Gantt. El diagrama de GANTT.

🔊 El diagrama de Gantt es una herramienta visual para planificar actividades sobre una línea del tiempo. Créalo fácilmente registrándote.

El diagrama de Gantt se viene utilizando desde hace décadas. Y es que la gestión de proyectos y los gráficos de Gantt siempre han ido de la mano. Este tipo de gráfica resulta muy fácil de leer para todos las personas que trabajan en un mismo proyecto. Sin embargo, a veces puede complicarse demasiado, si no la utilizamos correctamente.

A continuación, vamos a ver qué es un diagrama de Gantt, cómo funciona y cómo planificar con un gráfico de Gantt, paso a paso.

 

1️⃣ Definición de diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt te permite establecer la duración y el comienzo de cada actividad. A través de una gráfica, fácil de interpretar, el usuario puede llevar un control de la planificación de su proyecto.

La herramienta, cuya autoría se le asigna a Henry Laurence Gantt [Ir a Wikipedia], está muy extendida entre los profesionales de la gestión de proyectos, ya que permite dividir el proyecto en tareas mínimas o actividades. Por ello, para proyectos complejos es recomendable combinar su uso con técnicas basadas PERT y CPM.

Y es que, al planificar un proyecto estamos haciendo dos cosas:

• Organizamos todas las actividades del proyecto, relacionándolas entre sí según sus dependencias.
• Esquematizamos y controlamos los objetivos a alcanzar en una línea del tiempo.

El modo con el que planifiquemos puede convertirse en todo un caos, o puede ser un punto de inicio eficiente y fácil de comprender. Aquí entra en juego el diagrama de Gantt online. Puedes hacerlo fácilmente con nuestro gestor de proyectos de forma gratuita. 

 

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La gráfica de Gantt muestra el principio y final de las unidades mínimas de trabajo o grupo de tareas, y constituye la base de las aplicaciones online más actuales. Está compuesta por un eje vertical donde se sitúan las actividades del proyecto, y un eje horizontal que expone la duración de cada una de ellas a través de un calendario. Cada colaborador podrá identificar rápidamente la actividad a realizar en el tiempo que se le indica en la gráfica.

 

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2️⃣ Cómo hacer un diagrama de Gantt

Para saber hacer un cronograma de Gantt paso a paso, es importante que primero detectemos las actividades necesarias para realizar nuestro proyecto y la fecha final del mismo. Con esto, los paso a seguir son muy fáciles. Y más cuando utilizas un software para hacer diagramas de Gantt.

Identificamos pues los pasos clave para hacer un cronograma de Gantt online fácil y visible para todo el equipo de trabajo.

 

Paso 1: Investigación

Investiga los requerimientos y necesidades para llevar a cabo el proyecto. Para ello, necesitarás la ayuda de tu equipo. Por lo que es importante celebrar una reunión de arranque antes de crear la gráfica de Gantt.

Tres cosas que tendrás que averiguar:

• Qué actividades
• Cuánto dura cada una
• Qué relación de dependencia hay entre todas las actividades

Durante este primer paso, es importante que eches un vistazo a los riesgos de un diagrama de Gantt. Pues no siempre es recomendable utilizar una gráfica pura de Gantt.

 

Paso 2: Primer borrador de la planificación

Una vez sepas la respuesta a estas tres preguntas, ya podrás planificar un primer borrador de un diagrama de Gantt. Añade actividades para organizar el trabajo con gráficas de Gantt.

Puedes elegir entre diferentes tipos de diagramas de Gantt. Aunque desde Sinnaps, te recomendamos que empieces por un cronograma sencillo. Pues si gestionas proyectos con muchas actividades y muchas dependencias entre ellas, un Gantt te complicará más el trabajo. Por eso, creemos que es clave conocer cómo NO USAR diagramas de Gantt.

 

Paso 3: Ajusta necesidades y haz los cambios necesarios

Una gráfica de Gantt es muy útil cuando trabajar con proyectos sencillos, especialmente si en tu trabajo no surgen contratiempos. Pues un Gantt puede resultar muy estático para una gestión ágil de proyectos.

Por eso, es importante que sepas que existe la posibilidad de mezclar varias técnicas para conseguir un diagrama flexible y capaz de gestionar cambios durante la ejecución del proyecto. Para eso, te recomendamos este artículo: Gantt vs PERT vs CPM vs KANBAN.

 

Paso 4: Personaliza tu diagrama de Gantt y aumenta la productividad

Como herramienta visual que es, una gráfica de Gantt tiene que ser fácilmente leída por el equipo. Irás mucho más rápido si sabes algunos trucos para personalizar tu diagrama de Gantt con una herramienta online como Sinnaps.

