Al final, la mayoría de nosotros queremos aprovechar al máximo los recursos que tenemos disponibles. Buscamos constantemente cómo rentabilizar el consumo de los mismos para poder ir más rápido en nuestro trabajo, con el menor coste posible.
En Sinnaps lo sabemos. Por eso, te contamos cómo sacarle el máximo provecho a tus recursos, sin estar haciendo ‘encaje de bolillos’ continuamente para llegar a tiempo y, sobre todo, para llegar con el presupuesto estimado. ¿Magía? Vamos a verlo…
Índice
Pregunta y planifica sólo los recursos necesarios
A medida que vamos añadiendo actividades a nuestro calendario, vamos planificando también los recursos que necesitaremos para completar cada tarea.
Si trabajas con equipos grandes, en los que cada colaborador tiene asignadas unas actividades, ¡comunícate con ellos! Preguntar y preguntar qué necesitan, cómo se realiza tal tarea de la mejor forma posible, o de qué podemos prescindir. Es clave para planificar tus proyecto de manera realista.
Durante la reunión de arranque o Kick-off puedes empezar esta investigación. Te recomiendo que visites esta lección del curso online y gratis de Gestión de proyectos.
Importante cuando estés planificando. Aunque puede parecer una obviedad es necesario recordarlo. Reserva tiempo para planficar. La facilidad de uso de Sinnaps te ayuda a que este tiempo de planificación sea el mejor posible. Y puedas pasar a la acción, ¡cuanto antes!
Vigila el consumo y coste de tus recursos…
Sin duda, podemos decir que es de las cosas más usadas en Sinnaps. Hablamos de la gráfica de consumo de recursos. Vigila si están planificando de una forma equilibrada tus recursos, o estás sobrecargando de trabajo a tu equipo, por ejemplo. También controla si te estás gastando demasiado en un sólo día.
Teresa te cuenta en 3 minutos cómo puedes planificar usando la gráfica de recursos. Cuando la descubras, ya no querrás planificar sin ella 😉
Siempre que hagas cambios, podrás ver cómo afectan al consumo y coste de los recursos a lo largo del proyecto. ¡Gracias a esta gráfica! 🙂
Seguimiento continuo para decisiones efectivas (y a tiempo)
Cada modificación en tu planificación es una decisión premeditada. Es cierto que el que no asumen un mínimo de riesgo, es porque está llegando tarde con la decisión. Sin embargo, Sinnaps te ayuda a rebajar esta incertidumbre al máximo a través de dos pasos:
- Sinnaps detecta y te avisa desde el panel de control, si deberías hacer alguna modificación, según los plazos y el presupuesto que tengas planificado.
- Cuando sepas que algo tienes que cambiar, ¡acude al modo de pruebas y observa cómo afectaría el cambio a toda tu planificación antes de implementarlo!
Así podrás saber cuándo hacer el cambio y cómo llevarlo a cabo, con toda la seguridad posible.
El panel de control de Sinnaps detecta y te avisa cuando algo marcha mal…
Modifica sabiendo lo que estás haciendo desde el Modo de pruebas 👍
Genera informes de recursos automáticos en un sólo clic
El proyecto ya está en marcha. Tu equipo va validando las actividades, subtareas y objetivos. Y tenemos una reunión a la vista o queremos obtener una documentación periódica del funcionamiento del proyecto. Sinnaps te genera automáticamente en un sólo clic, informes de recursos editables y listos para enviar a quien necesites.
Puedes generar informes de recursos planificados o gastados. Genera y personalizar tus informes de recursos así de sencillo.
Puedes exportar tus informes a Excel o PDF, según necesites.
¿Sabías que puedes compartir recursos en diferentes proyectos?
Se llaman recursos globales’ porque pueden trabajar en distintos proyectos al mismo tiempo. Por ejemplo, las personas. A veces, puedes tener colaboradores que estén trabajando en varios proyectos a la vez.
De hecho, en la gráfica de recursos, puedes ver si estás planificando el trabajo de una persona en un momento en el que ya está trabajando en otro proyecto. La gráfica de Sinnaps te lo mostrará para que tengas en cuenta planificaciones realistas.
Nota: sólo podrás ver la ocupación de un usuario en los proyectos en los que eres Project Manager, por cuestiones de confidencialidad.
¿Te sientes listo para empezar a sacarle el máximo partido a tus recursos? ¡Entra en tu proyecto empieza a aprovechar tu presupuesto y la disponibilidad de tus recursos! Verás que no es tan complicado 😉
