Ángel Nájera es formador y consultor de PMP en Wolf Project.
Con él repasamos los aspectos más importantes de la figura del Project Manager y las claves para que las PYMES y grandes empresas gestionen sus proyectos con software y metodologías adecuadas.
Uno de los problemas con el que se encuentran, a menudo, muchas organizaciones es la de encontrar una herramienta que verdaderamente ofrezca soluciones a sus necesidades. A partir de ahí, el mayor escalón está en la adecuada implementación de nuevo software, todo un reto para organizaciones con estructuras muy tradicionales. En este sentido, Ángel Nájera asegura que «el esfuerzo no se tiene que hacer en conocer la herramienta, sino que el esfuerzo se debe emplear en gestionar el proyecto. Por eso, el software debe facilitar esa gestión, no que suponga un inconveniente más la formación de la misma herramienta».
Además, Ángel Nájera, con más de 15 años de experiencia en la gestión de proyectos profesionales y en la formación de PMP, nos explica de una forma muy sencilla la diferencia entre las diferentes metodologías de gestión más eficaces en los proyectos con éxito. Todo ello, en una entrevista que no tiene desperdicio y que concluye con una anécdota muy singular.
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La importancia de la gestión de proyectos en las organizaciones
¿Qué es Wolf Project Management?
Somos una empresa especializada en la consultoría y en la gestión de proyectos. WolfProject nació en 2003 y desde entonces hemos gestionado multitud de proyectos para otras empresas. En los últimos años, nos hemos especializado bastante en mejorar los procesos de gestión de proyectos de las compañías, intentando adaptarlos a distintas metodologías como la del PMI (Project Management Institute), PRINCE2, ágiles o de tipo Scrum, etc.
Además, estamos muy centrados en ayudar a los profesionales a adquirir certificaciones oficiales de dichas metodologías. Damos formación para profesionalizar su trabajo como Project Managers.
¿Cuáles son las claves para una gestión adecuada en una PYME?
Lo más importante disponer de una visión estratégica, adecuada a planteamientos a medio y largo plazo. A partir de ahí, se deben ir desarrollando acciones que lleven a conseguir las metas establecidas. También, es importante rodearse tanto de un equipo profesional, como de un conjunto de agentes del sector, que sean capaces de aportar valor a la empresa.
¿Qué carencias se encuentra entre sus alumnos?
En general, los Project Managers a los que formamos en Wolf Project tienen mucho conocimiento técnico de sus propias áreas. Por ello, la parte que solemos reforzar más es la de crear una visión más global del proyecto, para así ser capaces de integrar las distintas áreas o funciones con varios recursos que tendrán que gestionar a lo largo del mismo.
Índice
Nos encontramos con profesionales muy técnicos
que deben reforzar su visión global para gestionar proyectos
Todo ello, siguiendo siempre unas buenas prácticas y metodologías que sean adecuadas, tanto al control de sus proyectos como a los recursos, y al tiempo que dispongan para aplicarlas.
¿Con qué metodologías le gusta trabajar?
Comenzamos en el mundo de la gestión de proyectos con técnicas estadounidenses como las del PMI, las recogidas en el PMBOK. En líneas con ellas y siempre que desarrollamos un proyecto, adaptamos los principios que tiene la metodología PRINCE2. Ésta última nos gusta mucho porque tiene una visión muy cercana de por qué tiene que existir un proyecto, sus razones más comerciales. Por ello, estamos trabajando con ambas metodologías conjuntamente. Es cierto que hay empresas que ya tienen instalada PRINCE2, por lo que seguimos esa misma línea con ellas.
Otra de las técnicas que estamos implementando con más éxito últimamente es la Scrum, aplicada tanto para el trabajo de los equipos del proyecto como a industrias cuyo grado de incertidumbre es elevado, y donde sus clientes no tienen una visión exacta del producto que quiere desarrollar. Sobre todo en estos contextos, estamos consiguiendo buenos resultados con metodologías Scrum.
¿Qué diferencias existen entre el método de gestión de proyectos PRINCE2 y el del Project Managment Institute (PMI)?
La principal diferencia es que PMI es conocido como ‘cuerpo de conocimiento’. Lo que quiere decir es que plantea unas buenas prácticas para aplicarlas a los proyectos de todos los sectores y todos los tipos de empresas. Se trata, por tanto, de un conocimiento global que todo Director de Proyectos debe tener para materializarlo en la metodología escogida para gestionar sus propios trabajos. Cada profesional puede adaptar a su gestión el área del PMI que desee aplicar.
Sin embargo, PRINCE2 es un método y no un ‘cuerpo de conocimiento’. En un método sí es obligatorio seguir sus pautas tal y como las establece, mientras que el conocimiento del PMI no se tiene por qué seguir estrictamente todos sus criterios para que dé resultado.