 

3️⃣ Ejemplos de diagramas de Gantt

Este es una gráfica de Gantt cualquiera, muy sencilla de entender y para proyectos muy simples. Básicamente, es un listado de tareas planificadas:

 

 

 

Y este diagrama de Gantt combina y simplifica técnicas PERT y CPM para priorizar las actividades más importantes y que decidirán el éxito de proyecto. Ordena las tareas de mayor a menos importancia según su duración, dependencias y plazos con fechas fijas:

 

 

 

 

Además, el Project Manager que únicamente aplique este diagrama en sus planificaciones se perderá gran parte de la información de todo un proyecto complicado, con numerosos elementos relacionados entre sí. Este tipo de aplicaciones online podrá recoger todos los datos de las actividades, sin que suponga una dificultad añadida para entender la gráfica de Gantt.

 

4️⃣ Origen del gráfico de Gantt

El famoso cronograma pudo tener otro nombre. Aunque se atribuye el éxito de este tipo de gráfica al ingeniero mecánico y consultor en administración de empresas Henry Gantt, lo cierto es que el nuevo método de visualización fue desarrollado unos años antes (1896) por el también ingeniero Karol Adamiecki. Sin embargo, la publicación se escribió en polaco, por lo que Gantt pudo popularizar el diagrama, ligeramente modificado, entre los años 1910 y 1915, a través de varios artículos publicados en la Revista de Ingeniería en Nueva York.

 

5️⃣ Ventajas y limitaciones del gráfico de Gantt

Siendo como fuere y con un siglo de historia, el famoso diagrama de Gantt es una de las herramientas de gestión que más se siguen usando en la actualidad, sin apenas variación. Sólo una modificación a destacar en los software de gestión más potentes: la técnica PERT (Project Evaluation and Review Techniques). Gantt no fue capaz de añadir una red de relaciones entre un volumen amplio de actividades, por lo que, algunas aplicaciones especializadas en la gestión de proyectos complejos, han agregado al gráfico esta técnica que inter-relaciona las dependencias entre tareas.

A pesar de todo ello, el cronograma de Gantt tiene una ventaja importante que forma parte de la comunicación entre manager y equipo: proporciona una visualización rápida y útil entre el tiempo y las cargas de trabajo. No sólo con el fin de gestionar los recursos empresariales entre los colaboradores de un proyecto, sino para controlar realmente el uso de los diferentes recursos en un momento determinado. Esto nos permite actuar con rapidez y tomar decisiones más eficientes.

 

Gráfica de compensación de recursos de Sinnaps

 

 

 

«La mejor manera de garantizar la productividad y un ambiente adecuado es la cooperación entre la administración y los obreros.»—H. L. Gantt

 

Gracias al CPM (Critical Path Method), se puede combinar la herramienta gráfica con técnicas que proporcionan la ruta crítica de los procesos. De esta manera, los directores de proyectos ya pueden determinar de manera eficiente el final de sus trabajos. En la actualidad, existen software de gestión que trabajan plasmando PERT y CPM en la gráfica de Gantt. Las aplicaciones actuales proporcionan una visualización total de la planificación, tal y como aparece representado en la imagen continua. En ella, se observa la ruta crítica del proyecto, representada en la primera línea de actividades y obtenida automáticamente gracias a las dependencias entre las mismas. Ver Sinnaps en wikipedia

Al final, una adecuada planificación no es más que un lenguaje directo entre el jefe de equipo y los demás miembros, así como una excelente visualización para controlar adecuadamente todos los elementos que la componen. Si no se entiende, deja de tener sentido. De ahí radica el éxito del uso exclusivo del diagrama de Gantt en proyectos sencillos, pero que gracias al diseño de software más potentes, el project management sigue su evolución a pasos de gigante en proyectos con múltiples complicaciones añadidas.

 

6️⃣ Plantillas de GANTT

Si empleas software cómo Microsot Excel para gestionar proyectos es posible que estés buscando plantillas para hacer tus gráficas de GANTT. Ólvídate de usar programas con esas funcionalidades que no fueron diseñadas para gestionar proyectos. Te recomendamos que emplees algún software diseñado para ello cómo Sinnaps.

 

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Si todavía no tienes conocimiento suficiente para gestionar proyectos o simplemente quieres seguir aprendiendo te recomendamos que te descargues alguno de nuestros ebooks o te inscribas a un curso de Sinnaps.

 

Todo sobre Gantt:

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