Si quieres hacer temblar a tu director de proyecto, pronuncia estas palabras…
Por muy seguro que un profesional se encuentre ejerciendo su labor como tal, es inevitable sentir ciertos miedos. La incertidumbre, el posible fracaso o la falta de comunicación de los proyectos, son las principales constantes de los temores más terroríficos del director de proyectos. Todo ello, está vinculado a una serie de frases que aterrorizan a los Porject Manager, independientemente de la experiencia con la que cuente.
Con la intención de superar al menos el cierto pavor que resultan este conjunto de sonidos, identificamos las principales frases que aterrorizan a muchos Project Managers:
«¿Cuándo estará listo?» No estimar bien los plazos de entrega o la duración de las actividades suele ser uno de los mayores miedos de muchos directores de proyectos, sobre todo si es la primera vez que se enfrentan a un proyecto desconocido o con un alto grado de incertidumbre. Para mantenerse entero al escuchar estas tres palabras, existen herramientas como Sinnaps que calculan automáticamente el camino crítico y por ende, la fecha fin del proyecto. Con un simple vistazo a la variación de diagrama de Gantt de la aplicación online, la respuesta será lo más acertada y la seguridad del Project Manager quedará intacta.
«Es fácil, esto es todo lo que espero de mi proyecto. No necesito nada más.» Asusta bastante, ¿verdad? Dar por concluidos las especificaciones del cliente en la fase inicial de proyecto es uno de los mayores temores. No entender los requerimientos reales del cliente, así como escuchar eso de es fácil o ya no necesito más cosas, da pavor y tembleque a muchos directores. Ni nada suele ser tan fácil como se cree, ni todo está totalmente cerrado. Para ello, se necesita trabajar con herramientas que permitan la flexibilidad y que al mismo tiempo gestionen bien la incertidumbre del proyecto. Precisamente, Sinnaps combina métodos ágiles con predictivos.
«Sí, lo tendremos listo para la semana que viene.» O «sí, esta funcionalidad es muy fácil desarrollarla y estará terminada en plazo.» ¡Qué bien, cuánto optimismo! Error de novatos. Afirmar todo lo que se propone bien sabemos que no es muy cierto. La intención de terminarlo en plazo suele ser muy buena, pero debemos ser conscientes de la realidad del proyecto. Bien, nosotros lo somos pero ¿y nuestro equipo? No entenderse con los demás, no saber transmitir las especificaciones del proyecto a todos los interesados, generar desconfianza o no lograr la empatía esperada, asusta de entrada a todo líder. Por eso, es vital conocer bien tanto al equipo como a los demás stakeholders del proyecto.
«Mejor, no lo probamos no sea que…» En el otro extremo del optimismo, puede estar el pesimismo pero también la cobardía absurda. Ésta está relacionada con la necesidad de generar un clima de confianza en el liderazgo del Project Manager. Una confianza bidireccional. Primero, no debe tener miedo a que los miembros del equipo tengan miedo y no sean lo suficientemente creativos y talentosos en sus labores. Y segundo, debe lograr que los colaboradores no tengan realmente ese miedo a no ser lo que espera el Director del Proyecto. Y es que el Project manager se centrará más en evaluar y ajustar las desviaciones que en juzgar y castigar las iniciativas.
«No puedo utilizar este recurso, hasta que no se termine en esta otra actividad.» O «necesitamos a esta persona para otro proyecto.» Olvidarse de algún recurso o planificar mal su utilización. Cuando gestionamos un gran volumen de recursos limitados, podemos escuchar estas palabras de uno de los componentes de nuestro equipo. Todo el proyecto estaría en peligro y más si se trata de una actividad del camino crítico. Para que nuestras piernas no empiecen a temblar, podemos acceder a nuestra herramienta de gestión online y comprobar en la gráfica de visualizador de recursos. Asimismo, si se utiliza un mismo recurso al mismo tiempo para dos actividades, la propia aplicación dará error y no permitirá que esto ocurra. Por lo que hay que tener miedo…
«Tenemos un problema. ¿Qué hacemos ahora?», «¿has pensado ya cómo realizar esta actividad?» o «¿cuánto nos supondrá este cambio de última hora?» No tener en cuenta un riesgo importante, así como no encontrar hueco para pensar en cosas importantes que no urgentes, es un error común que a muchos directores de proyecto les ocasiona más de un dolor de cabeza, darse cuenta de ellos tarde. De ahí, que el análisis de riesgos lleve su tiempo, y sea clave pararse a pensar en todo las simulaciones que puede sufrir nuestro proyecto, así como su impacto en presupuesto y calendario.
Estas son sólo algunas de las mayores pesadillas del colectivo de Project Management, pero no debemos olvidar que cada proyecto es único y como tal tendrá sus terroríficas frases incorporadas. De hecho, no sería tarea de necios elaborar una lista de palabras que no nos gustaría oír para incorporarla a nuestro análisis de riesgos. Se trata de una manera más para identificar todo lo que pueda poner en peligro el proyecto, así como nuestro trabajo de dirección. Al final, aquí de lo que se trata no es de resolver los problemas que van surgiendo, sino de evitar que éstos sucedan. ¿Demasiados optimistas? Puede dar pánico…
