¿Qué es el método de la ruta crítica?

El método de la ruta crítica o CPM (Critical Path Method) nos informará de las actividades necesarias e indispensables para que nuestro proyecto concluya según lo planificado. Con ella, sabremos la duración total del mismo y el estado de urgencia de las actividades marcadas en un cronograma. ¿Cómo se consigue? Gracias a un algoritmo basado en la teoría de redes.

 

 

¿Qué diferencia existe entre PERT y CPM?

El algoritmo CPM se desarrolla mediante intervalos determinísticos, lo cual lo diferencia del método PERT (Project Evaluation and Review Techniques) que supone tiempos probabilísticos. Las actividades quedan relacionadas por dependencias de recursos entre ellas, dibujando así en un cronograma el flujo de trabajo más optimo.

Así pues, PERT nos permite asumir distintos escenarios para los tiempos de duración de cada actividad. De esta forma, podemos estimar la probabilidad de que el proyecto se complete al cabo de un determinado tiempo.

Se podría decir que mientras que PERT considera los recursos necesarios para completar las actividades en una duración probable, el método de la ruta crítica determina el camino crítico o la ruta más larga del proyecto, y los posibles ‘cuellos de botella’ del mismo. Las actividades que se encuentren en la ruta crítica son las más urgentes de ejecutar, pues si alguna de ellas sufre un retraso podría paralizar todo el proyecto.

El cálculo de la ruta crítica es uno de los aspectos más importantes que debe gestionar un Project Manager, sino el que más. Se podría decir, que teniendo el CPM controlado y actualizado, el proyecto debería funcionar como la seda.

 

¿Qué beneficios obtenemos cuando conocemos la duración exacta del proyecto?

En primer lugar, conocemos la fecha de fin de proyecto con una mayor efectividad y eso nos puede ayudar tanto en nuestro propio trabajo de gestión como al comunicarnos con el cliente o los demás stakeholders.

Daremos prioridad a actividades con un acierto, evitando contratiempos que podrían poder en peligro el proyecto en sí. De esta manera, gestionamos el riesgo y la incertidumbre que pudiéramos encontrar.

Tenemos controladas unas actividades que serán clave en la consecución del proyecto, por tanto nuestros esfuerzos se concentrarán en ellas. A la hora de utilizar unos recursos y compensar así el esfuerzo de materiales y colaboradores, tendremos muy claro dónde y cuándo planificar su uso.

Asimismo, la ruta crítica nos ayuda a tomar mejores decisiones. Somos más realistas cuando conocemos y controlamos las claves que definen el proyecto. El camino crítico es un claro indicador del proyecto y con él entenderemos mejor si compensa continuar con el mismo. Podremos basarnos también en técnicas como la del Valor Ganado o EVM (Earned Value Management), que nos asesorarán del funcionamiento del proyecto según lo planificado. ¿Qué actividades debemos reforzar? ¿Cuáles van bien y dónde estamos fallando?

Cuando tenemos varios caminos críticos se recomienda utilizar aplicaciones online o software de gestión de proyectos profesionales potentes, pero fácil y ágil de usar. En Sinnaps, por ejemplo, calculamos de manera automática todas y cada una de las rutas críticas que constituyen nuestro proyecto. Todo ello, combinado con el EVM.

A veces, puede ocurrir que necesitemos reducir la duración total del proyecto. Gracias al cálculo del CPM podremos detectar dónde debemos asignar más recursos para tratar de reducir ese tiempo.

Pero si no disponemos de aplicaciones de gestión que nos calculen automáticamente el camino crítico, podemos elaborar un diagrama incorporando el método de la ruta crítica de la siguiente manera:

 

1. Definir todas la actividades del proyecto.

2. Establecer las relaciones entre las actividades. Saber las dependencias para poder decidir qué actividad hay que hacer antes y cuál de ellas después.

3. Cálculo de la red, en el que se tendrán en cuenta los tiempos más tempranos en la realización de las actividades, los más tardíos para cada una de ellas y su tiempo de holgura o la diferencia entre ambos.

4. Una vez hemos establecido la red de dependencias, diseñaremos el cronograma.

 

 

A partir de este momento, el Porject Manager podrá tener un mejor control de todas las actividades que determinan el final de su proyecto, así como su estado de urgencia. Calcular el método de la ruta crítica no es especialmente fácil. Se requieren conocimientos muy técnicos y bastante tiempo en la fase de planificación. Con el fin de paliar estos esfuerzos y obtener un trabajo mucho más productivo, existen herramientas en el mercado como Sinnaps que calculan la ruta crítica en proyectos de una forma mucho más eficaz. 

 

Ventajas y desventajas al aplicar el método de la ruta crítica en nuestros proyectos.

