Sólo un 2,5 por ciento de las empresas completan al cien por cien sus proyectos.
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Optimiza la gestión de recursos a través de cálculos automáticos de flujos de trabajo
Lo primero que le viene a la mente a todo jefe de proyecto cuando se le pregunta por su principal objetivo es: «hacer ese trabajo». Pero cuando se reflexiona acerca del propósito más importante, éste toma una dimensión más amplia: «hacer el trabajo dentro del plazo fijado, siguiendo un presupuesto marcado y según unas pautas o especificaciones del producto o servicio ofertado». Sin estos tres parámetros, el gestor estaría desorientado.
Así pues, las tres dimensiones –tiempo, dinero y especificaciones– constituyen el punto focal del responsable y todas ellas dependen de una buena gestión de recursos.
De ahí que resulte tan indispensable una acertada implementación de los recursos disponibles, de la que depende gran parte del fin de esos proyectos. Y es que según un estudio realizado por PricewaterhouseCoopers, sólo un 2,5 por ciento de las compañías completan con éxito y al cien por cien sus proyectos. Las empresas enmarcadas en el sector de tecnológico (IT) lo tienen aún más difícil; su índice de acierto se reduce entre 5 y 15 por ciento.
Las empresas comienzan ese camino al éxito diseñando proyectos que nacen de la gestión de recursos. En esta fase es donde surge su razón de ser. Por lo general, se constituyen según las necesidades que haya que satisfacer.
De la misma manera funciona la priorización de recursos. De hecho, es en base a la cantidad y calidad de recursos disponibles cuando se toman las decisiones por las que se realizará cada proyecto. «¿Qué tenemos? ¿Qué podemos adquirir? Y ¿qué conseguiremos con ello?».
Durante este periodo inicial, seleccionamos unos recursos pero rechazamos otros. Se trata de decisiones que están condicionadas por el coste de oportunidad: al seleccionar el proyecto A y no el B, estamos renunciando a los beneficios que el proyecto B nos podría haber dado. Y es que resulta muy complicado salirse de estas teorías económicas que con tanta utilidad repercuten a la vida diaria de cualquier proyecto.
La clave de los gestores de proyecto es precisamente minimizar los riesgos que surgen tras la toma de decisiones. Poder contar con todos los recursos disponibles, siempre y cuando no nos salgamos de esos tres parámetros: tiempo, dinero y especificaciones.
Para ello, dependerá de la disponibilidad de herramientas como la de Sinnaps, capaces de formar sinergias entre recursos para optimizar al máximo el flujo de trabajo del conjunto de proyectos. Un factor determinante a la hora de priorizar tareas.
Durante la planificación, el gestor de proyectos asigna los recursos disponibles y eso lleva un coste que también es necesario reflejarlo en nuestra gestión de recursos. Hablamos de la diferencia entre coste asignado de planificación –allocated costs– y coste real de producción –spent costs. Al fin y al cabo, todos los planes son, en cierta medida, suposiciones.
Los buenos planes amortiguarán mejor los imprevistos gracias a su carácter flexible y previsor. Pero, «¿qué porción del presupuesto debe asignarse a los costes de planificación? ¿Un 10 por ciento? ¿Un 30?» Todo dependerá de cuatro factores: complejidad del proyecto, tamaño, nivel de incertidumbre y grado de especificaciones del producto o servicio. Las estimaciones están reflejadas en la herramienta a través de los costes asignados, con los que los gestores podrán establecer las prioridades que deseen y que repercutirán en el cálculo del flujo de trabajo del proyecto.
Pero si lo que queremos es optimizar esos recursos, tendremos que sacar todo el provecho de cada una de sus funciones. Cualquier proyecto será rentable en la medida que se obtenga el mayor volumen de productos o servicios posible con la mínima cantidad de herramientas, mano de obra y materiales. Esta es la clave de la productividad, que conseguimos gracias a gestores que realmente aprovechen y expriman todas las posibilidades de uso de cada uno de los recursos. Sinnaps permite planificar cada proyecto teniendo en cuenta el consumo y el coste de los recursos a nivel global de la empresa, y optimiza los flujos de trabajo en base a su disponibilidad. De este modo, la herramienta se encarga precisamente de amortiguar ese riesgo al máximo.
Ya sea un proyecto al que estamos asignados como meros espectadores o aquel que debemos gestionar como jefes de proyecto, todo se mantendrá vinculado entre sí.
Asigna trabajo al equipo según su disponibilidad
Un ejemplo claro de esta relación son las personas que forman los proyectos. Cada una es un recurso al que se le asigna tiempo, coste y especificaciones. Si ese mismo empleado está desempeñando una función, por muy mínima que sea, saldrá reflejado en este panel.
Por eso, es importante contar con una herramienta que permita una gestión de recursos diferenciando entre el consumo asignado y real de cada recurso, calculando automáticamente el flujo de trabajo que mejor se adapte, a en este caso, el empleado. Unas sinergias muy ventajosas cuando lo que buscamos es aprovechar al máximo tiempo, coste y especificaciones.
Planifica los recursos controlando su asignación en cada actividad
Si entendemos este sistema como una estructura rígida, no habremos adelantado nada. La mayoría de los proyectos deben sufrir interrupciones continuas, cambios internos que pueden afectar al camino crítico del proyecto.
El diagrama Gantt, por ejemplo, no muestra las consecuencias generales de las modificaciones del organigrama en cada tarea específica. Sin embargo, esto sí es visible con técnicas de optimización de flujos de trabajo como PERT o CPM. De esta manera, toda herramienta de gestión de recursos que tenga en cuenta costes, recursos asignados, cálculo del flujo de trabajo y además imprevistos, será la responsable, en gran parte, del éxito del proyecto.
En este caso, Sinnaps unifica lo mejor de Gantt y de PERT en el sistema Gantt-flow, por el que se visualiza de manera muy intuitiva el flujo de actividades, que proyectado sobe las gráficas de recursos, permite visualizar las dependencias entre el tiempo, el dinero y las especificaciones.
Al gerente se le abren así un abanico de posibilidades para llevar a cabo una buena gestión de recursos, minimizando riesgos y re-calculando automáticamente la ruta más eficiente de su trabajo después de cada cambio.