PRINCE2 es un método que desarrolló el gobierno inglés a través de su oficina de Comercio, basándose en la gestión de sus propios proyectos. Determina cuáles son los procesos que se tienen que seguir, los documentos que se deben generar, qué roles existen en el equipo de trabajo, etc. Si una empresa quiere adoptar PRINCE2 debe seguir todos los pasos que marca esta metodología, de lo contrario no estaría aplicando PRINCE2.
¿Qué importancia conceden la dirección de las PYMES a la gestión profesional de proyectos?
Estamos observando una evolución muy positiva en cuanto a la concesión que dan las empresas a profesionalizar el rol de sus Project Managers. Hace unos años, la PYME desconocía la función del Director de Proyectos. Sin embargo y afortunadamente, esto está cambiado.
Existen muchas empresas que su base de negocio está orientada a generar proyectos para ponerlos en el mercado. Por ello, estas organizaciones se están dado cuenta que cuando más profesionalización exista en sus Project Managers y más metodología se aplique a la gestión de sus proyectos, mejores resultados consiguen. Se trata de empresas que están más orientadas a la gerencia y gestión. Y desde nuestra apreciación, nos estamos encontrando con un cambio considerable en cuando a la importancia que otorgan a sus profesionales en este sentido.
La implementación de un nuevo software de gestión suele ser un problema en muchas empresas que deben cambiar parte de su cultura corporativa, ¿cómo aconseja que se deba introducir la nueva herramienta de gestión en la empresa?
Lo principal es que la propia organización perciba la necesidad de utilizar una herramienta que les ayude a ordenar mejor la gestión de sus proyectos. A partir de ahí, se iniciarán los procesos de cambio con respecto a lo que los miembros del equipo están acostumbrados a hacer.
Un software debe facilitar la gestión y no suponer un impedimento más,
por ello se hace indispensable una fácil intuición en su uso
Por tanto, para actualizar un software es clave que responda a esas necesidades de toda la empresa y que sea muy intuitivo. Este último punto es vital para una buena implementación. Precisamente, una de las cosas que nos gusta de Sinnaps es que es bastante intuitivo. El esfuerzo no se tiene que hacer en conocer la herramienta, sino que el esfuerzo de debe emplear en gestionar el proyecto. Por eso, el software debe facilitar esa gestión, no que suponga un inconveniente más la formación de la misma herramienta.
Además, es importante que se pueda acceder a la herramienta desde cualquier sitio o dispositivo, de tal manera que se pueda gestionar el proyecto de una manera colaborativa.
¿Cuál es el secreto para gestionar un gran volumen de partners o stakeholders?
La gestión de los agentes o stakeholders es una de las piedras angulares en la gestión de proyectos. Si esto no se realiza adecuadamente, estaremos poniendo en un alto riesgo nuestro proyecto. Se trataría de un factor importante de fracaso si no se ejecuta correctamente.
Por ello, el enfoque se le da a este tema desde Wolf Project, es primero el de jerarquizar los niveles de stakeholders para ordenarlos por importancia. A partir de ahí, debemos repartir su gestión entre los diferentes miembros del equipo. De esta manera, siempre existirá una persona concreta a la que se le asigna un grupo determinado de stakeholes. Así podrá aplicar una estrategia, unos puntos de control y una forma de comunicación, coordinados con los demás miembros del equipo en el proyecto. A través de este método, no hay una sola persona que se encargue de todos ellos, sino que existe una delegación dependiendo de la importancia de los stakeholders.
Según su dilatada experiencia, ¿le viene a la cabeza alguna anécdota que haya puesto realmente en peligro un proyecto? ¿Y cómo lo ha solventado?
Siempre hay muchas anécdotas en los proyectos que te vas encontrando, pero quizás una de las áreas donde más problemas surgen es la comunicación en el proyecto. Sobre todo si se trabaja con clientes que, por ejemplo, no sean españoles.
En relación con esto, en una ocasión tuvimos un problema con un cliente inglés con problemas en el habla, no oía ni hablaba bien. El momento en el que teníamos que determinar los requisitos de un proyecto, fue un problema para todos. Tuvimos que contratar una traductora de signos. Fue una situación complicada para el proyecto pero al final lo logramos gracias al esfuerzo en establecer unos sistemas de comunicación adecuados. En definitiva, el objetivo era que la información le llegara de la forma que el cliente verdaderamente quería. Por ello, los problemas en comunicación suelen suponer grandes inconvenientes en el proyecto.
Por último, ¿en qué proyectos está trabajando y cuáles son sus próximos proyectos?
En Wolf Project estamos incorporando continuamente más programas formativos a nuestro portfolio de proyectos. Este año hemos incluido las metodologías ágiles y vamos a seguir en esa línea. Además, estamos trabajando en el desarrollo de cursos-taller de gestión de proyectos en los que aplicamos metodologías PMI, PRINCE2 y Scrum, junto con otras más novedosas. Y, por último, continuamos trabajando en el área de la consultoría, tanto en España como en Latinoamérica.
