¿Por qué usar un Kanban Board Online?

¿Sientes que la productividad de tu equipo podría mejorarse si los miembros de tu equipo estuvieran mejor coordinados?  No te preocupes, hoy te explicamos cómo podrías mejorar su rendimiento a través de la implantación de un Kanban board online (también conocido como “tablero Kanban”).  

 

 

Un Kanban board es una herramienta, física o digital, de administración de tareas visual que usan aquellas empresas que aplican el método Kanban, lo que les permite unificar, administrar, diseñar y optimizar sus proyectos. A pesar de que los gerentes de proyectos de IT y los equipos de desarrollo de software utilizan diferentes ejemplos de Kanban boards, muchos otros equipos de proyectos han adoptado Kanban como una forma de trabajar de manera más inteligente.

Si bien los tableros físicos son un buen lugar para comenzar y han sido utilizados durante muchos años, afortunadamente hoy en día existen herramientas de gestión que nos facilitan el trabajo de equipo a través de un sencillo modelo Kanban.  Durante de este artículo os enseñaremos cómo la simple Kanban app de Sinnaps, software de gestión de proyectos, puede ayudarnos a gestionar los proyectos Kanban.

 

¿Cómo funciona un Kanban Board Online?

 

Al igual que un tablero Kanban físico, las herramientas digitales utilizan una serie de columnas verticales y horizontales para representar el flujo de trabajo o el proceso Kanban (es decir, los pasos que el trabajo requiere para avanzar de principio a fin). Las tarjetas Kanban, que representan tareas y elementos de trabajo, se pueden mover a través de las columnas para reflejar el progreso.

Las tarjetas también tienen iconos visuales para comunicar detalles dentro de nuestra tabla Kanban como:

•     Prioridad
•     Propiedad
•     Cuestiones
•  Fecha de vencimiento

El tipo de trabajo se puede representar utilizando el color de la tarjeta y se puede incluir una gran cantidad de detalles en otros campos de la tarjeta. Como resultado, cada miembro del equipo, ya sea en la oficina o distribuida en todo el mundo, obtiene en una sola imagen, una visión global del estado de su trabajo, incluido quién está trabajando en qué y dónde hay atrasos o impedimentos.

Además, al estar conectado a la planificación de los proyectos, las actividades del Kanban están ordenadas de mayor a menor importancia en cada columna. De esta manera, este Kanban Board online prioriza el trabajo de todo el equipo, según el camino crítico de la planificación.

 

Ejemplo de Social Kanban Board de Sinnaps

 

 

Empezar a usar el Kanban de Sinnaps

 

Te puede interesar…

Kanban vs Scrum

Gestionar proyectos con Kanban

PERT, CPM, Gantt o Kanban

 

Beneficios de las herramientas Kanban Board Online

 

Toda la información se almacena en un solo lugar

El mayor beneficio de usar un Kanban board online es que toda la información se almacena en el mismo tablero. Todas las descripciones de las tarjetas o archivos adjuntos se almacenarán y estarán disponibles para recuperar en cualquier momento sin inundar el espacio.

 

Visualizar varios tableros Kanbans unificados

 

En algunas herramientas, como en nuestro tablero Sinnaps, se pueden acceder y monitorizar diferentes tableros de proyectos Kanban unificados en un mismo lugar. Desde el tablero Sinnaps, podemos utilizar los filtros para encontrar más fácilmente las actividades que queremos visualizar dependiendo de su estado (pendiente de hacer, en proceso o completados) así como acceder a los diferentes proyectos.

 

Visualizar el progreso del trabajo

La creación de un modelo visual de trabajo y flujo de trabajo permite a los miembros del equipo observar el flujo de trabajo a medida que avanza a través de sus online Kanban boards. Esta visualización compartida del trabajo proporciona información sobre el estado del trabajo y minimiza el tiempo empleado en rastrear los informes de progreso o sentarse en reuniones de actualización de estado.

 

Los cambios son en vivo para todos los miembros del equipo

Si se crea, mueve o completa una tarjeta, cada acción se realiza en vivo en los tableros de todos sin demoras. Toda la información para las diferentes tareas está disponible con tan sólo un clic y no hay necesidad de informes de estado, lo que ayuda a reducir las reuniones inútiles.

