Cada proyecto tiene sus requerimientos y necesidades particulares. Sin embargo, todos ellos tienen en común aspectos fundamentales de su planificación y desarrollo. Veremos cuáles son todas las etapas de proyectos exitosos, desde su iniciación hasta su cierre y evaluación de resultados. Fases que expondremos de manera esquemática y directa para una mejor comprensión.
Antes de iniciar la elaboración propia de un proyecto, debemos tener en cuenta la etapa de inicio. En ella, identificamos objetivos y necesidades que obtendremos gracias a una fluida y adecuada comunicación previa con nuestro cliente o dueño del proyecto en sí. Una vez tenemos claras las metas a alcanzar, es momento para ver si el proyecto es viable. Y esto sólo lo podremos ver realizando un análisis de presupuesto, en el que estimaremos los costes y beneficios del mismo. Además, definiremos las posibles amenazas que podrían poner en jaque al proyecto. ¿Cómo? Lo haremos a través de un análisis de riesgos de proyecto.
Cuando tenemos identificadas las características más básicas, determinaremos las prioridades o fases indispensables, con el objetivo de ponernos a planificar lo antes posibles, sólo si el proyecto es viable. Es el momento de formar equipo de trabajo. Identificamos cada rol, definimos los recursos con los que contamos y asignamos responsabilidades: ¿quién gestiona qué? Con todos estos datos ya podemos preparar el acta constitutiva del proyecto.
El diseño del plan debe ser lo más eficaz y rápido posible. Y esto sólo lo lograremos con todos los datos y documentación necesaria. Vuelta al refuerzo activo y continúo de una comunicación constante con los interesados del proyecto. Para ser veloces y eficaces en nuestra gestión, debemos confiar en herramientas online diseñadas exclusivamente para mejorar el trabajo del Project Manager.
Aplicaciones intuitivas como Sinnaps que incorporan tecnología avanzada: combinan PERT (Project Evaluation and Review Techniques) y CPM (Critical Path Method) para obtener flujos de trabajo óptimos en tres segundos. Y es que ahora, se puede trabajar con facilidad y sencillez en proyectos complejos con grandes volúmenes de recursos. Sinnaps lo visualiza a través de su revolucionario Gantt-flow, en el que ya vienen incorporadas las dependencias entre las actividades, así como el camino crítico y los posibles cuellos de botella.
Y tenemos nuestra planificación diseñada. Es el momento de comunicar el plan. ¿La clave? La gestión en el cloud. Para ello, estas herramientas incorporan un sistema completo de chat y notificaciones para transmitir a cada miembro del equipo todas las tareas, plazo y recursos con los que debe trabajar. La gestión de permisos también es una de las principales labores del buen Project Manager. Sinnaps le ayudará a gestionar los permisos para transmitir la información de la manera más eficaz posible. Puedes empezar a utilizar la herramienta gratuitamente, sólo tendrás que acceder a tavés del registro de tu izquierda.
Durante la ejecución del proyecto, el trabajo del director del mismo será activo y ejercerá su capacidad de liderazgo. Las revisiones y ajustes continuos forman parte de metodologías ágiles, cada vez más populares en cualquier tipo de proyectos. No sólo forman parte del mundo del desarrollo software, sino que se implantan con éxito en proyectos donde la incertidumbre es grande y necesitan de las técnicas ágiles al mismo tiempo. Afortunadamente, las aplicaciones de gestión de hoy día piensan en ello, e incorporan ambas metodologías —ágiles y predictivas—, con el fin de satisfacer las necesidades de todos los profesionales, sea cual sea su industria.
El Valor Ganado, una materia clave para todo aquel que necesite obtener una certificación oficial como Project Manager Professional. Sinnaps, por ejemplo, te ayuda a entender cómo el EVM (Earned Value Management) plasma la evolución del proyecto, en base a la planificación previa del mismo.
Cambia y simula los escenarios de tus cambios, para ver el impacto de los mismos en la totalidad de tu proyecto. Es vital para gestionar el riesgo de manera controlada. ¿Cómo influye en la duración y el presupuesto del mismo? ¿Debo hacer crashing? ¿Nos conviene añadir más recursos? ¿Qué pasa si elimino esta actividad y amplio la duración de esta otra? Veremos todo, antes de que lo implementemos a la planificación para que el resto del equipo pueda estar al día.
Finalmente, cerraremos nuestro proyecto y evaluaremos los resultados conseguidos. Los informes que proporcionan automáticamente tu herramienta de gestión, son esenciales para guardar el Know-How de tu proyecto. ¿Se ha logrado con éxito, dentro del plazo y sin salirse a penas del presupuesto establecido? Toca guardar el proyecto para convertirlo en proceso. Cuando tengamos que trabajar de nuevo con un proyecto de características similares, lo re-utilizaremos y editaremos según las fechas y recursos exactos del nuevo proyecto.
Rápido y fácil para no perder las lecciones aprendidas en cada uno de los proyecto e ir mejorando en los futuros.
