¿Cómo solucionar seis situaciones en las que tus recursos arruinarán el proyecto?
El uso de recursos fuera de control supone uno de los mayores problemas en la gestión de proyectos. Sin embargo, lo peor es que la subestimación es clave en el fracaso del 35 por ciento de los proyectos.
Es fácil saborear la dulzura del éxito. Terminar un proyecto a tiempo y con los mismos recursos implantados en la planificación es casi una tarea en peligro de extinción. Por eso, nunca olvidamos los triunfos, pero menos aún no deshacemos de los fracasos. Esas meteduras de pata que recordaremos como aquella vez en la que el proyecto terminó costando el doble de la previsión inicial y finalizó dos meses después, en el mejor de los casos. Entregas fuera de plazo, uso de recursos fuera de control o defectos de calidad son algunos de los problemas más frecuentes en la gestión de proyectos.
Lo más grave de estos grandes errores está en la subestimación de la complejidad de las tareas a afrontar. Según una encuesta sobre la gestión del cambio, realizada por IBM a 1.500 ejecutivos, éste motivo se sitúa como un factor clave del fracaso en el 35 por ciento de los proyectos.
De modo que no está de más centrarnos en uno de los culpables más subestimados por los directores de proyecto: los recursos. Proponemos seis escenarios relacionados con esta pieza clave. Durante su lectura, es posible que más de uno pueda sentirse identificado como víctima de sus graves consecuencias.
- «¿Qué recursos necesito?» Podría ser la pregunta más entonada durante la planificación de un proyecto. Corresponde a una de las fases más delicadas de toda la gestión del mismo —sino la que más. La desorientación y pérdida de control de los recursos necesarios es una de las enfermedades más habituales que provocan, como efectos secundarios, la pérdida de coste y tiempo, dejando al proyecto gravemente en riesgo.
Puede ocurrir, que no implementemos recursos que en principio no necesitemos pero más adelante lo reclamen las necesidades del contratiempo. Al mismo tiempo, dejamos a un lado recursos planificados que terminan no siendo de utilidad en el proyecto. La improvisación funciona adecuadamente con gestores que piensan precisamente en ella y se adelantan a sus consecuencias.
Solución: sistemas que permitan y fomenten la flexibilidad con el fin de una mejora final del resultando. Sinnaps permite crear procesos estándares que incorporan todos los recursos que normalmente se utilizan en tareas similares. Nos aprovechamos de la experiencia para ahorrar tiempo traducido en coste. Pero ¿qué ocurre con la flexibilidad? En el nuevo proyecto surge la necesidad de añadir o eliminar un determinado recurso. Esto es posible, ya que este tipo de gestores se anteponen a las necesidades del proyecto.
- «¡Este recurso ya estaba implementado!» La repetición de recursos, que también son innecesarios suele ser más frecuente de lo deseado. El resultado es una colección de piezas que no sólo terminan siendo ineficientes, sino que además provocan una desorganización impropia de todo profesional.
Asimismo, pueden llegar a existir multitud de recursos individualizados, muy específicos y útil sólo para un usuario. Se trata de un fallo de tal magnitud que sus consecuencias las pueden llegar a arrastrar los demás proyectos venideros.
Solución: las herramientas inteligentes proporcionan una gestión global del recurso en sí. Lo que conlleva al control del mismo en relación con todos los proyectos que estén haciendo uso de sus servicios. Esto mismo lo podemos visualizar en Sinnaps a través del Overview, en el que detectamos los recursos que sean utilizados en diferentes proyectos e identificamos cuándo ese recurso puede ser aprovechado por otros proyectos, sin necesidad de duplicarlo. Con ello, nos ahorramos tiempo y dinero. Lo que nos lleva a describir la siguiente situación de crisis.
- «Los recursos me están costando más de lo que imaginaba.» En el momento en el que responsable comienza a crear nuevos recursos es posible que no esté controlando adecuadamente el coste global de los mismos para el conjunto de proyectos. Perdemos de nuevo la visión global y nos dejamos llevar por el «¿qué voy a necesitar?». Es un error bastante frecuente que afortunadamente tiene una solución muy simple.
Solución: Los gestores inteligentes tienen siempre presente la suma total del coste de todos los recursos, así como una lista independiente de los mismos. Además, una de las herramientas más útiles es la que se refiere a la simulación de las modificaciones. Y es que esta sorpresa poco grata y tan habitual, suele cometerse cuando queremos cambiar algún parámetro del proyecto. Por eso, cuando simulamos un nuevo escenario, estaremos controlando continuamente los recortes o añadidos en el coste final del proyecto.
- «Pensaba que podríamos.» Es un fallo que todo ser humano ha cometido alguna vez en su vida: planificar más de lo que será capaz de llevar a cabo. Adaptar la realidad de los hechos con nuestras expectativas es una de las tareas que más atenta a la productividad del empleado, ya sea en su vida profesional como personal. Perdemos la noción del volumen de trabajo que está necesitando el conjunto de proyectos para un determinado recurso. Y a pesar de ello, tratamos, por encima de todo, que realice ese esfuerzo extra. La consecuencia se traduce en una falta total de productividad y el correoso desajuste de agenda.
Solución: A través del mencionado Overview, el gestor del proyecto podrá comparar y compensar el trabajo de sus recursos, siempre calculado a través de un porcentaje. El cien por cien corresponde a ocho horas de la jornada laboral, cinco días a la semana. Comparar y compensar ese esfuerzo es tarea indispensable para ahorrarnos contratiempos innecesarios.
- «No hay plan B, ¿qué hacemos ahora?» No hay alternativa. Falla un recurso determinado y no tenemos sustituto. Otros de los errores tan habituales como costosos.
Solución: prácticamente uno de los únicos antídotos a este mal es guardar escenarios denominados y si… y si…. Y si utilizamos este recurso en lugar del otro. Hipótesis guardada. Y si empleamos estos dos recursos y quitamos este. Hipótesis guardada, o lo que es lo mismo simulación incorporada a nuestra carpetas de planes B. De este modo, siempre tendremos una solución por si un recurso nos falla. Utilizaremos otro plan y además seremos conscientes, previamente, del coste y tiempo de su implantación en el proyecto.
- «Nos pasamos demasiado tiempo decidiendo cosas que al final no hacemos.» La pérdida de eficacia en la toma de decisiones es una consecuencia más de todos los fallos anteriores. Y lo peor de todo es que reaccionamos tarde.
Solución: los informes del desarrollo de los proyectos son clave para no dejarnos ningún cabo suelto. Sistemas como el de Sinnaps permiten esquematizar el estado de nuestros recursos de forma sencilla y directa, para que de un vistazo podamos conocer la naturaleza de los inevitables contratiempos para tomar decisiones deliberadas, con suficiente tiempo de reacción.
