Un resumen de proyecto es una herramienta como esta que permite seleccionar los requisitos más importantes de tus actividades, con el objetivo de interpretarlos y tomar decisiones eficientes.
En proyectos con grandes volúmenes de actividades, cuyas características son tan diferentes entre sí, conviene trabajar con el resumen de tu proyecto que la propia aplicación deja a tu disposición.
En concreto, el resumen de proyecto de Sinnaps te ofrece los siguientes datos: nombre de actividad, personas asignadas a la actividad, fecha de inicio y fin de la misma, así como el estado actual de la actividad (por hacer, en proceso, sin hacer o validada), objetivos, sub-tareas y recursos planificados y gastados. Además, te ofrece el balance entre lo planificado y consumido, para que puedas gestionar mejor los costes del proyecto.
Ahora bien, ¿cómo puede influir en tu gestión los datos del resumen? Te lo contamos a continuación.
Índice
Objetivos de un resumen de proyecto
Todos los proyectos deben tener su propio resumen, además de los informes que se puedan generar del mismo. Te damos unas cuantas razones por las que empezar a usar el resumen de proyecto cuanto antes.
- Simplificar el gran volumen de datos que genera tu proyecto.
- Visualizar de una manera directa y fácil los detalles de las actividades.
- Comparar información de diferentes actividades.
- Proporcionar las bases para una toma de decisiones eficaces.
- Ganar tiempo en la gestión de tu trabajo.
- Acceder de manera rápida y fácil a las actividades del proyecto.
- Control y seguimiento del proyecto desde una visión global del mismo.
¿Cuándo es importante trabajar con el resumen de tu proyecto?
El momento principal para el uso del resumen de proyecto es antes de una reunión de hito. En ella, la toma de decisiones será clave para el futuro del proyecto. Por lo que estas decisiones deben estar apoyadas por información contrastada y real de la evolución del proyecto.
Se podría hacer una recopilación de datos si fuéramos saltando de actividad en actividad en la planificación. Pero lo cierto es que se perdería una gran cantidad de tiempo y datos contrastados.
Lo mismo ocurre con las reuniones de seguimiento, además del control diario del Project Manager.
El resumen de proyecto también se utilizar cuando estamos pensando en cambiar algo en la planificación desde el modo de pruebas. Antes de acceder a nuestro laboratorio de cambios, podemos ver rápidamente los datos más importantes de todas las actividades en conjunto. Todo ello, quedará plasmado en las conclusiones del proyecto.
¿Cómo interpretar el resumen de proyecto de Sinnaps?
Sinnaps permite recoger todas las actividades del proyecto en un listado, junto con los recursos planificados y gastos en ellas, además de una serie de detalles que explicamos en este artículo.
Recuerda que si necesitas ver más datos sobre una actividad, puedes acceder también al panel de actividad a través de este listado, pinchando en cualquiera de las características de la misma.
Características de la lista de actividades
Podemos encontrar en el listado las siguientes características de las actividades.
— Nombre. A través el cual se puede acceder directamente al planel de la actividad, si queremos por ejemplo, editar actividades.
— Usuarios que participan en la actividad. Pasando el cursor por encima del icono, sabremos el nombre de usuario completo.
— Fecha de inicio y fin de la actividad. Tendremos el total de días que dura la actividad, si pasamos el cursor por encima de la fecha.
— Estado de la actividad. Según el color en el que aparezca la fecha, sabremos si la actividad ha sido validada, si está dentro de la fecha planificada para su ejecución o si ha expirado el periodo de ejecución de la misma y no se ha validado.
— Objetivos. Si pasamos el cursor por encima de ellos, podremos saber qué objetivos están planificados en ésa actividad.
— Costes planificados. Todal de los costes planificados en la actividad.
— Gastos. Total de gastos de la actividad. Recuerda que todos los usuarios pueden imputar gastos a medida que se vayan realizando, con el fin de comprobar el coste real de la actividad.
— Balance de costes. La diferencia de los costes que planificamos y los costes reales de la actividad.
Pasando el cursor por encima de estos costes, sabremos cómo están divididos, y cuáles están gastados.
Nota: el Project Manager puede activar o desactivar los permisos para que los usuarios puedan visualizar todos estos costes.
Además, podemos visualizar la fecha de inicio del proyecto en la parte superior del listado. Recuerda que puedes modificar la fecha de inicio de tu proyecto desde el propio resumen.
Recuerda que puedes activar los fines de semana en tu planificación. De esta manera, Sinnaps te permite una planificación mucho más adaptada a tus necesidades, con la que puedes gestionar tu trabajo durante los siete días de la semana.