 

Posibilidad de establecer límites de Work In Progress (WIP)

¿Los miembros de su equipo tienen una larga lista de tareas incompletas al final de cada día? ¿Crees que tu equipo podría estar sufriendo de multitarea? Puede resolver este problema fácilmente utilizando unos límites Kanban WIP. Limitar la cantidad de Work in Progress puede ayudar a tu equipo a mantener un ritmo constante y asegurarse de que nadie se sienta abrumado. Los límites de Work in Progress ayudarán a administrar y lograr un buen Kanban workflow.

 

Fácil acceso para miembros remotos del equipo

Ante la creciente flexibilidad de poder trabajar remotamente, una gran ventaja de los Kanban Boards online es que se puede acceder fácilmente desde cualquier dispositivo con credenciales de inicio de sesión individuales. Esto permite el seguimiento de situaciones urgentes incluso fuera de la oficina física, lo cual sería imposible con tableros físicos. De esta manera, podemos considerar los tableros Kanbans como “oficinas online” donde todo el equipo está conectado y actualizado.

 

Seguridad

Excepto en Boards online más sencillos, como puede ser la monitorización de proyectos Kanban en Excel, las herramientas Kanban suelen tener una opción para un acceso basado en roles (Kanban roles) y cada usuario podría tener derechos y permisos específicos. La mayoría de las soluciones en línea también tienen un inicio de sesión único adicional y autenticación de dos factores para garantizar la seguridad incluso a nivel empresarial.

Además, si un equipo está trabajando en un proyecto Kanban que contiene datos confidenciales o información confidencial, una junta física no podría proporcionar el nivel adecuado de secreto.

 

¿Puedo monitorizar mis proyectos Kanban en Excel?

 

Cuando se trata de digitalizar tu tablero Kanban, hay que tener en cuenta muchos aspectos, como acabamos de ver en los párrafos anteriores.

Aunque sí que es posible gestionar tus proyectos Kanban en Excel, encontrarás las siguientes dificultades:

• Por mucho que domines la creación de hojas de cálculo en Excel, sigue siendo una herramienta pasiva. No notificará a los miembros de tu equipo cuando se haya retraso en las tareas, cuando se acerque el final de los plazos o cuando se completen las diferentes objetivos.
• Las hojas de cálculo se pueden desconfigurar fácilmente. Si se bloquean lo suficiente para protegerlas, pierde valor, mientras que si no se hace, las fórmulas se pueden modificar accidentalmente y los datos se pueden perder.
• El uso de la hoja de cálculo en distintos dispositivos y en distintas versiones de Excel puede ser un quebradero de cabeza.
• ¿A quién llamas cuando se desconfigura tu hoja de cálculo o no sabes cómo hacer que haga lo que quieres? Probablemente no hay un soporte disponible para ayudarte. Las características de la herramienta online Kanban son importantes, pero también lo es su capacidad de poder ayudar al usuario a sacarle el máximo rendimiento.

 

Ejemplo de Kanban Board Online

 

Os dejamos este pantallazo de nuestra herramienta Sinnaps para la gestión de proyectos Kanban. En la imagen podemos ver los diferentes filtros que podemos usar para ver la información más relevante para nosotros, los proyectos activos, finalizados y en el centro de la pantalla las distintas tarjetas Kanban.

 

 

Filtros del Kanban Board Online de Sinnaps

 

 

Empezar a usar el Kanban de Sinnaps

 

Sinnaps, simple Kanban app y herramienta gratis con Kanban Board Online

 

El hecho de que estas herramientas online nos permitan ahorrar tanto tiempo y mejorar la eficiencia de nuestro equipo no tiene porqué significar que nos vaya a costar mucho dinero.

De hecho, Sinnaps, al ser una herramienta gratuita de Kanban, permite usar sus funcionalidades para aquellos usuarios que quieran gestionar hasta 2 proyectos en paralelo, con equipos de hasta 3 personas.

A través de nuestra simple Kanban app, a través la cual también puedes gestionar tu Kanban en Android, podrás comunicarte con tu equipo, validar actividades, compartir documentos con tu equipo y ¡mucho más!