Modelos de plan de trabajo mensual capaces de afrontar contratiempos

Al utilizar modelos de plan de trabajo mensual, conseguirás ser rápido y efectivo en la planificación y tendrás una visión general de un mes. Dependiendo del tipo de proyecto que gestiones, es importante que realices un cronograma de actividades adaptado a los objetivos, pero también será clave hacerlo lo más realista posible, para reducir riesgos. ¿Cómo?

A continuación, vamos a ver un modelo de plan de trabajo mensual capaz de adaptarse a contratiempos, tanto si es para un proceso de trabajo continuo como si se trata de un proyecto con fecha de entrega a un mes vista. Veremos cómo usarlos, así como las herramientas que nos permitirán una gestión adecuada de los mismos.

 

 

Inconvenientes de un plan de trabajo mensual en Excel

 

El 2,5% de los proyectos termina con la planificación exactamente igual que el primer borrador. Los proyectos están vivos y evolucionan. Se producen cambios, los cuales pueden suponer un riesgo o no para el éxito del proyecto. Esto dependerá de si hemos realizan un plan de trabajo flexible a los posibles contratiempos. Lo que se traduce en que si hacemos modificaciones, éstas afectarán lo mínimo posible al resto de actividades.

Por eso, las hojas de cálculo siguen siendo la causa principal de no llegar a tiempo a los plazos de nuestros proyectos.

¿Qué nos estamos perdiendo al utilizar aún planes de trabajo en Excel?

• Planes de trabajo poco realistas a los contratiempos que nos encontraremos
• Planes estáticos, sin margen de movimiento
• Pérdida de una visión completa y general de nuestros proyectos
• Falta de optimización de la planificación, no sabemos cuáles son nuestros caminos críticos y qué actividades hacer primero para cumplir con los plazos
• No tiene en cuenta riesgos ni puede prever posibles modificaciones en el plan.
• Horas y horas para hacer un plan en Excel, pérdida de tiempo y esfuerzo
• Dificultad para entender la planificación y poder utilizarla como herramienta de comunicación con el equipo
• Falta de planes colaborativos, donde informar fácilmente al equipo de cambios y asignaciones de trabajo
• Excel no está hecho para hacer planificaciones. Se usa de manera muy efectiva para hacer cálculos determinados de investigaciones concretas, o como base de datos. Pero para hacer planificaciones que verdaderamente satisfaces las necesidades de planificar, están las herramientas hechas para planificar y accesibles a todo tipo de empresas.
• Gracias a estas herramientas puedes extraer informes del proyecto, así como modelos de plan de trabajo mensual en Excel, en un sólo clic. Aunque, el problema de éstos es que, aunque puedas editarlos en Excel, serán estáticos y no te permitirán hacer cambios en la planificación.

 

Modelos de plan de trabajo mensual realistas

 

Antes de utilizar cualquier formato de plan de trabajo mensual, es fundamental que completemos las siguientes acciones:

• Celebrar una reunión Kick-Off, en la que averiguar dudas y necesidades entre los diferentes responsables de actividades.
• Celebrar pequeñas reuniones con cada responsables para negociar el tiempo de duración de cada actividad.
• Hacer un primer borrador de la planificación gracias a un primer plan de actividades, junto con los hitos del proyecto o momentos clave para hacer seguimiento del plan.
• Negociar con los responsables, los recursos que van a necesitar, cambiando lo menos posible la planificación ya optimizada.
• Si tu trabajo es un proyecto con fecha final de entrega, es muy probable que necesites tener un plan B o actividades Buffer que actúan como márgenes. Lo veremos a continuación.

Así pues y sin más dilación, te presentamos un modelo de plan de trabajo mensual, aplicable a la mayoría de proyectos.

