La transformación digital de las empresas y en la gestión de proyectos, sean del tamaño que sean, es un hecho que tarde o temprano ocurrirá en todas ellas.
Esto significa, no sólo utilizar la tecnología más innovadora o automatizar procesos, sino un cambio en la cultura laboral de nuestro equipos de trabajo. La manera en la que nos relacionamos con nuestros compañeros y colaboradores, así como proveedores y clientes cambia. Además, para todo ello, utilizamos aplicaciones online que no ayudan en esta transformación y nos lo ponen mucho más fácil.
En este artículo, veremos una de las piezas de esta transformación digital: el uso de una aplicación presupuestaria para empresas y para la gestión de proyectos. ¿Cómo utilizarla de manera eficiente? ¿Qué ganamos al usarla? Un ejemplo de la adecuada gestión presupuestaria de nuestros proyectos de empresa, a través de una aplicación web. ¿Cómo evaluamos los resultados? ¿Qué tipo de informes obtenemos? Todo esto, de la manera más fácil e intuitiva, para implementarla en el equipo en cuestión de unos minutos. Un ejemplo de aplicación presupuestaria para empresas es Sinnaps, software gestor de proyectos online fácil de usar y accesible para todo tipo de negocios.
Índice
¿Qué me aporta usar una aplicación presupuestaria en mi empresa?
- Ahorro de tiempos y optimización de rutas de trabajo
- Precisión y previsión de costes
- Planificación de la distribución de costes y tiempos empleados por nuestro equipo
- Imputación de gastos reales por el equipo
- Sincronización y automatización de los cambios
- Simulación de posibles escenarios
- Evaluación continua y al instante del estado de nuestros proyectos
- Generación de informes automáticos y personalizados
- Colaboración online y en el momento con el resto del equipo
- Accesibilidad desde cualquier dispositivo
Estas son sólo algunas de las ventajas de utilizar una aplicación presupuestaria online. Nos ayuda a ser más efectivo, más productivos y a detectar rápido posibles cambios que puedan afectar en nuestros proyectos. Uno de los propósitos claves es la toma de decisiones en el momento exacto y de manera más eficaz posible, en base a los datos que la aplicación online nos genera.
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Pasos fáciles para usar una aplicación presupuestaria para empresas
¿Cómo usar de la manera más fácil una aplicación presupuestaria para nuestra empresa? Algunos pasos que te ayudarán a empezar a ser más productivo, más preciso y colaborativo. Al mismo tiempo, veremos ejemplos de aplicación presupuestaria.
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- Identifica las actividades de cada uno de los proyectos y planifícalas en tu calendario.
- Planifica los recursos que necesitarás en cada actividad. Dales un coste, una cantidad, una unidad de medida.
En este ejemplo de aplicación presupuestaria, estamos planificando 60 horas de uso del catering, a 50 euros la hora. Automáticamente, la aplicación online Sinnaps, nos calcula el coste total que hemos planificado.
- Asigna esas actividades a las personas que invertirán recursos en ellas. De esta manera imputarán sus gastos reales según se vayan ejecutando esas actividades.
Tus colaboradores podrán imputar los gastos reales así:
- Comprueba los balances de cada actividad y el balance total de tu proyectos.
Uno de los colaboradores que hemos asignado en la actividad ha imputado el gasto real del Catering. Al final han sido 5 horas, lo que nos sale un balance positivo en la actividad 😉 Además, el trabajo de Carlos ha sido justo el planificado y así lo hemos imputado.
- Comprueba que la compensación de la distribución de tus recursos es equitativa a través de esta gráfica. En azul, nos aparece el coste planificado en esa actividad, que es superior. Si tuviéramos ese recursos planificado en otras actividades, también nos saldría en la gráfica. En verde, tenemos el coste real imputado, que es inferior. Así, podremos ver rápidamente cómo estamos distribuyendo la compensación del consumo de los recursos.
- Evalúa el estado actual de tu proyecto a través del panel de control del mismo. En función del presupuesto que hemos planificado, con el que contamos, y los costes que se van imputando, podremos ver si vamos bien en el proyecto o si deberíamos hacer algún cambio. Algo, fundamental en a la hora de usar una aplicación presupuestaria para empresas.
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- Extrae informes de recursos, de recursos planificados y gastados. Puedes extraerlos directamente a Excel, a PDF o comprarlo directamente desde la propia aplicación presupuestaria.
Puedes seleccionar los recursos que necesites ver el coste, un filtrado por periodo de tiempo, etc. personaliza tus informes presupuestarios y comprueba totales de recursos planificados y gastados. Expórtalos a Exel o PDF si lo necesitas 😉
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¿Cómo hacer el presupuesto de un proyecto?
Presupuesto de gastos de una empresa
Implementando una aplicación de los presupuestos en las empresas
Este tipo de cambios requieren de un proceso de implantación progresivo en los equipos de trabajo. Se trata de cambiar la manera en las que trabajamos, y eso puede llevar un tiempo y unos pasos a seguir.
Por ello, recomendamos asignar un responsable que se encargue de la implementación en el equipo de las nuevas aplicaciones para empresas. Establece un periodo de adaptación concreto y evalúa cada cierto tiempo resultados.
Además, convoca reuniones en las que todos usen la aplicación para ver ciertas actividades y sobre todo, la directiva debe ser un apoyo para este responsable. Por eso, los gestores de departamentos y de equipos deben exigir el uso de la nueva aplicación en sus reuniones y ser ellos, los principales usuarios 😉
