día el importe de impuestos que llevas acumulado y que te tocará liquidar al presentar los modelos del trimestre.
Certicalia. Especializado en comparar los certificados energéticos más asequibles, entre 6.126 certificadores disponibles. Además, dispone de una amplia variedad de servicios de gestoría.
Gestor de clientes
Clevertim. Lista de contactos una versión resumida con toda la información de los mismos. Puedes gestionar las tareas, citas y reuniones, todo en la misma aplicación. Hasta dos usuarios es gratuito.
Highrise. Tiene la peculiaridad de que realiza un seguimiento de los acuerdos o negociaciones en marcha. Hasta dos usuarios también es gratuito.
Insightly. Sistema completo de CRM, que permite la integración con Google. Entre otras cosas, busca automáticamente los perfiles sociales de tus contactos y su información de LinkedIn. Hasta tres usuarios es gratuito.
Tawk. Orientado a la controlar, organiza y ofrecer un sistema de chat a tiempo real para los clientes que entren en tu web. Un sistema completo de atención al cliente, que tiene disponible en su versión gratuita un número ilimitado de personas que atiendan las cuestiones de tus clientes.
Diseños de marketing
Canva. Amplio variedad de servicios, desde infografías para tus redes sociales, hasta invitaciones de eventos, cartelería, tarjetas de visita, felicitaciones etc. Todo de una manera muy sencilla de usar. Puedes incorporar tus propias imágenes. Dispone de un amplio número de diseños gratuitos.
Pixlr. Aplicación online y gratuita para retocar las imágenes online.
Adioma. Perfecto para realizar infografías.
Notas
Evernote. Toma notas, crea listas de tareas, organiza ideas, archiva fuentes de información, gestiona billetes de viaje, tickets de compra, eventos, etc.
Disco duro virtual
Google Drive. Comparte documentos divididos en carpetas y conectados con el email de Google. Permite guardar copias de seguridad.
Dropbox. Solución segura de almacenamiento y uso compartido de archivos. También permite guardar copias de seguridad.
Onedrive. Accede a los archivos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Comparte y trabaja conjuntamente con otros usuarios en el trabajo, y permite hacer copias de seguridad de cada documento.
Escáner de documentos
CamScanner. Aplicación gratuita para llevar siempre en tu móvil. Puedes realizar una fotografía clara y pasarla a PDF para enviarla por correo electrónico, o simplemente guardarla en el cloud. Perfecta para tickets y recibos que haya que desgravar.
Gestión de tarjetas de visita
CamCard. Escanea todas tus tarjetas de visitas y organízalas en apps como esta. Podrás intercambiarlas desde la propia aplicación, añadir notas adicionales pudiéndolo tener todo en el cloud.
Presentaciones
Prezi. Una de las aternativas más populares a Power Point. Sencillo interfaz que permite un dominio de la app rápido, gracias a una gran variedad de plantillas.
PowToon. Con esta apps tus presentaciones serán mucho más divertidas y animadas. Permite crear vídeos animados, caricaturas, sonido y música de fondo. Ideal para hacer video-tutoriales.
Gestión de redes sociales
Buffer. Programa las publicaciones de tus redes sociales. La versión gratuita puedes gestionar varias redes y programar las publicaciones en las horas que necesites. Además, te permite re-publicar con un solo click. Está conectado a Google Analytics, por lo que dispone de un buen sistema de evaluación. Uso muy sencillo y a la vez completo.
Hootsuite. Podrás programas todas tus redes sociales desde un único panel. Además, la app protege a tu empresa de posibles hackers y otras amenazas externas. También mide el retorno de tus publicaciones.
TweetDeck. Mantén tu escritorio de Twitter al día. Notificaciones, menciones, mensajes privados, listas, últimas publicaciones, etc. Todo lo que necesites en un solo escritorio. Lo ideal es combinarlo con una app para programar publicaciones.
Gestión de mail marketing
Revue. Comparte con tu lista de contactos los mejores contenidos, desde un diseño limpio y claro. Muy útil para bloggeros que mantienen al día sus publicaciones de redes sociales, ya que está conectado a ellas. Con sólo arrastrar el contenido ya se va generando el mail. Proporciona también un seguimiento exhaustivo de la campaña de mail marketing.
MailChimp. Permite un diseño más completo del mail. Con plantillas y gracias a la posibilidad de añadir botones, fotos, texto, links, etc., esta app es una de las más populares. El único inconveniente es su limitada lista de suscriptores para la versión gratuita.
MailRelay. Hasta 15.000 suscriptores en la versión Free. Puedes editar tus propios mails, el problema es el difícil interfaz y la optimización en todas las plataformas de mail.
Archivo y gestión de contenidos
Feedly. Mantente informado de todas las publicaciones de tus fuentes de información. A través de un listado de entradas, encontrarás los artículos actualizados de los medios y bloggers que sigas. Se acabó estar entrando en cada página. Puedes clasificarlos por carpetas y está conectado a Evernote, Buffer, Hootsuite, Mail, Twitter, Instapaper, etc. Todo sin salir de la app.
Instapaper. Si no te da tiempo a leer algún artículo, lo puedes guardar en las carpetas que tengas en esta aplicación. Tan sencillo como descargártela en el móvil y leer esos artículos completos de camino al trabajo o de vuelta a casa, desde la propia app. Una de las mejores herramientas de gestión documental para ganar en productividad, al igual que Feedly.
estan geniales las aplicaciones ya tengo varia den mi movil de este listado muy buenas