El alcance de un proyecto reúne todo lo necesario para alcanzar los objetivos que perseguimos al ejecutar un proyecto.
Responde así a todos los objetivos que se esperan conseguir en la finalización del mismo. Por ello, es tan importante saber cómo definir el alcance de un proyecto, el cual nos determinará las actividades y demás de elementos necesarias para alcanzar esos objetivos.
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Índice
¿Cómo entender el alcance y limitaciones de un proyecto?
Para saber cuál es el alcance y limitaciones de un proyecto, tenemos que tener cuenta que una cosa son los objetivos del proyecto y otra es su alcance.
El objetivo es la meta hacia donde vamos al hacer nuestro trabajo. Por ejemplo, nuestro objetivo puede ser un resultados, una posición estratégica, un producto o servicio, etc. Mientras que el alcance engloba todo lo que necesitamos hacer para llegar a esa meta, para obtener ese resultado, esa posición o ese producto o servicio. Incluyendo también funciones y características especiales de cada proyecto.
¿Qué hay que hacer para llegar al objetivo? Lo resumimos en el alcance de un proyecto.
En nuestra empresa, cada proyecto debe ir sujeto a la definición. A continuación, vamos a ver cómo definir el alcance un proyecto, qué pasos hay que seguir y qué necesitamos para poner en marcha nuestros proyectos de empresa.
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Claves para una adecuada gestión del alcance del proyecto
Algunas de estas claves te ayudarán en la administración. Cada fase durante la ejecución del proyecto, debe estar apoyada cono la información y documentación adecuadas. La objetividad y transparencia son esenciales para que un proyecto sea sólido y consistente. Al definir el proyecto y su alcance, sea del sector que sea, es importante seguir una serie de pasos en el plan de gestión del alcance:
- Determinar los objetivos del proyecto. ¿Por qué hacemos el proyecto? ¿Qué queremos conseguir al finalizarlo?
- Metas concretas para alcanzar esos objetivos.
- Las fases que necesitamos para ir alcanzando esas metas.
- Identificar las actividades que necesitamos en cada fase.
- Relacionar las actividades en nuestra planificación, creando dependencias entre ellas. Por ejemplo, no podemos empezar una actividad hasta que no termine otra. Existe herramientas online fáciles de usar, como Sinnaps, que nos permiten planificar en un calendario estas actividades, relacionarla y saber qué ruta de trabajo dentro de nuestro proyecto tenemos que hacer antes o después.
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Ejemplo de ruta de trabajo con actividades relacionadas y planificadas.
- Identifica y planifica los recursos que consumirás en cada actividad. A medida que los vayas gastando puedes ir imputándolos en la app web.
- ¿Con cuánto presupuesto contamos? Defínelo también en el alcance de un proyecto.
- Asigna responsables, invita a los colaboradores a tu proyecto. Y define hitos y plazos para empezar a ejecutar tu proyecto.
Pasos para definir el alcance de un proyecto
Algunos de estos pasos te ayudarán a crear el enunciado. Declaración de alcance de un proyecto:
- Escribe una breve justificación sobre los motivos que explican la ejecución del proyecto. Explicamos así el alcance funcional de un proyecto.
- Describe el alcance de los entregables. Es importante identificar las características de los resultados que esperamos.
- Establece unos criterios que aprueben cuándo los resultados de las actividades están listos, cumplen con las condiciones y son aptos para la entrega.
- Objetivos específicos de un proyecto. Es lo que se conoce como entregables, los resultados mismo de las actividades que esperamos cumplir en los plazos que definamos.
- Exclusiones, limitaciones o restricciones del proyecto o todas aquellos resultados que no vamos a poder obtener en el proyecto.
- Supuestos o posibles escenarios. Se trata de la gestión de la incertidumbre del proyecto. ¿Qué sucedería si no podemos llegar a tiempo a un plazo? ¿O si no contamos con el presupuesto necesario para terminar el proyecto? Lo que también se podría entender como un plan de contingencia. Hay herramientas online que también nos ayudan a diseñar diferentes escenarios antes y durante la ejecución del proyecto. El modo de pruebas de Sinnaps nos permite hacer cambios en la planificación para ver cómo afectarían los posibles cambios en la totalidad.
¿Cómo realizas los enunciados ? ¿Cómo los administras y gestionas? Déjanos tus comentarios y comparte tus dudas 😉
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