¿Qué es y cómo hacer 'crashing' de proyecto?

¿Cómo y por qué hasta nuestra abuela puede hacer ‘crashing’ con Sinnaps?

La mayoría de los Directores de Proyectos lo hacen continuamente y muchos de ellos, no saben qué es y para qué sirve. El ‘crashing’ es la técnica utilizada para reducir el tiempo total de ejecución del proyecto.

Para su práctica, normalmente los directores deben asumir un aumento en el volumen de recursos, lo que implica un aumento en el coste total del proyecto. Esto significa que para llevar a cabo un proceso de ‘crashing’ es conveniente realizar primero un balance de costes o un análisis de costo-beneficio.

En la siguiente tabla podemos ver que para terminar la actividad I, tenemos que haber finalizado las actividades F y H, e invertir una determinada cantidad económica (75 euros). Sin embargo, lo que queremos es reducir a media semana (0,5) la duración de la actividad I, cuyo tiempo estimado previamente era de una semana y media (1,5). El costo de ‘Crash’ nos supondrá en total un 135 euros por ésa actividad, al incrementar el volumen de sus recursos. La diferencia: 60 euros. ¿Nos compensa? Aquí es cuando entra en escena la dirección profesional en sí, relacionando el escenario o simulación con el presupuesto inicial del proyecto.

Afortunadamente, ya existen en el mercado herramientas que nos calculan automáticamente el presupuesto total del proyecto, pudiendo re-calcularlo y modificarlo tantas veces como necesitemos. Al abrirnos una cuenta gratuita en Sinnaps, ya podremos descubrir cómo el propio software online nos ofrece las posibles soluciones en base a los escenarios que contemplemos, gracias a sus simulaciones.

Las técnicas basadas en PERT (Project Evaluation and Review Techniques) y CPM (Critical Path Method) de Sinnaps nos permiten, precisamente, obtener en tres segundos los flujos de trabajo óptimos para nuestro proyecto. Calculamos automáticamente la duración total del proyecto gracias a las interdependencias de las actividades de la técnica PERT.

Si queremos realizar un ‘crashing’, no hay más que entrar en el modo edición y ver cómo impacta en nuestro proyecto el aumento de recursos. ¿Realmente reducen el tiempo total del proyecto? ¿Cómo podemos optimizar el proceso de ‘crashing’ con nuestra herramienta? Estas aplicaciones que nos dan las respuestas. En unos segundos podemos apreciar cuántos recursos realmente para resolver el gran problema del tiempo, que tanto afecta a muchos Project Managers.

A través del CPM, sabremos qué actividades son críticas para recudir su duración añadiendo los recursos necesarios. Y es que el camino crítico de un proyecto está compuesto por ésas tareas que determinan la duración total del mismo. Por lo que sería un sinsentido invertir en las actividades que no pertenezcan a este camino crítico. Más bien, cuando llevamos a cabo un proceso de crashing, nos centramos principalmente en las actividades que el CPM no ofrece.

Sin embargo, debemos tener especial cuidado, ya que al reducir actividades críticas podemos encontrarnos con nuevas tareas críticas que inicialmente no lo eran. Por eso, existen aplicaciones profesionales como Sinnaps. Con ellas, obtenemos en unos segundos el impacto de cada cambio. Para ver realmente qué actividades se podrían convertir en críticas si reducimos la duración de las seleccionadas. Así estaremos aplicando métodos predictivos al mismo tiempo que metodologías ágiles.

En la mayoría de las ocasiones, cuando un Project Manager se sumerge en un proceso de ‘crashing’ puede resultarle una tediosa pesadilla. Sobre todo si trabaja con herramientas imposibles donde las tablas inundadas de números llegan a ser verdaderos jeroglíficos. A través de este registro libre de Sinnaps puedes ver éstos cambios en su denominado Gantt-flow. Un diagrama evolucionado con una tecnología innovadora, para facilitar al máximo el interfaz de usuario. Por eso decimos, que podría hacer ‘crashing’ con Sinnaps, hasta nuestra abuela.

¿Cómo cumplir con los plazos desde Sinnaps? ¡Caso práctico en 3 minutos!