 

Modelo de plan para un proyecto de trabajo gestionado de manera ágil

 

 

Planificar ahora

 

• En este ejemplo sencillo de planificación de un proyecto, vemos la fases del mismo: Investigación, ejecución y pruebas. Diferenciadas por colores.
• Tenemos una fecha de comienzo, donde celebramos una reunión Kick-Off y una fecha de entrega final. Ambas inamovibles.
• Creamos dependencias entre actividades. Así, si acortamos o extendemos cualquier fase del proyecto, las demás también se moverán. También puedes fijar los días, si lo prefieres.
• Panificamos una actividad denominada Buffer. Será nuestro colchón, nuestro margen si tenemos que extender otras actividades. Para un plan de trabajo de un mes, está bien con planificar una sola actividad Buffer. Será nuestro plan B.
• Marca los hitos o momentos clave en la planificación, donde hacer revisiones de la evolución del proyecto. Se pueden poner al finalizar una fase o, si no sabemos si la fase terminará ese día, da el margen máximo que tiene que haber para haber terminado esa fase, sin contar con las actividades Buffer. De esta manera, si extiendes la duración de las actividades, te asegurarás de haber terminado para esa fecha, la del hito, esas actividades.

Si quieres saber más sobre las reuniones Kick-Off, actividades Buffer o hitos, te recomendamos este curso gratis de gestión de proyectos 😉

 

 

 

Modelo de plan para un proceso de trabajo continuado, gestionado de manera ágil

 

 

Planificar ahora

 

• Tres estrategias diferenciadas por colores. Si en nuestro trabajo diario tenemos abiertos varias líneas de acción o estrategias, podemos planificarlas así, extendiendo la actividad durante todo el plan o dándole la fecha final que necesitemos, si es que debemos finalizar con esa estrategia un determinado día.
• Actividades realizadas para esa estrategia. Así, identificaremos qué actividades pertenecen a cada estrategia. Y así lo vemos, fácilmente en este plan de trabajo mensual por ejemplo.
• Relaciones de dependencia entre las actividades. A veces, hasta que no se termina una tarea, no podemos empezar otras. En herramientas como Sinnaps, puedes añadir estas dependencias. De manera, que sabrás el impacto que tiene en el plan, mover cualquier actividad de la que dependen otras.
• Detalles de las estrategias. Dentro de cada estrategia, puedes definir mejor objetivos, comentarios, chatear de una manera general a la estrategia, en lugar de entrar en una sola actividad.

 

Ventajas de estos modelos de plan de trabajo mensual:

 

• Actividades priorizadas según su importancia para llegar a tiempo a las fechas de entrega, siguiendo un orden horizontal, arriba más críticas y abajo menos.
• Identificamos rápidamente los días con más saturación de trabajo y vemos si es viable o no con los recursos con los que contamos.
• Visualizamos fácilmente el conjunto de actividades de cada estrategia y detectamos si es necesario añadir nuevas para conseguir nuestro objetivo.
• Lo que nos ayuda tener dependencias entre actividades. Prevemos cómo podrían afectar los cambios en la planificación. Si necesitamos que estén terminadas unas actividades antes de empezar otras, vemos rápidamente qué actividades son. Además, si necesitamos extender el tiempo de una actividad previa, de la que dependen otras más adelante, vemos si es posible o no. Y esto es algo que pueden hacer herramientas de gestión de proyectos como Sinnaps, que aplica métodos ágiles con predictivos al mismo tiempo, simplificando la labor del Project Manager.
• Planificaciones con tableros Kanban, donde el equipo puede ver qué hacer cada día primero, en base a las planificaciones de los distintos proyectos en los que participe.

Esto es un tablero Kanban, siguiendo un orden horizontal también: las actividades más importantes son las que están más arriba. En este otro tipo de plan de trabajo mensual en formato Kanban.

 

 

Planificar ahora

 

Estos modelos de plan de trabajo mensual son aplicables a la mayor parte de proyectos. Así, muchas empresas se han pasado a la gestión del trabajo de manera digital y online, aumentando considerablemente la productividad y competitividad de sus empleados y colaboradores.