La producción audiovisual es una de las áreas de la gestión de proyectos más complejas de planificar. Son muchos los recursos de diferente naturaleza, las relaciones de un alto grado de dependencia entre ellos, los contratiempos y diversos factores con los que cuenta un ayudante de dirección, persona que coordina y elabora el plan de rodaje.
Por este motivo, la herramienta que se utilice para elaborar un adecuado plan de rodaje debe tener en cuenta las numerosas particularidades de la producción audiovisual. Ya es hora de dar ese paso para dejar a un lado Excel para empezar a utilizar aplicaciones que realmente optimicen el tiempo de rodaje. Y es que este factor condiciona enormemente el resto de recursos. Un día más de rodaje puede suponer una gran pérdida económica, afectando al resto de disponibilidades y tareas. Que no tengamos esa lámpara preparada para el director de fotografía, o que el actor de la secuencia planificada para esta tarde no llegue a tiempo, supondrá re-diseñar el plan de rodaje y comunicar a todo el equipo los cambios realizados.
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Herramientas de gestión profesional
solucionan muchas de las particularidades de un plan de rodaje
El documento estará formado por unos factores principales: secuencia, efecto, página del guion a la que corresponda, decorado y sinopsis de la secuencia, personajes y localización. A lo que le añadiremos la citación de actores. En la producción audiovisual todo está medido al milímetro. Cada día tenemos pendientes una serie de tareas que relacionan directamente unos recursos determinados. Pues bien, planifiquemos el rodaje de tal manera que podamos optimizar todo de una manera automática y basándonos en métricas objetivas. ¿Qué conseguimos cuando trabajamos con herramientas de gestión profesional? ¿Cuáles son las ventajas principales con las que cuenta la producción audiovisual al utilizar gestores de proyectos potentes?
- Optimización del tiempo y dinero empleados en el rodaje. Una tecnología basada en técnicas PERT (Project Evaluation and Review Techniques) y CPM (Critical Path Method) hace posible que la planificación sea automática y optimizada. Muchas de las actividades en producción audiovisual están relacionadas con las demás de manera muy estrecha. Si algo falla, ya sea un detalle o no, afecta directamente a las demás actividades, que pueden quedar totalmente paradas. Estas técnicas detectarán automáticamente el camino crítico del proyecto, para tener en cuenta las actividades que debemos realizar si queremos seguir con el mismo.
- Re-planificación constante. En todo rodaje surgen imprevistos. Esto es algo con lo que el ayudante de dirección debe familiarizarse lo antes posible. Con Sinnaps esto es posible. Las metodologías ágiles proporcionan la flexibilidad necesaria para proyectos cuyo grado de incertidumbre es elevado. Este tipo de herramientas nos indicará, además, el impacto que tienen los cambios en el proyecto. ¿Cuánto nos cuesta incorporar un nuevo plano? ¿O qué supone añadir una nueva secuencia porque nos hemos dado cuenta de que no queda claro el argumento? Esto suele suceder y mucho.
Un truco podría ser el diseño de simulaciones de proyectos para todos esos cambios a tener en cuenta.
- Comunicación y accesibilidad a través del cloud. Estas aplicaciones son online, por ello todos miembros del equipo están totalmente informados a tiempo real. Y es que son muchos los profesionales que trabajan en un rodaje completo, que además no se encuentran localizados en unas mismas oficinas. La mayoría suelen ser freelancers, lo que implica que el volumen de correos electrónicos sea considerablemente elevado. Para evitar perder información por el camino, Sinnaps integra un sistema de conversaciones dentro de la propia herramienta y según la actividad de la que estemos hablando.
El sistema de alarmas informa de las modificaciones que se hayan realizado a última hora, para evitar que el ayudante de rodaje pierda demasiado tiempo avisando a todo el mundo involucrado en el mismo. Cada actividad tendrá unos miembros del equipo implicados, por lo que cualquier variación o nueva conversación quedará reflejada para todos.
- Visual e intuitivo. No hace falta que seamos expertos Project Managers para trabajar con herramientas como Sinnaps. A través de una variación del diagrama de Gantt podremos visualizar y editar fácilmente cualquier actividad. En el calendario quedarán reflejadas las actividades y su duración. Además, podremos personalizarlas con los colores que mejor funcionen si la secuencia es en exterior día, noche o en interior, etc.
Aunque pueda parecer sencillo a primera vista, plasmar en imágenes un guion cinematográfico es de las cosas más complicadas y que más diversos recursos hay que gestionar. Por ello, con estos cuatro puntos, los ayudantes de rodaje tienen gran parte de su esfuerzo ganado. Y es que su trabajo está sujeto a numerosas barreras que tratan de impedir una y otra vez que todo salga adelante.
