Dada la naturaleza dinámica del contexto en el que opera nuestro proyecto, es importante medir continuamente su evolución y, más específicamente, sus efectos. Esto nos permitirá ajustar sus acciones y así promover el logro de resultados. Este artículo tiene como objetivo apoyar la identificación de indicadores relevantes que deben ser monitoreados de acuerdo a sus objetivos y plan de acción.
Los indicadores, para resultar eficaces, deben ser monitoreados. Para ello, debemos valernos de una herramienta de planificación y gestión que nos permita seguir y medir nuestros proyectos, como Sinnaps, software de gestión de proyectos, y que nos ofrezca funciones muy estimables, de las que hablaremos a lo largo de esta entrada.
¿Qué tipos de indicadores son relevantes?
Todos aquellos que nos proporcionan información veraz y práctica enfocada a la mejora de nuestro sistema de trabajo o producción. Proponemos aquí los siguientes tipos de indicadores:
La medición de procesos permite evaluar el ritmo de avance del proyecto, el uso de los recursos y la forma en que se lleva a cabo el proyecto. Existen diferentes tipos de indicadores de proceso asociados a un proyecto. Destacamos los siguientes:
Progreso del proyecto y uso de los recursos
Esto implica comparar los elementos de planificación operativa con la ejecución para tomar medidas correctivas si es necesario. Por ejemplo, permiten comprobar en qué medida el proyecto avanza al ritmo previsto. El uso de un diagrama GANTT como el que ofrece Sinnaps, facilita el seguimiento del proyecto y la rápida identificación de los ajustes necesarios. También podemos verificar si el uso de los recursos (humanos, de finanzas, etc.) es consistente con lo planeado.
Mide el consumo de tus recursos (presupuesto y tiempo) en tus proyectos a través de este panel de control:
Empezar a medir mis proyectos ahora
Diferencia entre el programa planificado y el programa de producción real de los distintos factores relacionados con el proyecto.
Para este indicador podemos utilizar la técnica de valor ganado que ofrece Sinnaps y su gráfica de consumo de recursos.
Indicadores de eficiencia y eficacia
El objetivo de garantizar la eficiencia y la eficacia de los procesos de la organización no es nuevo pero con la edición de la norma ISO 9001 v.2000, los términos eficiencia y eficacia se han vuelto aún más populares.
La eficiencia refleja la calidad y adaptabilidad de productos y servicios y la eficacia puede medirse por los resultados obtenidos mediante la comparativa frente a lo que se había planeado.
Es decir, si un indicador de eficiencia podría ser el número de actividades completadas satisfactoriamente en un día, el de eficiencia sería si el objetivo que se perseguía con esas actividades ha sido o no alcanzado.
Indicadores de resultados
Estos indicadores nos permitirán evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos de nuestro proyecto. Existen diferentes tipos de resultados. Los resultados finales permitirán evaluar el impacto del proyecto en la población usuaria o cliente. Sin embargo, estos impactos son difíciles de medir, ya que una multitud de factores afectan a estos resultados y, a menudo, lleva años poder evaluar estos resultados.
El logro de resultados intermedios (efectos del proyecto) y de resultados inmediatos (resultados de primer nivel que contribuyen a la producción de efectos) puede medirse más rápidamente a medida que avanza la ejecución. De esta forma, sería posible medir:
- La capacidad de las acciones para llegar a la población objetivo.
- La satisfacción del cliente.
- La realización de las acciones en términos de accesibilidad, continuidad, etc.
- La rentabilidad financiera del proyecto.
La evaluación más definitiva del logro de los resultados del proyecto se lleva a cabo con mayor frecuencia hacia el final del proyecto, cuando llega el momento de hacer balance de su ejecución.
Indicadores de impacto
La identificación de los efectos colaterales requiere un análisis prospectivo de los impactos indeseables asociados con la implementación del proyecto que puede ser observado tanto dentro como fuera de nuestra organización.
Por ejemplo, es posible que la implementación pueda tener un impacto negativo en la satisfacción del personal, obstaculizar la implementación de otro proyecto desplegado en el territorio, ser mal recibido por algunas personas de la comunidad o, en última instancia, tener efectos indeseables en el bienestar de la población (ej.: un aparato electrónico/informático que tenga errores constantes o un medicamento con efectos secundarios).
Para minimizar los efectos colaterales, se recomienda realizar un análisis de los grupos de interés y de los diferentes riesgos asociados al proyecto.
Indicadores de calidad
Los indicadores de calidad se pueden dividir en dos tipos:
- Indicadores de calidad internos: son aquellos cuya fuente emana del propio equipo y ofrecen información cualitativa del proyecto.
