Cada proyecto es un mundo, tiene unas necesidades y se desarrolla en un entorno característico, con unos requisitos únicos. Sin embargo, hay un elemento clave en todos ellos: la comunicación del equipo. Su poder es tal que puedes marcar el ritmo de ejecución del proyecto, a través de una comunicación controlada.
Uno de los pilares de esta comunicación de equipo es el que corresponde al conjunto de documentos de soporte. Estos recogen datos que pueden ayudar a que las personas asignadas a una determinada actividad, puedan ejecutarla de manera mucho más productiva.
Por eso, al desarrollar una actividad es muy probable que necesitemos documentos de apoyo, que no sean entregables o resultados de la ejecución de la actividad. Utiliza estos documentos de soporte para facilitar el entendimiento de la actividad y documentar su avance.
Además, recuerda que una adecuada documentación le proporciona identidad y personalidad a tu proyecto.
¿Qué tipo de documentos adjuntar en las actividades?
Identificamos algunos tipos de documentos genéricos que tu equipo puede necesitar para la ejecución de sus tareas.
- Gráficas sobre la evolución de la materia a tratar.
- Estudios externos para mantenernos actualizados en nuestro sector.
- El protocolo de actuación de la empresa, en función de las posibilidades de contratiempos.
- Ejemplos de proyectos pasados.
- Una guía con el Know-how de la empresa.
- Los propios informes del proyecto.
- Un artículo de prensa.
- Legislación vigente que condicione la viabilidad de la actividad.
- Listas de contactos, por ejemplo en la organización de un evento.
Estos son sólo algunos de los muchos tipos de documentos de soporte que pueden ayudar a que tu equipo pueda desarrollar su función sin dificultades. Generando así resultados de mayor calidad.
Y es que facilitar las herramientas y el trabajo a los colaboradores del proyecto, es parte fundamental de todo Project Manager. Existe también un tipo de rol de equipo, utilizado en el modelo Belbin, denominado finalizador, quien se preocupa porque no falte de nada con el fin de terminar el proyecto sin fallos.
Otra cosa, es si queremos adjuntar los propios documentos generados por la ejecución de la actividad o denominados entregables. Esto resulta de gran utilidad para mantenernos actualizados si hay revisiones o cambios en los documentos adjuntados.
¿Cómo adjuntar documentos en las actividades de tu Sinnaps?
Se puede acceder a ellos, entrando haciendo click en la actividad y accionando el siguiente icono del panel de actividad.
Los documentos de soporte se visualizan en la parte inferior del panel. Y nos aparecerá de la siguiente forma, indicándonos el nombre y formato del mismo. Podemos añadir más documentos, haciendo click en el icono de +. Asimismo, para eliminar cualquier documento, sólo tenemos que hacer click en el icono de la x.
Recuerda que cada vez que haya un cambio en una actividad, o se añada información, quedará registrado en el muro de actividad y el muro de proyecto.
Nota: La capacidad de almacenamiento de los documentos depende del plan de Sinnaps contratado. Descubre aquí lo que puedes ganar en cada uno de nuestros planes.
