Proceso de toma de decisiones. Son incontables las veces que a lo largo de nuestra vida tomamos decisiones. En el trabajo y en la vida personal, cada acción desencadenará en otra. Incluso, si decidimos no tomar ninguna decisión, también esto traerá consecuencias. Ten en cuenta, que de las cosas más difíciles que tiene el ser humano es la capacidad ética para discernir entre lo que está bien o mal. ¿Cómo juzgar? Complicado. Por ello, conviene definir una serie de etapas en el proceso de la toma de decisiones, para que éstas sean los más efectivas y acertadas posible.
Una de las tareas más importantes y constantes que afectan en la gestión de proyectos es la de la toma de decisiones. Desde que acepta gestionar un determinado proyecto, todo project manager ya está valorando un conjunto de alternativas. Se trata de un proceso que tendrá que realizar constantemente a lo largo de todo el proyecto y para cualquier proyecto en el que se vea inmerso como director del mismo. De hecho, no hace mucho leíamos un artículo en el que se explicaba que la mejor definición de la tarea principal de un directo de proyectos es la de responder a preguntas y más preguntas. Y lo más importante: ¿qué preguntas hacernos? Por aquí empezaremos con esto de la toma de decisiones…
Antes de empezar, es fundamental entender que durante el proceso de la toma de decisiones, no debemos dejar que nuestras preferencias dominen nuestra lógica. Mente abierta para encontrar la solución más acertada, que no tiene por qué ser la más popular. De hecho, muchos de nuestros problemas se podrían resolver gracias a soluciones con las que nunca hubiéramos imaginado aplicar.
Ahora sí, pasemos a diseccionar lo que con el tiempo haremos en un tiempo récord. A continuación las principales etapas en el proceso de la toma de decisiones:
- Identifica qué quieres conseguir al tomar una determinada decisión. Ejemplo: reducir el tiempo total del proyecto. Herramientas de gestión como Sinnaps, te podrán orientar en lo que realmente necesitas cambiar de tu proyecto. Esta aplicación online en concreto está basada en técnicas del Valor Ganador o Earned Value Management (EVM).
- Busca información sobre todas las posibles alternativas y sobre lo que necesitarás para llevar a cabo cada opción. Asimismo, cada decisión trae consigo unas consecuencias. Ponlas también sobre la mesa para pasar al siguiente paso. Ejemplo: al recortar el tiempo de nuestro proyecto, estaremos modificando una serie de actividades y recursos implicados en él. Si para terminar en dos meses ha de sacrificarse la actividad A, o si necesitamos costear una maquinaria específica para reducir la duración de la tarea B, o incluso si debemos contratar a más colaboradores.
- Valora las distintas preferencias. En esta etapa daremos prioridad de lo que hayamos obtenido en la anterior fase. Para ello, existen sistemas que nos ayudarán a priorizar, una tarea que desde luego no es nada fácil. Recomendamos este artículo sobre cómo priorizar en la asignación de recursos, a través del método analítico jerárquico (AHP). Ejemplo: hemos considerado que prevalece más terminar en el plazo requerido que uno de los requerimientos del cliente, o que un ligero aumento del presupuesto de nuestro proyecto.
- Analiza las posibles consecuencias. Establecidos las prioridades, es hora de ponerlas a prueba. Ejemplo: ¿cuánto nos supondrá el coste exacto de contratar a un nuevo colaborador en el total del proyecto? ¿Cuál será nuestro retorno de la inversión?
- ¿Merece la pena? Con las respuestas encima de la mesa, decide por la alternativa seleccionada. Momento cumbre, en donde la lógica tiene un protagonismo pleno. Aquí será clave nuestra capacidad de visionar las consecuencias y su implementación en el proyecto. Debemos extraernos y pensar con la máxima objetividad, sin dejarnos ningún agente, dato o información al margen. Estaremos gestionando el riesgo del proyecto. Hay herramientas potentes que nos pueden ayudar en la etapa cumbre de la toma de decisiones. Sinnaps, por ejemplo, ofrece un servicio basado en simulaciones. Una vez editado el cambio y antes de implementarlo en el proyecto, podremos ver cómo afectará realmente si lo aplicamos.
- Es hora de implementar la decisión tomada. No menos importante que las demás etapas. Y es que muchos de los proyectos fallan cuando tratamos de transformar en acciones las decisiones tomadas. ¿La razón? Tan simple como que no llegamos a aplicar lo decidido. Por eso, es fundamental saber pasar a la acción. De nada sirve decidir si no vamos a actuar.
- Última etapa que bien podría ser la primera en el ciclo de la toma de decisiones: aprender de los resultados reales de la decisión. Ponerlos en una lista, aprehenderlos y saber cuándo y cómo debemos aplicarlos en las decisiones venideras.
Para terminar, recuerda al dar el paso de hacer o no hacer no siempre será un camino claro y lleno de seguridades. En toda decisión hay siempre unas gotas de incertidumbre, si lo viésemos todo claro, significaría que llegamos tarde para actuar.
«El hombre que pretende verlo todo con claridad antes de decidir, nunca decide.» —Henri F. Amiel (1821-1881), escritor suizo.
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