La gestión de proyectos tiene mucho de coordinación y gestión de equipos de trabajo. Una parte importante de cada proyecto son las personas que trabajan en él y su manera de enfocar la ejecución del mismo.
Para eso es importante saber la historia que se va contando en la actividad. En el muro de actividad de Sinnaps nos encontramos mensajes del chat intercalados con las acciones. De manera cronológica vamos informándonos de todo lo que va sucediendo en la actividad.
Además, es frecuente encontrarnos con proyectos colaborativos en los que el equipo esté disperso. Una de las mayores ventajas de usar aplicaciones de gestión en el cloud, es la posibilidad de gestionar proyectos de una manera mucho más colaborativa, eficaz y comunicativa.
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Cómo dice Richard Balet, CEO de Sinnaps, en una de sus lecciones del curso gratuito sobre gestión de proyectos: «la velocidad de ejecución de tu proyecto la controlas a través de la comunicación con tu equipo».
Pues bien, el muro de actividad es un elemento más de comunicación con tu equipo. Todos estarán al día de todo lo que ocurra en el proyecto. Cada cambio que se realice en la actividad, automáticamente se registrará en el muro de actividad y el muro de proyecto.
Ventajas de utilizar el muro de actividad
– Evitas malentendidos en el equipo, acciones repetidas y ausencia de información que ponga en peligro el desarrollo de tu proyecto.
– Tienes un registro de todo lo que pasa en la actividad, para consultar cuando necesites. Por ejemplo, si están gestionando un proyecto nuevo pero quieres ver qué se hizo en aquella actividad, puedes acceder al muro de la misma y comprobar los cambios.
– Tendrás información de quién hizo el cambio, cuándo se hizo y en qué consistió.
– Actualización al instante. Si un miembro del equipo ha estado ausente unos días, en unos minutos podrá ver todas las modificaciones de las actividades en las que está involucrado.
– Ayuda para la buena y rápida adaptación de los cambios de roles en el equipo. Suele suceder, que dentro del equipo se cambie el cargo de alggún miembro. Éste tendrá que ponerse al día y qué mejor que hacerlo visualizando todo lo que ha ido ocurriendo en la actividad.
– Decisiones rápidas y eficaces. Con una mayor información más pertinente y actulizada al instante, podrás tomar decisiones mucho más acertadas.
– Reduces la recepción de emails hasta un 85%. Además, ganarás mucho tiempo si no tienes que estar avisando a todo el equipo de todos los cambios que vayas realizando. Ellos podrán acceder a la actividad y comprobar de inmediato el cambio.
Recuerda: si quieres hacer reuniones colectivas o simplemente quiénes están trabajando en un momento determinado, puedes ver las personas que están en la planificación o en línea. A través de los iconos que verás en la parte inferior derecha de tu planificación.
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Truco: si quieres que las personas asignadas en la actividad sepan inmediatamente el cambio que acabas de hacer, envia un mensaje en el chat. Como en el ejemplo, la actividad ‘Borrador listado’ se ha adelantado. El responsable de la misma avisa por chat que es prioritaria. Todas los participantes de la actividad rebirán un email automático con el mensaje.
¿Cómo utilizar el muro de actividad?
El muro de actividad cuenta la historia de lo que está pasando en ella. Se intercalan los mensajes con las acciones que van ocurriendo en la actividad. Sabemos así, de forma cronológica, todo lo que va sucediendo.
Por ejemplo, Laura adelanta la actividad dos días y escribe en el chat que la subtarea «Entregar informe» es prioritaria con respecto a las demás. Pedro, que es el encargardo adjuntará a continuación el informe en la actividad.
De este modo, en el muro de actividad veremos que primero Laura ha cambiado la fecha de ejecución de la actividad, ha avisado de sobre una subtarea y que Pedro lo ha hecho.Por eso decismo, que el muro de actividad cuenta siempre una historia.
Todos los eventos relevantes se registrarán de manera automática en el muro de actividad. Todo aquello que sea importante y que pueden hacer las personas asignadas en el panel de actividad.
Es importante saber que puedes eliminar tus propias acciones, siemre que seas tú el que las hayas generado. Por ejemplo, si has cambiado varias veces seguidas la fecha de la actividad. Para no hacer un lío a las personas involucradas en el actividad, puedes dejar para que conste sólo el último cambio. Eliminamos una acción del muro de actividad, haciendo click en la cruz de la propia acción.
Además, cuando una persona adjunta un documento a la actividad, aparece en el muro de actividad el documento. Todo el mundo que esté en esa actividad, podrá acceder al documento desde el propio mensaje del muro.
[¿Cómo adjuntar un documento de apoyo?]
