Se trata de uno de los temas que más interesan a gestores de proyectos, responsables de departamento, directores de empresa y todo aquel profesional que realice una constante gestión presupuestaria en su trabajo.
Las desviaciones presupuestarias en nuestros proyectos son cruciales para obtener una rentabilidad de cada uno de ellos. Si planificamos el presupuesto que al final no se cumple, porque hemos tenido varias desviaciones presupuestarias por el camino, algo ha fallado en la planificación y en el control presupuestario. Eso, o durante la ejecución del proyecto no hemos sabido controlarlo bien.
¿Cómo controlar las desviaciones presupuestarias? Identificamos algunas claves para detectar a tiempo estas desviaciones y poder tomar decisiones que salven la rentabilidad de nuestro proyecto.
Índice
Desviaciones presupuestarias: ¿cómo detectarlas y controlarlas?
Las desviaciones presupuestarias podemos prevenirlas o nos puedes aparecer por sorpresa sin que lo incluyamos en nuestras previsiones. ¿Cómo podemos detectarlas a tiempo? Afortundamente, los proyectos actualmente se gestionan con aplicaciones web online que rastrean y analizan continuamente el proyecto para decirnos si lo estamos haciendo bien o debemos modificar algo de nuestro plan, porque no llegamos al final de proyecto con el presupuesto restante.
Buenas prácticas para la correcta medición y detección de desviaciones
De modo que, el primer paso es:
- Utilizar una herramienta de gestión de proyectos online adecuada, capaz de hacer un seguimiento continuo de cada proyecto. Se trata de herramientas de control presupuestario. Un ejemplo podría ser Sinnaps, un gestor de proyectos online que tienen incorporado un panel de rendimiento fácil de interpretar para saber en todo momento si estamos gastando demasiado dinero o si vamos demasiado lentos en la ejecución de nuestras actividades.
Existen muchos tipos de gráficos de control, a continuación subrayamos un sistema de control presupuestario personalizado para cada uno de nuestros proyectos.
Gráfica de control presupuestario: ejemplo basado en técnicas de Valor Ganado
Detectar desviaciones presupuestarias
- Planificación de recursos. Es importante que para llevar un control de las desviaciones presupuestarias adecuado, incluyamos recursos en nuestras actividades dentro de gestores de proyectos como Sinnaps. ¿Qué creemos que vamos a necesitar para una tarea y cuánto coste nos supondrá? Es obvio. Cuando ese recurso se consuma, también es clave imputar cada gasto, para lo que tendremos que inculcar el uso de la herramienta online a nuestro equipo de trabajo.
- Implementación adecuada de la herramienta en el equipo. Es una de las tareas más complicadas dentro de una empresa, cambiar la manera de trabajar del equipo. Y es que gestionar personas es de las cosas más difíciles dentro de cualquier organización. Por lo que es clave asignar un responsable de la implementación de la herramienta, utilizar la aplicación en las reuniones, hacer sesiones de preguntas, marcarse un plazo, tener apoyo y ejemplo de la directiva, evitar los emails para comunicarse a través de la app, etc. Así se va consiguiendo una transformación digital dentro de la empresa, con el fin de ganar competitividad en el sector.
- Planificar unos hitos o momentos clave en el proyecto. Esos días haremos revisión de lo que hemos conseguido, para replanificar si fuera necesario. Es muy probable que si se trata de proyectos nuevos, debamos marcar estos hitos cada poco tiempo hasta acercar nuestras estimaciones a la realidad más próxima.
- Si preveemos cambios, planificar distintos escenarios. Sinnaps también permite simular distintos escenarios para ver cómo afectarían esos cambios a la totalidad de nuestro proyecto.
Hacer simulaciones
- Comunicación continua antes, durante y al final de cada proyecto. Es una constante para mejorar el rendimiento de nuestros proyectos. Debemos mantener un adecuando flujo de información entre todos. Y esto lo conseguimos a través de compartir documentos, empezar conversaciones en actividades, exportar informes, etc. Incluso, controlar qué va pasando en cada uno de los proyectos en los que estamos involucrado a través del muro de actualizaciones. Todo esto es clave para mantener conversaciones efectivas y realmente valiosas para el buen avance del proyecto.
Ejemplo de tablero Kanban con un muro de actualizaciones
Además, la comunicación la debemos establecer durante todo el ciclo del proyecto. Al principio del mismo, para planificar las actividades, duración, días asignados, responsables, etc. Para ello, tendremos que mantener reuniones con los especialistas de cada tarea para negociar con ellos tiempo y otros recursos.
- Lecciones aprendidas. Para terminar, es importante que saquemos provecho de cada proyecto. Si normalmente trabajamos en proyectos similares, incluso podemos guardarlos y reutilizarlos cuando los necesitemos.
Una de las lecciones de este curso, nos cuenta desde la experiencia de Richard Balet, CEO de Sinnaps, algunos de estos trucos que sólo se obtienen en la práctica 😉
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Lección 3. Hazlo de manera realista: ¿cómo pasar de la planificación ideal a una real?
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