 

Todos vivimos a base de priorizar tareas. No hace falta que seamos Project Managers profesionales, nuestra vida se basa en seleccionar cosas con un objetivo claro: producir otras cosas mejores en base a unos criterios a seguir. Tangibles o intangibles, los resultados han de proporcionarnos más ventajas que aquellos que desechamos. Es obvio. Con todas ésas prioridades vamos creando un sendero de las cosas imprescindibles en nuestro día a día. Hasta que no lo logramos, nuestro proyecto de vida estaría incompleto. Pues bien, estaremos creando el famoso método de la ruta crítica o camino crítico (CPM).

Si este concepto lo trasladamos a la gestión de proyectos profesionales, estaremos hablando de dar respuesta a una de las cuestiones más buscadas entre clientes y Project Managers: ¿Cuánto va a durar mi proyecto?

El resultado de aplicar el método de la ruta crítica será la visualización de un cronograma con la duración de las actividades críticas que nos indiquen la fecha mínima de finalización del proyecto.

En base a los recursos utilizados en cada tarea y las relaciones entre las actividades gracias a la aplicación de técnicas PERT (Project Evaluation and Review Techniques), la ruta crítica se puede obtener de manera automática. La tecnología de Sinnaps, precisamente, está diseñada en base a un conjunto de algoritmos basados en técnicas PERT y CPM, representadas en un intuitivo diagrama de Gantt. Gracias a éstas, los Project Manager dan una estimación bastante optimizada de la duración total de sus proyectos, así como del orden de actividades que deben llevar para que rentabilizar cada uno de los recursos.

Cuando aplicamos el método de la ruta crítica, no sólo estaremos realizando una planificación exhaustiva y optimizada de nuestros proyectos, sino que ayudaremos a nuestro equipo de trabajo a realizar mejor su trabajo. ¿Cómo? Por ejemplo, gestionaremos los recursos de una manera más lógica. Ningún miembro del grupo necesitará utilizar un recurso que está siendo usado al mismo tiempo en otra actividad. El trabajo no se quedará parado, con la lamentable consecuencia de un incremento en nuestro presupuesto. Lo que se relaciona directamente con la estrategia para minimizar riesgos en nuestro proyecto.

Éste es sólo un ejemplo de los beneficios que podemos disfrutar si aplicamos el método de la ruta crítica. Por ello, conviene hacer un listado con todas las ventajas de calcular el camino crítico (CPM) en nuestros proyectos.

 

Ventajas al aplicar el método de la ruta crítica:

 

— Cálculo de la duración total del proyecto

— Gestión optimizada de los recursos

— Optimización del presupuesto

— Riesgo minimizado

— Predicción de imprevistos

— Toma de decisiones rápida y eficaz

— Respuesta más exacta con el cliente

— Gestión del consumo de recursos equilibrado

 

Todo método también tiene una cara oscura. Nada está completamente bañado por un solo color. Por ello, es importante conocer  y valorar las desventajas de seguir este tipo de técnicas en la planificación de nuestros proyectos.

 

Desventajas de aplicar el método de la ruta crítica:

 

— Cualquier mínimo cambio podría afectar en la ruta crítica. Esto obligaría a re-planificar todo el proyecto y volver a calcular el CPM.

— Más trabajo durante la etapa de la planificación y dependencia de especialistas.

— Revisión y evaluación constante de la planificación.

— No hay cultura de uso de la herramienta de gestión en el mundo de la construcción.

— Se necesita una confianza plena en este método.

 

Muchas de estas desventajas principales se pueden paliar gracias al uso de aplicaciones online que las tienen en cuenta. Las simulaciones de Sinnaps permiten re-planificar en unos segundos la ruta crítica, a consecuencia de cualquier tipo de cambio, por pequeño que sea. Veremos si afecta o no en nuestro camino crítico y, de qué manera modifica nuestro presupuesto y uso de recursos disponibles. Además, el cálculo automático da lugar tanto a rapidez a la hora de planificar como a la independencia de expertos en calcular CPM. El software online en sí, se convierte en nuestro especialista más productivo. Un aliado que guarda los proyectos más exitosos y los convierte en procesos que podremos re-utilizar más adelante.

La herramienta adecuada también evalúa y controla constantemente la planificación, basándose en técnicas de Valor Ganado. Avisa a todo el equipo de las modificaciones realizadas a través de la gestión de permisos. Una solución para resolver la falta de costumbre en acceder a la planificación en el sector de la construcción.

Los propios resultados de los proyectos irán generando la confianza necesaria para trabajar tranquilamente en las actividades planificadas o modificadas. El control sobre ellas será mucho más exhaustivo y efectivo, y podremos gestionar mucho mejor todos nuestros recursos a medida que avanza el proyecto. Esto sólo lo lograremos con herramientas de gestión que sí tengan en cuenta todos los factores que afecten al aplicar la metodología de la ruta crítica.

 

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