La comunicación con el equipo es de las responsabilidades más importantes del Project Manager. Todo el mundo debe tener accesible la información necesaria para que el proyecto vaya viento en popa.
Así pues, es conveniente explicar cuándo es mejor no comunicarnos con el equipo, cuándo aplicar una comunicación privada o cuándo transmitir información de una manera abierta y pública. Esta última manera se dará en el 90 por ciento de los casos.
Distinguimos tres tipos de información, que dependiendo de su función, es mejor informar a todo el equipo, a parte de las personas involucradas, o información que directamente es mejor no trasladar a nadie (la menos).
Índice
Lo que SÍ se debe comunicar a todo tu equipo…
- Cambio de fechas de actividades que modifiquen todo el proyecto, o la mayoría del mismo.
- Cambio de dependencias que altere el camino crítico.
- Implementación de una simulación que afecte a la totalidad de la ruta de trabajo del proyecto.
Lo que SÍ se debe comunicar sólo a las personas involucradas…
- Invitación a un nuevo proyecto
- Eliminar y añadir actividades y recursos
- Cambios en los objetivos
- Alteración de sub-tareas
- Modificación de los recursos disponibles
- Cambio de fechas fijas en ciertas actividades
- Creación de hitos
- Mensajes del chat de actividad
Sin embargo, a veces ocurre que es mejor no ser tan transparentes. Puede ser para acelerar sólo una parte del trabajo, sin que afecte al equipo. Así no interferimos ni provocamos malentendidos.
Lo que NO se debe comunicar a tu equipo…
- Cuando necesitamos hacer una prueba ‘no oficial’ en el modo de edición o Testing Mode.
- Decisiones aún en proceso, no definitivas
[Si se te ocurren más casos, no dudes en dejarnos un comentario… Quizás la lección 05 de este curso online y gratis, te pueda inspirar.]
¿Cómo informar a mi equipo de proyecto?
Como siempre solemos insistir, los proyectos se desarrollan en base a un aspecto crucial: su nivel social. De ahí, que usemos aplicaciones online que nos faciliten la tarea de comunicarnos con nuestros colaboradores.
Además de usar la planificación como una herramienta de comunicación gráfica crucial, existen una serie de avisos que le llegan directamente, en tiempo real a la persona correspondiente. Como ya hemos visto en el artículo 10 motivos para usar el chat en lugar del email, la productividad y efectividad de tu equipo aumentará notablemente cuando se dé cuenta que su bandeja de entrada se ha reducido hasta en un 80 por ciento.
Avisos a tiempo real
Las notificaciones inmediatas, o a tiempo real, son cruciales para avisar a las personas que necesites, estén donde estén. Les llegará un email en el que se les informará de aspectos que SÍ deben ser comunicados a las personas involucradas.
Por defecto, Sinnaps avisa inmediatamente por email en estas situaciones:
- Invitación a un proyecto
- Una persona nueva, tenga el rol que tenga, entra en el proyecto en el que estás trabajando
- Se valida una de las actividades en las que participas
- Escriben un mensaje en el chat de una actividad en la que estás asignado
Nota: si eres Project Manager y no hay nadie asignado a una actividad, sólo recibirá notificaciones de validación el propio Project Manager.
- Cuando dejas de formar parte de un proyecto
Un truco: cuando quieras, por ejemplo, que los participantes de una actividad sepan al momento que has adjuntado un documento o has añadido una sub-tarea, deja un mensaje en el chat. Les llegará un aviso inmediato al email con el texto del mensaje. Recuerda que sólo les llega a las personas que están asignadas a esa actividad.
Además, de enviarles un email a su correo electrónico vinculado, también podrán ver las notificaciones y sus mensajes pendientes en la parte superior de su planificación.
Mucha información no es tan urgente, y podrán acceder a ella a través de estas diferentes vías de comunicación en Sinnaps:
- Planificación
- Notificaciones inmediatas
- Chat de actividad
- Muro de actividad
- Muro de proyecto
- Informes semanales
- Informes de recursos
- Informes de proyecto
Entra en este artículo si quieres saber cómo cambiar la configuración de tus notificaciones.
En ella, los usuarios pueden elegir notificaciones de chat o no, y su periodicidad. Además, podrán desactivar todos los avisos que se refieran a las actividades. Así como, podrán desactivar el informe semanal que Sinnaps envía automáticamente por correo electrónico.
Consejo: Recuerda que una comunicación abierta nos permite mejorar la competitividad y facilita el logro de los objetivos establecidos, además de fomentar la motivación y el compromiso de las personas implicadas en el proyecto.
