El alcance del trabajo en el equipo puede quedar un tanto distorsionado cuando se trabaja en remoto. En un entorno de teletrabajo, la información que podemos captar de nuestros compañeros es muy reducida. Al mismo tiempo, que podemos controlarla mejor, también perdemos mucha otra información muy valiosa.
Por ejemplo, en qué está trabajando cada persona. Lo que nos lleva a tener que definir mucho mejor los límites y responsabilidades de cada uno. Esta situación se podría estar dando en muchos equipos ahora mismo:
¿Hasta dónde llego yo? ¿Qué le tocaría hacer a mi compañero? Tanto si el teletrabajo está instalado en la empresa como sino, el alcance es clave para una organización adecuada del trabajo.
En la reuniones de comienzo de proyectos o de actividades complejas, se pueden tratar estos temas, pero siempre es mejor tangibilizarlos en un documento de especificaciones. ¿Y cómo lo hacemos?
Dos pasos para tangibilizar y formalizar el alcance del trabajo de todos
- Utiliza la reunión Kick-Off o de arranque como el momento para averiguar información. Por ejemplo, el responsable de una actividad prepara una reunión con los participantes de la misma. Es momento para que surjan dudas. Y si… Y lo otro.. Y lo de más allá… Y sino…
Si hablamos de un desarrollo de software, los técnicos pueden preguntar especificaciones que como especialistas, sólo ellos saben que son necesarias conocer. Si las ponemos sobre la mesa cuanto antes, más rápido irá el trabajo en el día a día. Estas especificaciones, deben recogerse en un documento aprobado por responsable de proyecto o actividad, y ejecutores.
- Redacta y actualiza el documento de especificaciones. Toda la información recogida tanto en la reunión de arranque, como a lo largo del trabajo diario, se debe concretar en este documento. ¿Qué tipo de información?
- Los límites de responsabilidades de cada uno.
- Las tareas y subtareas que cada persona se debe encargar o ejecutar
- Protocolos a seguir si nos enfrentamos a supuestos detectados con antelación.
- Los recursos necesarios para realizar cada tarea.
- Tiempos y plazos estimados.
Toda esta información ha de estar contemplada por escrito. Servirá de ‘protección’ tanto al responsable del trabajo como a sus colaboradores. Es más, cuando algo no está en este documento, validado por todas las partes participantes, por defecto no se aplica.
Es normal que a lo largo del desarrollo de las actividades, surjan problemas que antes no habíamos contemplado. Se puede dar, sobre todo en sectores como el desarrollo del software donde la gestión ágil implica continuos cambios en los requerimientos y por ende, en la planificación. Por eso, es fundamental ir actualizando este documento de especificaciones.
Una información, que puede estar recogida en el formato más adecuado para cada empresa: documentos, en la propia herramienta de gestión online, en un email, etc. Aunque, lo ideal es tenerlo ordenado en un software de gestión de proyectos como Sinnaps, más que desorganizado en un email de nuestra bandeja de entrada.
Y es que al final, la definición del alcance de un proyecto o del trabajo diario, será crucial si además teletrabajamos. Más que nunca, la información debe estar muy bien detallada, de lo contrario es cuando se producen malentendidos, retrasos y aumento de costes.