- Indicadores de calidad externos: proceden de nuestros clientes y ofrecen información cualitativa del producto y de nuestra empresa.
Al entender los indicadores de calidad, podemos ubicar mejor a su personal, ajustar nuestros procesos y decidir si tenemos la tecnología adecuada para mejorar la calidad y los tiempos del proyecto. La clave es entender y documentar las tendencias que ocurren dentro de los equipos, dentro de los proyectos y dentro de los productos. Al comprender y documentar estas tendencias, estaremos en mejores condiciones de posicionar nuestra empresa en el mercado.
Indicadores de evaluación
Casi siempre existe una fuerte correlación entre la solidez y el crecimiento de una empresa, por un lado, y el nivel de satisfacción de los clientes, por otro. La satisfacción del cliente es, por lo tanto, un indicador muy importante: todas las empresas deben vigilarla de cerca y esforzarse constantemente por mejorarla.
La cuestión es cómo monitorear este indicador de manera efectiva: lo ideal es combinar dos métodos, utilizando ambos:
- Indicadores que permiten monitorear las interacciones individuales con el servicio de atención al cliente.
- Indicadores que consisten en controlar la satisfacción general de los clientes a intervalos regulares.
Para asegurar la consistencia en la medición del desempeño a través de la organización, se han formulado los siguientes cinco principios para guiar a la organización el proceso:
- Los resultados deben estar claramente definidos.
- El sistema de medición del desempeño, incluida la recopilación de datos, debe ser sencilla y rentable.
- El sistema de medición del rendimiento debería ser positivo y no punitivo.
- Los indicadores de desempeño deben ser simples y significativos, fiables, asequibles y pertinentes para la actividad o el proceso medido.
- Los indicadores de rendimiento se revisarán y mejorarán mediante de forma continua. Sólo con la experiencia podemos perfeccionar y mejorar el proceso.
La medición del desempeño difiere de la práctica de la evaluación tradicional en el sentido de que es un proceso continuo de autocontrol.
Indicadores de recursos humanos
Nos proporcionan datos acerca de nuestro equipo humano y cada día toman más relevancia.
En el estudio «How to Create and Deploy Effective Metrics», Wayne W. Eckerson describió una serie de características de para que estos indicadores de recursos humanos fueran fiables:
Precisión: debemos centrarnos en unos pocos indicadores esenciales y dejar el resto fuera.
Profundidad: deberíamos poder profundizar en los detalles ¿Por qué no estamos cumpliendo nuestro objetivo de costes de contratación? ¿Qué grupos son los más costosos a la hora de reclutar? Al profundizar en estas cuestiones, podemos predecir más fácilmente hechos futuros y ver dónde necesitamos progresar.
Simplicidad: al tratarse de recursos humanos, todo el equipo debe entender los indicadores para poder comunicar y enfocar el mensaje.
Propiedad: al igual que en el punto anterior, al estar hablando de personas físicas, los indicadores deben tener un «propietario», que será el responsable de lograr alcanzar los objetivos.
Contratar a personas con un buen desempeño es vital y, para ello, debemos tener indicadores que nos proporcionen información clara y precisa que nos permita tomar decisiones con respecto al personal de nuestra empresa.
Indicadores de sistemas de información
Un sistema de información debe ser especialmente eficaz en la nueva economía. Configurarlo es bueno, poder medirlo es mejor: ¿Qué se evalúa en un sistema de información? Las actividades, habilidades, recursos y la satisfacción del cliente, de la siguiente manera:
- Las actividades se listan y luego se comparan con las prácticas reales de la empresa para determinar una tasa de actividad.
- Las competencias se basan en 3 indicadores: conocimiento técnico, conocimiento de comportamiento y conocimiento de negocio.
- Cálculo de una tasa de apoyo estructural.
- Responder lo mejor posible a las expectativas y exigencias del cliente.
Una vez que se hayan formulado todos los indicadores, puede ser útil elaborar un cuadro que presente la siguiente información para cada uno de ellos:
- El objetivo medido.
- El objetivo a alcanzar.
- Las fuentes de los datos que deben recogerse.
- El método de recogida.
- La frecuencia de medición.
- Las personas responsables de la transmisión y el análisis de los datos.
En definitiva, para cada indicador de resultados, deberemos determinar: la situación de la línea de salida y un objetivo a alcanzar. Te sugerimos que consultes a un experto para que te asesore acerca de los indicadores relevantes para tu proyecto y cómo evaluarlos. Recuerda que, con Sinnaps, tendrás un Coach Virtual para apoyarte durante el proceso. El objetivo asociado a un indicador se define para estimular al equipo a rendir mejor.
